Kebijakan Penyimpanan & Penghancuran Dokumen untuk Nirlaba

Kebijakan penyimpanan dan penghancuran dokumen yang komprehensif lebih dari sekadar praktik bisnis yang sehat. Penting juga untuk memastikan bisnis nirlaba Anda sepenuhnya mematuhi undang-undang dan rekomendasi federal dan negara bagian, yang bagi sebagian organisasi nirlaba adalah prospek yang membingungkan. Ketidakpastian mengenai persyaratan kebijakan ada karena undang-undang negara bagian berbeda, Internal Revenue Service merekomendasikan tetapi berhenti untuk mewajibkan bisnis nirlaba untuk menangani penyimpanan dokumen, dan Sarbanes-Oxley Act 2002 secara khusus menargetkan organisasi nirlaba hanya dalam dua klausulnya yang banyak.

Bagian Sarbanes-Oxley Act 1102

Bagian 1102 dari Sarbanes-Oxley Act secara khusus melarang penghancuran dokumen yang sedang atau dapat ditinjau dalam penyelidikan resmi. Namun itu tidak termasuk spesifik yang berkaitan dengan dokumen atau jadwal penyimpanan. Ide terbaik adalah berkonsultasi dengan pengacara nirlaba sebelum menyusun kebijakan penyimpanan dan penghancuran dokumen Anda. Selain memberi Anda informasi yang berkaitan dengan Sarbanes-Oxley Act, seorang pengacara dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan hukum yang mungkin berlaku di negara bagian Anda.

Tentang Penyimpanan Dokumen

Arahan kebijakan harus berkaitan dengan salinan cetak dari dokumen dan informasi - termasuk email - yang disimpan secara elektronik. Periode retensi, yang umumnya berkisar dari tiga tahun hingga retensi permanen, sangat tergantung pada jenis dan pentingnya informasi yang disimpan dalam dokumen. Misalnya, jadwal retensi untuk korespondensi umum, catatan sukarela, aplikasi pekerjaan dan pesanan pembelian umumnya berjalan tidak lebih dari empat tahun. Catatan akuntansi, laporan bank, faktur dan dokumen donasi umumnya harus disimpan selama 10 tahun. Anggaran Dasar, dokumen asuransi dan dokumen pajak harus disimpan secara permanen.

Membuang Catatan Bisnis

Aspek membingungkan dari mematuhi undang-undang dan rekomendasi adalah bahwa sementara ada banyak informasi yang berkaitan dengan penyimpanan dokumen, ada jauh lebih sedikit informasi yang tersedia terkait dengan penghancuran dokumen. Alih-alih, andalkan dan sertakan pedoman seperti yang disediakan oleh Departemen Kesehatan dan Layanan Kemanusiaan untuk pembuangan informasi kesehatan yang dilindungi. Misalnya, termasuk arahan yang menyatakan bahwa salinan dokumen tidak hanya harus diberikan pada dasarnya tidak dapat dibaca, tidak dapat diuraikan, dan tidak dapat direkonstruksi sebelum dibuang, tetapi wadah sampah dan tempat sampah daur ulang harus ditempatkan di area yang tidak dapat diakses oleh publik. Opsi lain adalah membuat kontrak dengan vendor pembuangan. Arahan untuk membuang informasi yang disimpan secara elektronik dapat mencakup menimpa atau membersihkan data menggunakan perangkat lunak khusus atau menghancurkan media tempat data disimpan.

Membuat Kebijakan Penyimpanan dan Penghancuran Dokumen

Kebijakan komprehensif dimulai dengan mengidentifikasi maksud, tujuan, dan tujuan kebijakan. Bagian definisi dengan jelas mengidentifikasi jenis dokumen yang terkait dengan kebijakan dan mendefinisikan istilah umum seperti "dokumen, " "rusak" dan "dihapus." Setelah ini, bagian tambahan menetapkan harapan untuk pelabelan dan penyimpanan dokumen serta memberikan jadwal dan instruksi untuk meninjau dan menghancurkan informasi lama. Bagian terakhir membahas dan menjabarkan prosedur untuk berurusan dengan draft dokumen. Sebagian besar juga merangkum informasi kebijakan dengan memasukkan tabel yang dapat dirujuk oleh karyawan untuk informasi lebih lanjut.