Cara Mengetuai Rapat Secara Efektif

Apakah Anda memimpin pertemuan kelompok besar atau kecil, jika Anda adalah ketua, Anda akan bertanggung jawab atas efektivitas pertemuan. Anda diharapkan untuk menjalankan rapat secara efisien, mencakup semua topik yang diuraikan dalam agenda dan memberikan setiap suara kesempatan untuk didengar. Untuk memenuhi semua harapan ini, Anda perlu melakukan perencanaan terlebih dahulu dan menetapkan tujuan yang realistis.

Persiapan

Pertemuan yang efektif biasanya tidak terjadi secara spontan - mereka membutuhkan perencanaan yang matang. Keputusan harus dibuat tentang siapa yang akan menghadiri pertemuan dan apa tujuan pertemuan itu. Agenda harus ditetapkan dan diedarkan kepada anggota sebelum hari pertemuan. Konsultasi dengan anggota staf akan membantu memastikan bahwa topik yang disajikan relevan dan tepat waktu. Salinan dokumen apa pun yang akan dibahas juga harus didistribusikan cukup awal untuk dibaca sebelum tanggal rapat. Jika ada item dalam agenda yang mungkin kontroversial, berbicara dengan anggota utama terlebih dahulu dan mendapatkan beberapa dukungan dapat membantu memuluskan hal-hal selama pertemuan. Tunjuk seseorang untuk merekam menit pertemuan.

Aksi Selama Pertemuan

Mulai tepat waktu. Tidak sopan membiarkan anggota yang tepat waktu menunggu satu atau dua kolega yang tidak terorganisir. Setiap item agenda harus memiliki batas waktu yang ditetapkan untuknya. Ini peran kursi untuk mematuhi pedoman waktu ini. Berikan peringatan dua atau tiga menit ketika waktu diskusi hampir habis. Umumkan komentar terakhir dan tegas tentang tetap berpegang teguh pada itu. Kursi yang efektif tidak memungkinkan diskusi panjang dan bertele-tele dengan anggota membuat komentar berulang. Tidak seorang pun boleh diizinkan untuk mendominasi rapat. Kursi yang efektif akan dengan hormat menunjukkan bahwa sudah waktunya untuk mendengar suara-suara lain tentang masalah ini. Putuskan sebelumnya apakah masalah akan dipilih atau disimpulkan dengan mencapai konsensus. Jika lebih banyak waktu diperlukan untuk masalah penting, taruh item itu dalam agenda pertemuan berikutnya.

Menangani Masalah

Perencanaan awal membantu menghilangkan masalah. Terkadang masalah tidak dapat dihindari, jadi ide yang baik untuk mengharapkan yang tidak terduga. Jika ada masalah teknologi - misalnya, proyektor untuk kegagalan fungsi presentasi audio-visual, tunjuk seseorang untuk mencari teknisi untuk membantu. Sementara itu, sarankan melanjutkan ke item agenda berikutnya dan kembali ke presentasi nanti. Kursi yang efektif tidak akan membuang waktu. Jadilah fleksibel dan jangan takut untuk berbagi informasi tentang masalah yang tidak terduga. Misalnya, jika pembicara tamu ditunda karena penerbangan yang dibatalkan, yang terbaik adalah mengumumkan bahwa pada awal pertemuan dan menghindari bisikan yang tak terelakkan yang akan terjadi ketika orang melihat ketidakhadirannya dan mulai berspekulasi tentang mengapa dia belum ada di sana.

Mengikuti

Pertemuan yang efektif memberikan rencana aksi untuk setiap item agenda. Risalah rapat, dalam bentuk draft, harus diedarkan sesegera mungkin kepada semua peserta, dengan permintaan tambahan dan koreksi. Setelah perubahan dibuat, risalah dapat didistribusikan ke semua pemangku kepentingan. Ini menunjukkan kesediaan untuk berbagi informasi dan mengundang masukan dari semua pihak yang berkepentingan. Jika kursi memperhatikan seorang anggota rapat yang tampak tidak puas, lebih baik mendekatinya secara individu dan mencoba menyelesaikan masalahnya, sebelum pertemuan berikutnya.