Cara Menggunakan Nama Depan dalam Surat Bisnis

Kehidupan di luar tempat kerja mungkin lingkungan yang jauh lebih kasual daripada hanya 25 tahun yang lalu, tetapi ketika datang ke komunikasi perusahaan, itu membayar untuk memikirkan sopan santun dan penatua profesional Anda. Menggunakan nama depan dalam surat bisnis dan korespondensi resmi lainnya tentu saja tidak disukai, tetapi penerapannya sangat tergantung pada konteks, gaya dan pendekatan.

1.

Pertimbangkan hubungan Anda dengan penerima surat itu. Jika Anda belum bertemu dengan orang yang Anda tuju, jangan berpikir dua kali: gunakan nama belakangnya dengan judul yang sesuai, misalnya, "Tuan Jones, " "Ms. Smith, " "Dr. Warner, " atau "Pendeta Clayton." Dengan sedikit pengecualian, sebagian besar lingkungan perusahaan tunduk pada netral, lebih profesional, "Ms." daripada "Nona" atau "Nyonya" Bahkan jika Anda tahu orang itu lebih muda dari Anda atau bahwa dia memiliki posisi kerja yang lebih rendah (misalnya, Anda adalah presiden perusahaan Anda yang menulis kepada asisten manajer dari perusahaan lain), jika Anda tidak tahu orang tersebut secara pribadi, jangan menggunakan nama depannya.

2.

Pikirkan tentang konteks hubungan Anda dengan penerima. Jika Anda pernah bertemu dengannya sebelumnya, mengatasinya dengan nama depannya sangat bisa diterima dalam beberapa kasus, seperti memo atau email internal. Namun, gunakan kebijaksanaan Anda saat menggunakan nama depan, memungkinkan sifat korespondensi menentukan penggunaannya. Sebagai contoh, jika orang lain di perusahaan akan membaca surat itu atau berurusan dengan masalah hukum, keuangan atau administrasi tingkat tinggi dan dengan demikian dapat dianggap sebagai bagian dari file resmi, default ke gaya formal dan mengatasinya secara formal.

3.

Gunakan nama belakang jika korespondensi Anda termasuk orang ketiga. Jika Anda menulis kepada presiden perusahaan dan merujuk ke kolega dan teman Anda, Jill Jones, gunakan "Ms. Jones" daripada sekadar "Jill." Email informal dan memo internal lebih fleksibel dan memungkinkan penggunaan biasa nama depan, tetapi jika ragu, tetap gunakan judul resmi plus nama belakang.

4.

Upayakan konsistensi dalam menyapa penerima surat Anda di seluruh teks. Jangan memulai surat kepada "Tuan Hughes, " dan akhiri dengan, "Terima kasih, Bob."