Teknik Motivasi Front Office

Pengaturan kantor mencakup area front office dan back office. Staf kantor depan terdiri dari pegawai meja, resepsionis dan lainnya yang menyambut pengunjung, menjawab saluran telepon dan menerima surat. Kantor pusat perusahaan umumnya mempekerjakan setidaknya satu karyawan kantor depan, seperti halnya kantor dokter dan penyedia layanan profesional lainnya. Posisi front office dapat memaparkan karyawan pada tingkat stres yang tinggi untuk periode waktu yang lama, tergantung pada pengaturan. Ini membuat motivasi kantor depan menjadi kunci untuk membuat staf kantor depan senang, produktif, dan menyenangkan ketika berurusan dengan tamu.

Mendengarkan dan Memfasilitasi

Mendengarkan kekhawatiran staf kantor depan Anda dan menanggapi kebutuhan mereka dapat memberi mereka dorongan motivasi dan meningkatkan daya tahan mental mereka pada pekerjaan. Jangan menunda untuk membeli headset telepon nirkabel jika resepsionis Anda memintanya, misalnya, karena permintaan tersebut kemungkinan merupakan akibat dari berjam-jam stres dalam berurusan dengan headset saat ini. Biarkan staf kantor depan Anda untuk memilih kursi ergonomis mereka sendiri dan peralatan komputer dari katalog, sebagai contoh lain, untuk menghilangkan tekanan gerak berulang.

Pengakuan Pribadi

Sedikit pengakuan pribadi dari pemilik bisnis dan manajer puncak dapat membantu karyawan lini depan. Resepsionis dan personil kantor depan lainnya adalah beberapa dari karyawan garis depan yang berinteraksi dengan eksekutif setiap hari; ambil kesempatan ini untuk meningkatkan kepercayaan diri dan harga diri karyawan kantor depan dengan kata-kata penyemangat dan pujian dari waktu ke waktu. Berterimakasihlah secara pribadi atas pekerjaan mereka, dan luangkan waktu untuk berbicara dengan mereka alih-alih hanya mengatakan "selamat pagi" dan "selamat malam" setiap hari.

Promosi di Back-Office

Memberi staf kantor depan peluang untuk naik ke posisi back-office melalui kinerja yang unggul. Pegawai meja depan mungkin melihat pekerjaan mereka saat ini sebagai langkah awal dalam karier mereka, dan mungkin mencari peluang untuk mengambil lebih banyak tanggung jawab di belakang layar. Jangan memaksa staf kantor depan Anda untuk mencari pesaing untuk pekerjaan dengan bayaran lebih tinggi. Pertimbangkan personil kantor depan untuk menjadi kandidat untuk posisi manajemen kantor dan pekerjaan administrasi lainnya, dan bekerja bersama mereka untuk mengembangkan rencana pertumbuhan karir.

Fasilitas Kantor Depan

Bantu staf kantor depan Anda untuk bersantai dan bersenang-senang dengan memperlakukan mereka dengan fasilitas khusus dari waktu ke waktu. Pesan makanan untuk staf resepsi Anda, misalnya, atau ajak mereka makan siang bersama dengan manajer puncak Anda. Berikan waktu kepada staf kantor depan untuk beristirahat ekstra jika tingkat stres mereka meningkat, sebagai contoh lain, atau pertimbangkan sedikit melonggarkan aturan berpakaian untuk membuat resepsionis lebih nyaman saat mereka bekerja. Jangan biarkan staf kantor depan Anda merasa dianiaya oleh karyawan lain ketika melakukan tugas-tugas pekerjaan kasar dan mengambil kelonggaran ekstra di luar peran pekerjaan mereka.