Contoh Risalah Rapat

Notulen rapat bukan hanya lembar contekan dari apa yang dikatakan pada rapat staf minggu lalu. Risalah dapat berupa dokumen hukum formal yang mewakili tindakan resmi dewan direksi perusahaan atau kepemimpinan entitas pemerintah. Karena risalah adalah catatan resmi dari kegiatan bisnis dan pemerintah, ia membayar untuk mengembangkannya secara efektif. Jika Anda menulis tangan di atas kertas, mungkin membantu jika Anda memiliki formulir pracetak sehingga Anda dapat menaruh informasi yang tepat ke mana ia pergi. Anda juga dapat membuat formulir komputer jika Anda membawa laptop atau notebook elektronik untuk digunakan selama rapat.

Informasi Header

Berita acara mencakup tajuk tanggal dan lokasi rapat. Header mencatat siapa yang hadir dan siapa yang tidak hadir, dan biasanya mengidentifikasi orang yang melayani sebagai ketua ketua dan sekretaris rekaman pertemuan.

Rapat yang terjadi secara bersamaan di banyak tempat - misalnya, melalui konferensi video - biasanya mencatat kehadiran berdasarkan lokasi.

CONTOH: "Risalah Rapat Dewan Direksi Perusahaan A-1 4 Mei 2017 Ruang Dewan Eksekutif, Gedung Markas Besar

Robert Johnson, ketua & Kyle McGregor, sekretaris rekaman

Hadir: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark "

Bahan Pengantar

Menit biasanya dimulai dengan waktu yang tepat petugas ketua memanggil pertemuan untuk dipesan. Dalam sebagian besar pertemuan, hal-hal pertama dalam agenda termasuk perkenalan, komentar dari pejabat ketua dan persetujuan dari risalah rapat sebelumnya.

Tangkap poin-poin utama yang ditawarkan selama pernyataan petugas yang memimpin. Jika anggota menawarkan perubahan apa pun pada risalah rapat sebelumnya, catat perubahannya dengan tepat.

CONTOH: "Tuan Johnson memanggil rapat untuk memesan pada pukul 14:46. Setelah perkenalan informal, Johnson mengumumkan bahwa kucingnya baru-baru ini melahirkan enam anak kucing. Atas mosi Ms. Hawthorne, risalah rapat Juli diadopsi atas persetujuan dengan suara bulat dengan perkecualian bahwa kata 'truk' dalam paragraf 15 terpukul dan diganti dengan kata 'semi traktor.' "

Agenda Persetujuan

Meskipun setiap pertemuan memiliki struktur yang berbeda, pertemuan formal - terutama untuk kelompok pemerintah - biasanya dimulai dengan "agenda persetujuan, " yang sedikit lebih dari serangkaian laporan dan pernyataan yang tidak memerlukan pemungutan suara. Agenda persetujuan sering kali mencakup korespondensi, laporan dari komite dan materi lain yang hanya berisi informasi.

Catat poin-poin utama untuk setiap item yang dibahas selama agenda persetujuan, identifikasi subjek pembicaraan dan komentar utama apa pun yang ditawarkan oleh anggota selama diskusi terbuka.

CONTOH: "Ny. Smith membacakan ke dalam catatan sebuah surat dari XYZ Manufacturing Company tertanggal 4 November. Surat itu memuji profesionalisme divisi transportasi dalam mempercepat pengiriman produk profil tinggi. Mr. Perez, atas nama divisi transportasi, mengatakan bahwa XYZ melakukan pekerjaan yang sangat baik dalam memberikan instruksi rute terperinci. "

Agenda Bisnis

Agenda bisnis adalah tempat aksi - bagian dari pertemuan di mana anggota berdebat dan memilih berbagai item tindakan.

Untuk berita acara formal, sekretaris harus menuliskan mosi aktual yang dipilih dan penghitungan suara yang sebenarnya, termasuk siapa yang memilih dan menentang pertanyaan. Biasanya, sekretaris juga menangkap ringkasan debat, termasuk poin utama yang dibuat oleh masing-masing anggota yang berbicara.

Secara teknis, tidak ada suara untuk "abstain." Berpantang berarti tidak memilih sama sekali. Orang yang ingin mencatat bahwa mereka tidak mendukung atau menentang suatu masalah harus memilih "hadir" sebagai gantinya.

CONTOH: "Johnson membuka diskusi tentang faktur dari ABC Widgets seharga $ 21.434, 87. Ms Hatoyama mengatakan faktur itu disetujui oleh komite keuangan minggu lalu. Mr. Michaels mengatakan ia mendukung pekerjaan yang sedang berlangsung dengan ABC Widgets. Hatoyama pindah untuk menyetujui faktur dari ABC Widgets, Inc., untuk $ 21.434, 87. Ms. Sandborn diperbantukan. Motion dilakukan 4-2, dengan Hatoyama, Sandborn, Michaels dan Smith mendukung, dan Perez serta Clark menentang. "

Bahan Penutup

Sebagian besar menit biasanya berakhir dengan waktu pertemuan ditunda. Risalah ditandatangani oleh ketua dan sekretaris rekaman, meskipun jika sekretaris adalah anggota pemungutan suara kelompok, maka tanda tangan sekretaris saja sudah cukup.

CONTOH: "Johnson menunda rapat pada pukul 19.14. Rapat berikutnya dijadwalkan pada 5 Agustus pukul 3 sore di ruang dewan eksekutif.

Tertanda, Robert Johnson, ketua Kyle McGregor, merekam sekretaris "