Cara Menggunakan Template MS Word

Dalam lingkungan ekonomi yang serba cepat saat ini, pemilik usaha kecil harus sering belajar berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit. Akibatnya, ini biasanya berarti mencoba melakukan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Jika Anda menghabiskan sejumlah waktu di semua surat penyusunan atau korespondensi lainnya untuk bisnis Anda, Anda tahu bahwa menyiapkan dan memformat beberapa dokumen dapat memakan banyak waktu. Dalam banyak kasus, waktu yang dihabiskan untuk membuat dokumen adalah waktu yang bisa Anda habiskan untuk menutup penjualan atau menemukan pelanggan baru. Jika Anda menggunakan Microsoft Word untuk membuat dokumen, Anda bisa menggunakan templat untuk mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan di keyboard. Templat Word memungkinkan Anda merampingkan banyak tugas produksi dokumen dan membantu meluangkan waktu Anda untuk aktivitas bisnis lainnya.

1.

Luncurkan Microsoft Word di komputer Anda. Klik "File" pada bilah pita, lalu klik "Baru." Klik salah satu templat lokal di jendela Templat yang tersedia yang paling cocok dengan jenis dokumen yang ingin Anda buat. Microsoft Word dikirimkan dengan sejumlah templat yang sudah dikonfigurasikan yang dapat Anda gunakan segera. Namun, jika salah satu templat di jendela Templat yang tersedia tidak cocok dengan jenis dokumen yang ingin Anda buat, masukkan istilah pencarian di kotak pencarian "Cari Office.com untuk templat", lalu tekan tombol "Enter". Daftar template yang sesuai dengan kriteria pencarian Anda muncul di jendela Template Tersedia.

2.

Klik templat yang ingin Anda gunakan, lalu klik tombol "Buat". Jika menggunakan templat dari situs web Office.com, sorot nama templat dan klik tombol "Unduh". Templat terbuka sebagai dokumen baru di Microsoft Word.

3.

Edit informasi nama dan alamat perusahaan dalam templat. Ubah teks default apa pun yang ingin Anda gunakan kembali di dokumen mendatang berdasarkan template. Jika templat memiliki bidang untuk penerima atau informasi alamat, Anda harus membiarkan nilai bidang tetap utuh dan tidak mengubahnya, karena Anda mungkin akan sering menggunakan templat. Membiarkan bidang penerima default atau bidang pelanggan di tempat akan membuat dokumen berdasarkan template lebih mudah untuk diedit dan digunakan.

4.

Klik gambar logo default di template jika dokumen memilikinya. Dengan gambar logo default dipilih, klik tab "Sisipkan", lalu klik ikon "Gambar". Jelajahi gambar logo perusahaan Anda sendiri di komputer lokal Anda. Sorot file gambar logo, lalu klik tombol "Sisipkan". Microsoft Word menggantikan gambar templat default dengan logo perusahaan Anda. Jika templat tidak berisi gambar logo default dan Anda ingin menambahkannya, cukup tempatkan kursor di tempat Anda ingin gambar logo itu muncul, lalu klik "Sisipkan" diikuti oleh "Gambar" pada bilah pita.

5.

Klik dua kali area footer dokumen. Masukkan teks footer yang ingin Anda tampilkan di dokumen berdasarkan templat di sini. Teks apa pun yang Anda masukkan di sini akan muncul pada setiap dokumen yang Anda buat dari template.

6.

Edit bagian lain dari dokumen templat sesuai kebutuhan.

7.

Klik "File" pada bilah pita, lalu klik "Save As." Masukkan nama default untuk dokumen templat di bidang "File Name". Klik daftar drop-down tipe “Save As”, dan kemudian pilih “Word Template (* .DOTX)” sebagai jenis file. Aktifkan opsi "Simpan Gambar Kecil", lalu klik tombol "Simpan". Jika Microsoft Word menampilkan pesan peringatan tentang menyimpan file dalam format baru, klik tombol "OK".

8.

Tutup dokumen template di Microsoft Word. Klik "File" pada bilah pita, lalu klik "Baru." Klik ikon "Template Saya" di bagian Beranda dari jendela Template Tersedia. Sorot nama dokumen template yang Anda buat pada tab Template Pribadi, lalu klik tombol "OK". Microsoft Word membuka versi templat yang dapat diedit dengan nama file "Document1" generik.

9.

Edit bidang penerima atau pelanggan dengan informasi nama dan alamat yang diperlukan. Ketikkan teks tambahan dalam dokumen tubuh sesuai kebutuhan, lalu klik ikon floppy disk di atas bilah pita untuk menyimpan dokumen. Microsoft Word meminta Anda untuk memasukkan nama file dokumen baru di bidang "Nama File". Masukkan nama file untuk dokumen, lalu klik "Simpan."

10.

Cetak dokumen atau lampirkan ke email sesuai kebutuhan.

Tip

• Anda juga dapat membuat templat dokumen Anda sendiri dari awal. Untuk melakukan ini, cukup buka file baru di Microsoft Word, lalu buat dokumen dari mana Anda ingin mendasarkan template. Setelah Anda membuat dokumen dasar, simpan sebagai file Word Template (.DOTX). Setelah Anda membuka "Template Saya" di Word, template yang Anda buat dari awal muncul dalam daftar.