Cara Memfasilitasi Tim

Fasilitasi tim lebih merupakan seni daripada sains. Fasilitator yang efektif memiliki kualitas dan karakteristik seperti objektivitas, penyelesaian masalah yang baik, pengambilan keputusan, manajemen tim dan keterampilan komunikasi yang sulit diukur secara kuantitatif. Proses fasilitasi menentukan bagaimana anggota tim dalam bisnis kecil Anda berinteraksi satu sama lain dan dengan seluruh tim, serta bagaimana mereka membuat keputusan, menyelesaikan masalah dan mengelola konflik sebagai sebuah tim.

Ketahui Tanggung Jawab Anda

Perspektif fasilitasi adalah bahwa proses yang baik akan menghasilkan hasil yang baik. Perspektif ini berarti peran fasilitator tim lebih fokus pada pertemuan tim dan pada bagaimana tim bekerja bersama selama rapat daripada pada produk atau hasil kerja tertentu. Tanggung jawab fokus pada merancang dan merencanakan pertemuan tim, membimbing pertemuan saat berlangsung dan memastikan ada partisipasi yang efektif dan aktif. Setelah pertemuan berakhir, fasilitator tetap bertanggung jawab untuk memastikan risalah rapat, termasuk hasil, tindakan dan pertanyaan dicatat dengan benar dan tindak lanjut yang diperlukan ditangani secara efektif sebelum pertemuan terjadwal berikutnya.

Buat Agenda

Mulailah dengan membuat agenda rapat terperinci yang dengan jelas mendefinisikan tujuan pertemuan dan menjabarkan tujuan rapat. Bagikan agenda beberapa hari sebelum pertemuan sehingga peserta tahu apa yang diharapkan dan punya waktu untuk mempersiapkan. Semakin detail Anda memasukkan agenda yang lebih bermanfaat akan menjadi alat dalam fasilitasi. Agenda dapat, misalnya, memastikan pertemuan tidak melebihi waktu yang ditentukan, membuat peserta tetap fokus, meningkatkan partisipasi rapat, dan menghilangkan potensi alasan apa pun ketika peserta memiliki materi yang dapat disampaikan.

Tetapkan Aturan Dasar yang Tepat

Aturan dasar yang jelas dan terdefinisi dengan baik sangat penting untuk memastikan atmosfir pertemuan sopan dan hormat, terutama jika Anda mengharapkan perdebatan sengit terjadi. Mulailah pertemuan dengan memungkinkan semua orang untuk berpartisipasi dalam menetapkan aturan dasar yang berfokus, misalnya, pada partisipasi dan nilai pendapat yang berbeda. Sertakan aturan dasar kerahasiaan dan daftar hal-hal yang tidak akan ditoleransi ketika pendapat berbenturan dan peserta tidak setuju, seperti penghinaan, panggilan nama, atau serangan pribadi. Rekam dan tampilkan aturan dasar selama rapat di lokasi yang mencolok.

Amati dan Campur Tangan

Pertahankan rapat tim di jalur dan fokus pada tujuan pertemuan dengan mengamati apa yang terjadi dan campur tangan saat diperlukan. Misalnya, turun tangan ketika satu atau dua peserta tampaknya mengendalikan diskusi dengan mengarahkan pertanyaan kepada peserta yang tidak aktif. Dorong partisipasi umum dengan mengajukan pertanyaan terbuka yang mendorong diskusi dan komunikasi terbuka yang bijaksana. Langsung dan terbuka ketika diskusi mulai keluar jalur dengan mengingatkan grup topik yang semula siap untuk didiskusikan. Tawarkan untuk menjadwalkan pertemuan lain untuk membahas topik baru atau biarkan grup tahu bahwa Anda akan memasukkannya dalam agenda untuk pertemuan yang dijadwalkan secara berkala berikutnya.