Contoh Cara Mengkomunikasikan Perubahan Proses Baru di Tempat Kerja

Perubahan proses dan prosedural adalah bagian umum dari pembenahan dan pengorganisasian kembali tugas, tujuan, dan inisiatif di tempat kerja. Ada beberapa contoh bagaimana mengkomunikasikan perubahan proses baru di tempat kerja. Dalam bisnis kecil, bahkan perubahan prosedural kecil dapat memiliki dampak besar pada efisiensi dan produktivitas. Mungkin yang lebih penting daripada perubahan prosedural dan proses yang sebenarnya adalah kemampuan untuk mengkomunikasikan perubahan tersebut kepada semua karyawan. Mengkomunikasikan perubahan proses dengan benar akan membantu menjaga semua karyawan tetap pada halaman yang sama sambil memenuhi tujuan dan inisiatif perusahaan yang baru.

Menyusun Spesifik

Identifikasi perubahan proses yang sebenarnya, dampak yang diharapkan dari perubahan dan alasan Anda untuk memulai perubahan. Buat sebuah visi untuk membantu karyawan tertarik dan terlibat dalam perubahan yang terjadi. Misalnya, saat menerapkan program perangkat lunak baru, Anda akan ingin mengidentifikasi kapan perubahan akan terjadi dan manfaat menggunakan program baru untuk perusahaan, seperti pengurangan biaya. Sorot manfaat yang diterima karyawan, seperti kemudahan penggunaan, untuk membantu mendorong karyawan dalam perubahan.

Identifikasi Apa yang Perlu Diubah

Pertimbangkan dampak perubahan tersebut dan pertimbangkan kebutuhan untuk melibatkan vendor dan pelanggan dari luar dalam proses komunikasi. Membiarkan seseorang keluar dari proses komunikasi terkait dengan perubahan prosedural di tempat kerja dapat merusak hubungan dan produktivitas. Dalam hal memperkenalkan perangkat lunak baru, Anda perlu memberi tahu semua karyawan tentang perubahan tersebut dan mempertimbangkan untuk mengedukasi vendor tentang langkah-langkah penting terkait pemanfaatan program baru untuk keuntungan mereka, seperti melacak pesanan atau penjualan.

Metode komunikasi

Pilih komunikasi massa yang murah, seperti email, untuk perubahan proses kecil yang memerlukan sedikit penjelasan dan menyisakan sedikit ruang untuk kebingungan. Mengkomunikasikan perubahan prosedural utama, seperti yang terkait dengan penanganan keluhan pelanggan, dengan cara yang lebih intim. Pilihan untuk berkomunikasi perubahan besar termasuk sesi informasi hosting dan melakukan pertemuan tim atau departemen. Dalam hal memperkenalkan program perangkat lunak baru, mengkomunikasikan perubahan dengan departemen atau karyawan dalam kelompok kecil akan memungkinkan Anda untuk menyesuaikan diskusi untuk menjelaskan bagaimana penerapan program perangkat lunak baru memengaruhi dan menguntungkan setiap kelompok.

Alamat Semua Masalah

Jawab pertanyaan tentang perubahan sesuai kebutuhan dan jelaskan bahwa membantu karyawan dan semua pihak yang berkepentingan untuk beralih ke proses baru adalah prioritas utama. Jadikan pelatihan tersedia saat diperlukan. Misalnya, ketika menangani transisi ke program perangkat lunak baru, pertimbangkan untuk melatih sekelompok karyawan tertentu untuk membantu menjadi pelatih atau mentor. Ini akan memberi karyawan perhatian khusus dalam lingkungan yang mendukung.