Jenis-Jenis Perangkat Lunak Manajemen untuk Membantu Mengkoordinasikan Banyak Orang dalam Satu Proyek

Satu proyek dapat mewakili ratusan tugas. Mengelola semua tugas sampai selesai membutuhkan koordinasi jadwal dan sumber daya yang cermat. Perangkat lunak manajemen proyek menyediakan alat yang diperlukan untuk berhasil menavigasi melalui semua koordinasi itu. Opsi perangkat lunak yang tersedia termasuk komputer, server dan aplikasi berbasis Internet. Memilih opsi terbaik untuk proyek yang diberikan tidak hanya tergantung pada persyaratan proyek, tetapi juga pada jumlah proyek dan manajer proyek, atau PM, di tempat kerja yang akan mendapat manfaat dari memanfaatkan aplikasi.

Kemampuan Perangkat Lunak

Sebagian besar manajer proyek mengandalkan perangkat lunak yang dapat menyediakan, setidaknya, kemampuan grafik Gantt. Gantt chart menghubungkan detail koordinasi seperti tonggak, tugas dan sumber daya. Tampilan kalender memberikan tampilan cepat dari durasi masing-masing tugas dalam beberapa hari, minggu atau bulan, dan menunjukkan status berdasarkan persentase yang selesai. PM dapat melihat apakah sumber daya terlalu terbebani, tugas tumpang tindih atau masalah lain ada yang dapat mewakili risiko penyelesaian proyek yang berhasil. Microsoft Project adalah perangkat lunak manajemen proyek yang paling terkenal. Kemampuan grafik Gantt juga ada di aplikasi Microsoft lainnya, seperti Excel dan Visio, tetapi Microsoft Project menyertakan fitur tambahan, seperti sinkronisasi dengan Outlook dan SharePoint untuk pelacakan janji temu dan berbagi file.

Perangkat Lunak Desktop

Perangkat lunak manajemen proyek profesional seperti Microsoft Project dapat diinstal langsung di komputer PM. Biasanya, perangkat lunak dibeli oleh perusahaan PM dan dilisensikan untuk penggunaan setiap karyawan. Pendekatan ini dapat digunakan ketika mengoordinasikan sejumlah besar orang pada satu proyek. Berdasarkan sifat proyek dan jumlah rekan kerja yang mungkin perlu melihat rencana proyek, jadwal proyek dapat diposting pada server manajemen dokumen untuk akses dan ulasan anggota tim. Dengan menggunakan pendekatan ini memungkinkan satu PM untuk mengelola jadwal proyek, sementara sistem manajemen dokumen memberikan pandangan kepada anggota tim proyek tentang penugasan kerja, tugas, dan tanggal jatuh tempo.

Perangkat Lunak Open Source

Perangkat lunak open source menyediakan PMs dengan anggaran ketat dengan solusi gratis untuk menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Perangkat lunak sumber terbuka dibuat oleh pengembang dari seluruh dunia, dan PM dapat mengunjungi situs web sumber terbuka untuk mengunduh perangkat lunak secara langsung. Sementara perangkat lunak open source gratis, perusahaan yang mempertimbangkan opsi ini harus mempertimbangkan sifat proyek dan mengevaluasi perangkat lunak untuk memverifikasi bahwa itu memenuhi persyaratan keamanan di tempat kerja. Jika perangkat lunak akan digunakan untuk jangka waktu yang lama, penting untuk menyelidiki patch keamanan untuk mendukung persyaratan kepatuhan teknologi informasi. Opsi sumber terbuka yang tersedia saat ini untuk PM termasuk ProjectPier, TaskJuggler dan Todoyu, antara lain.

Perangkat Lunak sebagai Layanan

Pilihan alternatif untuk mengunduh perangkat lunak manajemen proyek melibatkan penggunaan aplikasi online melalui perangkat lunak-as-a-service, atau model SAAS. Perangkat lunak SAAS digunakan berdasarkan langganan dan diakses dari jaringan perusahaan perangkat lunak. Seorang PM memiliki opsi untuk berlangganan setiap bulan atau setiap tahun. Pendekatan ini memungkinkan PM untuk membayar biaya langganan tetap bulanan tanpa perlu kontrak. Microsoft menawarkan opsi ini untuk perangkat lunak Microsoft Project-nya. Basecamp, Intuit QuickBase, FogBugz, Huddle, dan Clarizen Work Management Solutions juga menawarkan aplikasi manajemen proyek SAAS.

Solusi berbasis server

Solusi perangkat lunak berbasis server menyediakan alternatif lain untuk mengarahkan unduhan perangkat lunak desktop. Solusi berbasis server berada di ruang komputer tempat kerja Anda, dan dikelola oleh departemen teknologi informasi. Dalam situasi di mana terdapat banyak proyek yang tidak terkait, pendekatan ini memungkinkan setiap manajer proyek untuk mengatur jadwal proyek, jadwal dan penugasan sumber daya tanpa juga harus mengelola perangkat lunak. Memiliki perangkat lunak yang diinstal secara terpusat juga memastikan server hosting perangkat lunak memenuhi persyaratan keamanan di tempat kerja. Vendor yang menyediakan aplikasi berbasis server untuk manajemen proyek termasuk Microsoft Project Server 2013 dan Oracle Primavera.