Jenis Sistem File Verifikasi Pekerjaan

Di Amerika Serikat, adalah tanggung jawab pemberi kerja untuk memastikan bahwa semua karyawan perusahaan diizinkan secara hukum untuk bekerja. Meskipun premis ini mungkin tampak sederhana, jika Anda adalah pemilik usaha kecil tanpa departemen sumber daya manusia yang besar, atau tenaga SDM yang berdedikasi, memahami seluk-beluk hukum mungkin sulit. Untungnya, Anda tidak harus memiliki latar belakang dalam undang-undang ketenagakerjaan untuk membuat sistem pengarsipan yang akan membantu Anda mengatur informasi kelayakan karyawan Anda.

Formulir I-9

Menurut Layanan Kewarganegaraan dan Imigrasi AS, semua pengusaha di AS harus mengisi dan menyimpan formulir I-9 untuk setiap individu yang direkrut. Ini termasuk warga negara AS dan bukan warga negara yang memiliki izin untuk bekerja di AS. Bagian 1 formulir ini biasanya diisi oleh karyawan dan terdiri dari area untuk informasi karyawan, termasuk nama resmi, tanggal lahir, alamat, dan nomor Jaminan Sosial . Bagian 2 diselesaikan oleh majikan dan merupakan tempat majikan mengisi informasi dari dokumen otorisasi kerja karyawan. Beberapa dokumen otorisasi kerja yang disetujui termasuk SIM dan nomor Jaminan Sosial yang sah, paspor AS, dan kartu penduduk permanen.

Mengisi Formulir I-9 yang Sudah Selesai

Banyak pengusaha membuat salinan dari dokumen identifikasi karyawan, seperti SIM atau paspor. Mereka kemudian mengajukan formulir I-9 yang telah diisi dan ditandatangani secara terpisah dari dokumen identifikasi. File I-9 dan dokumen identifikasi biasanya adalah file aman yang ditandai pribadi atau bahkan dikunci. Pengusaha melakukan ini untuk mencegah pencurian identitas serta memastikan bahwa informasi pribadi karyawan tetap rahasia.

File Aplikasi

Sebagian besar majikan menyimpan aplikasi karyawan di file juga. Meskipun tidak diamanatkan oleh hukum bahwa aplikasi karyawan dan formulir I-9 diajukan secara terpisah, sebagian besar departemen SDM melakukannya. Praktik pengarsipan ini dilakukan karena jika Anda pernah dihadapkan dengan audit verifikasi ketenagakerjaan dari USCIS atau Departemen Tenaga Kerja AS, akan jauh lebih mudah untuk menemukan informasi daripada menggali melalui ratusan file yang diisi dengan aplikasi kertas, perjanjian kerahasiaan dan lainnya. formulir karyawan, seperti hasil skrining obat. Alasan lain untuk mengajukan I-9 secara terpisah adalah bahwa I-9 biasanya memiliki informasi mengenai kewarganegaraan karyawan. Jika informasi ini disimpan dengan aman, majikan mungkin dapat mencegah karyawan lain dari mendiskriminasi karyawan berdasarkan etnisnya.

Menyimpan File

I-9 tidak dikirim ke USCIS - disimpan oleh majikan. Menurut USCIS, formulir ini harus disimpan untuk minimum tiga tahun setelah tanggal perekrutan atau setidaknya satu tahun setelah seorang karyawan diberhentikan. Beberapa perusahaan menyimpan file lebih lama dari persyaratan minimum dan membuat sistem pengarsipan tambahan untuk I-9 yang lebih lama.