Bagaimana Referensi HR Berkomunikasi dengan Perusahaan?

Memberikan referensi untuk mantan karyawan dapat menempatkan departemen sumber daya manusia Anda di tempat. Tidak ada undang-undang yang mencantumkan informasi yang harus diberikan HR ketika seseorang meminta referensi; Namun, memberikan beberapa informasi negatif dapat membuat perusahaan Anda rentan terhadap gugatan pencemaran nama baik. Penting bagi Anda untuk memahami seluk beluk pemberian referensi karyawan.

Verifikasi Pekerjaan

Jika perusahaan memanggil dan meminta verifikasi ketenagakerjaan, personel SDM Anda harus memberikan informasi faktual saja, seperti tanggal mulai, tanggal berakhirnya pekerjaan dan jabatan. Jika perusahaan menanyakan lebih lanjut tentang gaji, HR dapat memberikan informasi itu juga, tetapi ia memiliki hak untuk meminta persetujuan tertulis dari pemohon. Anda tidak harus memberikan informasi apa pun, termasuk data verifikasi pekerjaan dan informasi gaji. Jika Anda tidak keberatan memberikan informasi tetapi tidak ingin melakukannya sendiri, perusahaan Anda malah dapat melakukan outsourcing proses ini, mempekerjakan perusahaan untuk menangani jenis pertanyaan ini.

Pemeriksaan Referensi

Jika departemen SDM Anda mendapat panggilan untuk pemeriksaan referensi pada mantan karyawan, penelepon dapat mengajukan pertanyaan seperti alasan orang tersebut meninggalkan perusahaan, bakat atau kelemahan pekerjaannya, apakah Anda akan mempertimbangkan untuk mempekerjakannya kembali dan seperti apa etika kerjanya. . Kecuali jika ia bekerja di HR, staf Anda tidak mungkin memiliki pengetahuan langsung tentang masalah ini, jadi personel harus mengandalkan ulasan kinerja dan wawancara keluar untuk informasi ini. Anda dapat menetapkan kebijakan perusahaan tentang apakah Anda bersedia untuk membagikan informasi ini. Jika Anda menyetujui untuk memberikan informasi ini, departemen SDM Anda dapat meminta agar perusahaan yang melakukan penyelidikan meminta pemohon untuk mengirimkan formulir rilis yang ditandatangani yang memungkinkan perusahaan Anda untuk memberikan informasi ulasan kinerja.

Konversi Opini menjadi Fakta

Departemen SDM Anda dapat merujuk ke komentar dalam ulasan kinerja tanpa mengesahkan atau menolaknya. Misalnya, alih-alih mengatakan "Manajer menemukan David tahan terhadap otoritas, " HR dapat mengatakan, "Pengawas David memberinya peringkat rendah untuk mengikuti perintah." Informasi faktual tambahan dapat mencakup jumlah hari kerja yang terlewati atau terlambat, dan teguran atau teguran atau penurunan pangkat. Dengan memberikan angka-angka ini, SDM tidak memberikan penilaian tetapi hanya melaporkan apa yang telah didokumentasikan. Informasi ini dikomunikasikan secara lisan.

Kebijakan Tertulis

Anda harus memastikan kebijakan perusahaan Anda mengenai cek referensi secara tertulis. Mintalah HR untuk sering meninjau kebijakan tertulis, dan melatih staf baru bagaimana informasi rujukan harus dikomunikasikan. Misalnya, Anda mungkin memiliki larangan keras terhadap perusahaan salinan salinan ulasan kinerja karyawan masa lalu. Jika seseorang dalam HR melanggar kebijakan ini, sikap Anda yang terdokumentasi tentang subjek dapat berfungsi untuk melindungi perusahaan Anda seandainya terjadi tuntutan hukum atas klaim pencemaran nama baik.