Pedoman untuk Komunikasi yang Sopan

Aturan kesopanan, dalam komunikasi dan sebaliknya, penting dalam sejarah. Beberapa juga telah berubah karena masyarakat dan teknologi telah berubah. Tentu saja apa yang mengatur komunikasi sopan dalam beberapa budaya tidak benar dalam budaya lain, jadi penting untuk memahami perbedaan budaya terlebih dahulu. Berkomunikasi dengan sopan menunjukkan rasa hormat terhadap orang lain, yang dapat berlangsung lama baik dalam komunikasi pribadi maupun bisnis.

Mengganggu

Mengganggu umumnya dianggap perilaku kasar. Biarkan pembicara menyelesaikan kalimat dalam percakapan atau jika dia memiliki waktu yang ditentukan untuk berbicara, seperti saat rapat bisnis. Dalam beberapa kasus, Anda perlu menyela, seperti ketika Anda kekurangan waktu atau percakapan menyimpang dari topik atau masuk ke area yang tidak pantas. Dalam kasus ini, komunikasi yang sopan berarti mengetahui bagaimana cara mengganggu dengan sopan. Berlatihlah menggunakan frasa seperti, "Maaf, saya tahu betapa berharganya waktu Anda, jadi saya pikir kita harus tetap berpegang pada topik."

Nonverbal

Komunikasi sopan ditemukan dalam ekspresi wajah dan gerakan tubuh serta kata-kata. Saat berbicara, tersenyum dapat menunjukkan keterbukaan dan membantu pendengar rileks. Jika Anda mendengarkan, duduk tegak, mempertahankan kontak mata, sesekali mengangguk dan bahkan mengangkat alis sedikit membuat pembicara tahu bahwa Anda secara aktif memperhatikan. Penting untuk diingat bahwa isyarat nonverbal tidak selalu dapat diandalkan. Misalnya, jika pendengar mengerutkan kening atau melihat ke bawah, ia mungkin merasa tidak enak badan. Tetapi memperhatikan sinyal nonverbal Anda adalah cara terbaik untuk menggunakannya dengan sopan.

Penulisan

Tetap menjaga korespondensi tertulis dapat diabaikan dengan komunikasi elektronik saat ini, seperti email. Buat email bisnis tetap profesional, seperti halnya Anda menggunakan surat kuno. Selalu gunakan baris subjek sehingga pembaca melihat topik, dan sertakan baris ucapan dan tanda tangan profesional. Isyarat nonverbal tidak ada dalam email sehingga perilaku Anda hanya akan terlihat jelas dalam penggunaan "tolong, " "terima kasih" dan frasa sopan lainnya. Jika topiknya kompleks atau berpotensi konfrontatif, penelitian menunjukkan bahwa email bisa lebih sopan daripada meninggalkan pesan suara, karena Anda dapat mengambil lebih banyak waktu dan mengedit sebelum mengirim.

Pertimbangan

Jangan pernah berasumsi, terutama dalam lingkungan bisnis, bahwa seseorang memiliki waktu untuk berbicara ketika itu tidak direncanakan; tanyakan sebelum Anda mencoba memulai percakapan. Jangan biarkan kebisingan latar belakang mengganggu panggilan telepon, atau mencoba makan siang saat Anda sedang menelepon. Ingatlah bahwa peringkat bisnis dan rasa hormat yang menyertainya masih diperhitungkan dalam situasi sosial, jadi jangan berasumsi bahwa bos Anda mengenalnya di pesta liburan kantor. Jangan memperbaiki tata bahasa seseorang di depan orang lain kecuali mereka salah mengucapkan nama Anda. Hindari percakapan yang menyangkut orang lain, dan ketika terlibat dalam percakapan, jangan mendominasi.