Jenis-jenis Komunikasi Bisnis

Sebagai pemimpin bisnis, Anda tahu bahwa komunikasi adalah bagian penting dari kesuksesan perusahaan Anda. Metode yang Anda gunakan untuk berkomunikasi termasuk interaksi pribadi, percakapan telepon, pesan teks dan bentuk korespondensi tertulis lainnya. Ada berbagai jenis komunikasi bisnis yang perlu dipertimbangkan yang dapat menyesuaikan nada atau konten Anda.

Tip

• Empat jenis dasar komunikasi bisnis adalah internal (ke atas), internal (ke bawah), internal (lateral) dan eksternal.

Komunikasi Internal, Ke atas

Jenis komunikasi bisnis ini adalah segala sesuatu yang berasal dari bawahan ke manajer atau individu hingga hierarki organisasi. Para pemimpin memerlukan informasi untuk mengalir ke atas agar memiliki denyut nadi sejati pada operasi perusahaan. Sebagian besar komunikasi yang mengalir ke atas didasarkan pada formulir, laporan, survei, templat, dan sumber daya lainnya yang sistematis untuk membantu karyawan memberikan informasi yang diperlukan dan lengkap.

Misalnya, laporan penjualan mungkin menyertakan jumlah total pitch, bersama dengan penjualan aktual. Mungkin juga meminta umpan balik seperti ringkasan masalah atau keberhasilan yang ingin dilacak manajemen.

Komunikasi Internal, Ke Bawah

Ini adalah semua jenis komunikasi yang berasal dari atasan ke satu atau lebih bawahan . Komunikasi mungkin dalam bentuk surat, memo atau arahan verbal. Pemimpin harus menjaga komunikasi profesional dan jelas dengan bawahan. Misalnya, memo tentang prosedur operasi baru mungkin melibatkan persyaratan keselamatan dan peraturan baru. Seharusnya tidak ada ruang untuk interpretasi persyaratan keselamatan; bahasa harus secara ringkas menjelaskan dengan tepat apa yang perlu terjadi.

Komunikasi Internal, Lateral

Komunikasi lateral adalah pembicaraan, pengiriman pesan dan email di antara rekan kerja di kantor . Ini mungkin komunikasi lintas departemen atau hanya urusan departemen internal. Contoh skenario yang melibatkan komunikasi lintas departemen adalah di mana manajer pemenuhan memiliki pertanyaan tentang pesanan khusus, dan meminta klarifikasi dari perwakilan penjualan melalui sistem pesan email atau kantor. Mereka yang di departemen yang sama mungkin berkomunikasi untuk memberikan pembaruan tentang laporan status dan mengoordinasikan jadwal. Rekan kerja harus selalu didorong untuk berkomunikasi dengan nada hormat dan profesional saat bekerja.

Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal adalah setiap komunikasi yang meninggalkan kantor dan berhubungan dengan pelanggan, prospek, vendor, atau mitra. Ini juga bisa melibatkan badan pengatur atau kantor kota. Presentasi penjualan atau surat pemasaran harus menarik untuk menghasilkan minat dari pelanggan tetapi mereka juga harus berdasarkan fakta. Ketika berhubungan dengan entitas luar untuk kemitraan atau kebutuhan administrasi bisnis lainnya, nyatakan tujuannya dan ringkas dalam komunikasi, baik lisan maupun tulisan. Hormati waktu orang dengan langsung ke pokok permasalahan dan menyatakan permintaan Anda.