Komunikasi Email yang Efektif

Email yang efektif menghasilkan hasil yang dimaksudkan oleh penulis. Jika, misalnya, pesan adalah permintaan informasi pada tanggal tertentu, penerima akan mengerti. Email yang efektif memberikan pemahaman yang jelas tentang maksud pengirim kepada penerima. Sebaliknya, email yang ditulis dengan buruk dapat menyebabkan kebingungan dan membuat opini pengirim kurang baik. Perusahaan dari semua ukuran dapat mencapai standar komunikasi tertulis yang dapat diterima, termasuk email, dengan menawarkan instruksi internal tentang penulisan bisnis dan membutuhkan penggunaan manual gaya.

Standar Email

Tulisan dalam email harus jelas, singkat dan secara tata bahasa benar. Tata bahasa yang buruk, kesalahan ejaan, dan struktur kalimat yang salah dapat mengganggu pembaca. Penulis harus berusaha untuk bersikap langsung, informatif dan berorientasi pada solusi. Email pendek dan ringkas ramah-pembaca dan biasanya berhasil menyampaikan pesan. Ukuran pesan yang ideal mungkin dua atau tiga paragraf tidak lebih dari lima baris. Penulis harus menyatakan tujuan dari email di awal pesan dan memberikan hasil yang diinginkan - seperti tanggal jatuh tempo untuk tanggapan - di akhir.

Baris Subjek

Pikirkan baris subjek sebagai judul artikel koran atau majalah. Itu harus kuat, menarik perhatian dan tepat terkait dengan konten atau tujuan email. Baris subjek yang baik akan menarik perhatian penerima dan membuatnya membuka email dan membacanya. Email bisnis harus bersaing dengan banyak pesan lain di inbox perusahaan. Baris subjek yang tidak jelas dapat menyebabkan email penting diabaikan atau diabaikan. Itu bisa mengakibatkan pengiriman tertunda atau pelanggan kecewa. Efektif untuk mengulangi tanggal jatuh tempo pada baris subjek.

Konten

Salam harus dipersonalisasi semaksimal mungkin. Jika tidak mungkin menemukan nama penerima, email setidaknya harus ditujukan ke departemen. Email tanpa penerima yang disebutkan mungkin merana belum dibaca. Seharusnya tidak ada lebih dari satu topik per email. Jika seorang anggota staf berkomunikasi dengan satu departemen atau orang tentang tiga topik terpisah, ia harus mengirim tiga email. Dengan begitu, setiap baris subjek akan terus masuk akal di email dan balasan nanti. Penggunaan huruf kapital semua atau tebal untuk penekanan harus diminimalkan. Praktek ini dapat mengganggu bagi penerima yang tidak peduli dengan isyarat visual seperti itu. Blok tanda tangan email bisnis harus mencakup informasi kontak lengkap.

Manual Gaya

Cara untuk meminimalkan masalah email di tempat kerja adalah membuat manual gaya yang menginformasikan cara komunikasi yang benar kepada karyawan. Pada awalnya, perusahaan dapat menyarankan anggota staf untuk merujuk ke salah satu buku panduan yang tersedia di toko buku. Perusahaan dapat mengadopsi cara-cara tertentu melakukan komunikasi email dari buku dan dari sumber lain. Akhirnya, akan ada informasi yang cukup di tangan perusahaan yang dapat dikompilasi ke dalam manual email sendiri.