Pedoman Federal untuk Retensi Karyawan W-4s

Seorang karyawan mengajukan W-4 kepada majikan untuk menetapkan pemotongan pajak penghasilan dari penghasilan. Majikan kemudian menyimpan formulir ini dalam file personalia karyawan. Internal Revenue Service menyarankan karyawan untuk memperbarui pemotongan pendapatan jika keadaan pribadi berubah. Ikuti panduan federal untuk retensi W-4 karyawan di bisnis kecil Anda untuk memastikan bahwa pembukuan Anda memadai, sah dan lengkap.

Dokumen Pemotongan Pajak Penghasilan Federal

Pemerintah federal memasukkan berbagai dokumen dalam kelompok dokumen pemotongan yang harus disimpan oleh pemberi kerja. Menurut publikasi Automatic Data Processing Inc., pengusaha harus menyimpan semua catatan yang terkait dengan pembayaran karyawan, laporan pajak, dan deposito. Mandat ini mencakup pajak-pajak federal, Jaminan Sosial, Medicare dan Pajak Pengangguran Federal. Di bawah pedoman ini, pengusaha harus menyimpan formulir W-4 sesuai dengan persyaratan federal.

Jangka waktu penyimpanan

Periode retensi untuk formulir W-4 adalah minimum empat tahun setelah tanggal pajak jatuh tempo atau dibayar - tanggal mana yang lebih baru. Persyaratan ini tidak hanya berlaku untuk formulir W-4 tetapi untuk semua catatan pajak pekerjaan yang dimiliki oleh majikan. Empat tahun adalah pedoman minimum.

Format Retensi

Majikan dapat menyimpan formulir W-4 dalam format kertas atau elektronik, format mana yang lebih disukai majikan. Internal Revenue Service memungkinkan pengusaha untuk menyimpan catatan pajak secara elektronik pada CD-ROM atau hard drive komputer untuk menghemat ruang. Catatan elektronik harus mengidentifikasi dokumen sumber, dan W-4 harus dapat dicetak dan terbaca.

Pedoman Negara

Pedoman negara berbeda-beda, tetapi banyak persyaratan federal yang melengkapi dan mencerminkan. Pengusaha harus mengikuti pedoman negara bagian untuk kondisi bisnis yang berlaku. Periode retensi minimum berkisar dari tidak ada negara bagian seperti Nevada dan Tennessee hingga enam tahun untuk Michigan dan delapan tahun untuk Minnesota. Jika negara pemberi kerja memiliki persyaratan retensi yang lebih lama dari persyaratan federal, pemberi kerja harus mematuhi persyaratan negara.

Membuang W-4

Setelah periode retensi berakhir, Undang-Undang Transaksi Kredit yang Adil dan Akurat mengharuskan pengusaha untuk membuang dokumen pajak secara efektif. Komisi Perdagangan Federal menyarankan agar pengusaha membakar, menghancurkan, atau merobek-robek dokumen pajak dalam format kertas. Pengusaha yang menyimpan dokumen pajak di media elektronik harus menghancurkan atau menghapus informasi sepenuhnya sehingga tidak ada yang bisa membaca atau merekonstruksi itu.