Praktek Disiplin & Dokumentasi Karyawan

Mempertahankan perusahaan di mana karyawan merasa dihargai, produktif dan puas dengan pekerjaan mereka membutuhkan upaya kolaboratif antara manajer departemen dan departemen sumber daya manusia. Juga harus ada komunikasi di antara tiga kelompok - pekerja, sumber daya manusia dan kepemimpinan. Yang penting, bagaimanapun, adalah kebutuhan akan buku pedoman karyawan tertulis dan orientasi perekrutan baru yang secara menyeluruh menjelaskan pedoman di mana perusahaan beroperasi.

Tanggung Jawab Sumber Daya Manusia

Dokumen kunci untuk departemen sumber daya manusia adalah buku pegangan karyawan. Jenis lingkungan kerja umumnya menentukan jenis buku pegangan apa yang cocok untuk perusahaan Anda. Buku pedoman karyawan dapat berupa seperangkat pedoman yang lancar di tempat kerja yang mendorong pendekatan yang sangat kasual, lunak dan menyenangkan untuk bekerja. Ini biasanya adalah bisnis yang sangat kecil di mana seperangkat aturan formal tidak diperlukan. Pendekatan lain adalah buku pedoman karyawan yang berisi pedoman yang sangat ketat, dan dalam beberapa kasus, prosedur operasi standar.

Tujuan Proses Disiplin

Terlepas dari jenis buku pegangan yang Anda yakini cocok untuk tempat kerja Anda, Anda harus membahas masalah disiplin karyawan. Penjelasan tentang proses pendisiplinan karyawan adalah apa yang dibutuhkan karyawan untuk memastikan pekerjaan dan perilaku mereka konsisten dengan harapan majikan. Sangat direkomendasikan bahwa semua pengusaha memiliki proses disipliner tertulis yang dibagikan kepada karyawan pada hari pertama mereka bekerja. Mungkin ada saat-saat ketika karyawan yang tidak puas akan menantang komitmen majikan mereka terhadap praktik ketenagakerjaan yang adil jika perusahaan tidak memiliki prosedur disipliner tertulis. Prosedur disipliner tertulis melindungi perusahaan dan karyawan.

Proses Disiplin Progresif

Jenis proses disiplin yang paling umum disebut "disiplin progresif." Proses disipliner progresif biasanya memberikan peringatan untuk pelanggaran pertama. Pelanggaran kedua mungkin memerlukan konferensi dengan penyelia dan formulir disiplin tertulis dengan saran untuk perbaikan. Pelanggaran ketiga mungkin berupa pembicaraan serius tentang kelanjutan pekerjaan, dokumentasi keadaan dan waktu yang diberikan karyawan untuk perbaikan. Jika karyawan tidak membaik setelah pelanggaran ketiga, maka perusahaan dapat mengakhiri hubungan kerja.

Jumlah peringatan, alasan untuk tindakan disipliner dan jumlah dokumentasi tertulis dapat bervariasi dari satu majikan ke yang lain; namun, disiplin progresif adalah tipe yang meningkat dari peringatan karena kesalahan kecil menjadi kesalahan yang dapat membahayakan masa kerja karyawan dengan perusahaan.

Namun demikian, ada contoh pelanggaran yang merupakan pelanggaran yang dapat diakhiri, yang berarti kemajuan disipliner progresif tidak digunakan. Pelanggaran seperti kepemilikan dan penggunaan obat-obatan terlarang, senjata, ancaman di tempat kerja, dan kekerasan adalah beberapa contoh pelanggaran yang bisa diakhiri.

Dokumentasi Tindakan Disiplin

Sama seperti perusahaan Anda harus memiliki buku pegangan karyawan tertulis, Anda juga harus memiliki formulir disiplin formal untuk setiap jenis pelanggaran atau setiap tingkat disiplin. Setiap interaksi dengan karyawan Anda harus didokumentasikan, termasuk tindakan non-disipliner. Disiplin karyawan dapat menjadi masalah serius jika tidak ada dokumentasi untuk mendukung tindakan majikan, terutama jika karyawan pada akhirnya diberhentikan karena kinerja yang buruk, absensi atau jenis pelanggaran lainnya.

Formulir pendisiplinan harus ditandatangani oleh penyelia atau manajer serta karyawan. Beberapa karyawan akan menolak untuk menandatangani formulir disiplin karena percaya bahwa jika tidak ditandatangani, itu berarti mereka tidak setuju dengan tindakan disipliner. Dalam kasus seperti ini, tulis "tanda penolakan karyawan" pada garis tanda tangan karyawan. Selalu berikan salinan formulir disiplin kepada karyawan untuk arsipnya, dan simpan salinan formulir disiplin dalam file resmi karyawan di departemen sumber daya manusia.

Hukum Ketenagakerjaan Khusus-Texas

Sebelum menyelesaikan buku pegangan karyawan Anda dan kebijakan disipliner, pastikan bahwa kebijakan Anda konsisten dengan peraturan negara bagian yang mengatur ketenagakerjaan. Texas adalah negara "sesuka", yang berarti bahwa hubungan kerja dapat diakhiri kapan saja oleh majikan atau karyawan, asalkan alasannya tidak diskriminatif. Pernyataan ini harus ada dalam buku pedoman karyawan Anda, bersama dengan undang-undang khusus Texas lainnya yang berlaku untuk perusahaan Anda dan karyawannya.