Cara Menulis Rapat Bisnis Tahunan untuk S Corp

Usaha kecil memilih organisasi perusahaan S untuk memberikan keuntungan - dan kerugian - langsung ke pemegang saham, menyederhanakan pengembalian pajak perusahaan. Distribusi "S corp" memungkinkan pemegang saham untuk menyeimbangkan pendapatan "melewati" dengan pengurangan karena kerugian atau kerugian saat ini yang dibagikan selama periode tahun. Korps memenuhi persyaratan khusus yang ditetapkan oleh Internal Revenue Service tetapi juga harus memenuhi persyaratan negara untuk mengadakan pertemuan, biasanya yang tahunan. Karena hubungan keuangan yang intim antara perusahaan dan pemegang saham, risalah rapat tahunan harus menyajikan gambaran yang lengkap dan akurat tentang kegiatan korporasi.

1.

Mulailah risalah dengan daftar direktur yang hadir dan pernyataan kuorum. Periksa anggaran rumah tangga untuk mengetahui definisi kuorum - biasanya 50 persen plus satu suara - yang merupakan jumlah direktur yang diperlukan untuk melakukan bisnis.

2.

Sebutkan tanggal dan metode pemberitahuan pertemuan tahunan. Sekali lagi, periksa anggaran rumah tangga untuk tanggal tertentu untuk pertemuan tahunan dan persyaratan pemberitahuan.

3.

Buat daftar nominasi untuk jabatan dengan nominator dan seconders, diikuti oleh perwira baru yang terpilih pada pertemuan tahunan direktur. Daftarkan direksi baru yang dipilih oleh dewan pada rapat pemegang saham.

4.

Sertakan resolusi tepat yang ditindaklanjuti oleh direksi yang hadir. Resolusi - seperti perubahan agen terdaftar, akuntan publik bersertifikat atau alamat bisnis - dapat diterima dengan suara mayoritas, tetapi proposal anggaran biasanya membutuhkan mayoritas yang lebih besar dan juga membutuhkan partisipasi oleh pemegang saham aktif.

5.

Tambahkan amandemen anggaran rumah tangga baik pada rapat direksi jika direktur dan pejabat Anda adalah satu-satunya pemegang saham di Korp Anda atau pada rapat pemegang saham jika diminta dalam anggaran rumah tangga Anda. Catat proses ini dan langkah-langkah yang diambil atau direncanakan untuk melaksanakannya. Pada rapat pemegang saham, catat orang yang memperkenalkan resolusi atau amandemen - penggeraknya - yang kedua, dan hasil pemungutan suara.

6.

Ringkaslah pertemuan bisnis dengan pernyataan bahwa semua tindakan dan keputusan para petugas selama tahun sebelumnya ditegaskan. Ini sangat penting jika tidak ada resolusi baru yang diperkenalkan atau perusahaan Anda hanya terdiri dari beberapa pemegang saham yang juga direktur dan pejabat dan fungsi sehari-hari dilakukan secara informal.

7.

Catat setiap bisnis baru yang diperkenalkan dan disposisinya. Misalnya, para peserta dapat memilih atau pertanyaannya dapat dirujuk ke akuntan, pengacara, atau komite khusus perusahaan untuk mendapatkan rekomendasi.

8.

Catat waktu dan ketentuan penundaan. Grup dapat menunda hingga pertemuan tahunan berikutnya atau tanggal di mana bisnis dapat dilanjutkan.

9.

Berikan notulen rapat direksi kepada pejabat dan direktur baru untuk ditandatangani; semua harus menandatangani dan memberi tanggal pada dokumen untuk menunjukkan keberadaan dan persetujuan mereka. Pengambil menit harus menandatangani risalah rapat tahunan dengan nama, kantor, dan tanggal.

10.

Selesaikan atau cetak risalah rapat direksi sesegera mungkin setelah rapat untuk mendapatkan semua tanda tangan direksi yang hadir. Akhiri menit pemegang saham dalam beberapa hari rapat.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Peraturan perusahaan
• Aturan Tata Tertib Robert
• Buku perusahaan
• Formulir menit
• Bahan tulisan atau laptop dan printer

Kiat

• Anggaran rumah tangga perusahaan menentukan keputusan yang perlu dibuat pada pertemuan tahunan Anda. Perusahaan biasanya mengadopsi Aturan Tata Tertib Robert untuk memberi mereka struktur.
• Mengatur formulir yang harus diisi pada pertemuan tahunan dengan kosong untuk tanggal, kehadiran, hasil pemilihan, resolusi, mover, penandatanganan dan tanda tangan untuk menghemat waktu. Sebagai alternatif, kerjakan laptop pada rapat direksi sehingga Anda dapat mencetak salinan untuk tanda tangan dan segera memasukkannya ke dalam buku perusahaan Anda.
• Bendahara yang keluar dapat menyajikan laporan keuangan pada pertemuan direktur tahunan, tergantung pada peraturan perundang-undangan. Catat secara keseluruhan ketika disajikan pada rapat pemegang saham untuk membuatnya tersedia untuk referensi oleh pemegang saham.

Peringatan

• Karena semua pejabat dan direktur harus menandatangani risalah rapat tahunan, buat mereka tetap singkat dan akurat untuk meminimalkan diskusi dan kemungkinan ketidaksetujuan tentang siapa yang mengatakan apa.
• Catat hanya keputusan dan arahan bersama dengan nama-nama mereka yang membuat gerakan dan detik. Jangan mencoba meringkas diskusi, yang bisa berlangsung tanpa akhir dan mengandung materi yang membingungkan dan tidak relevan.