Kebijakan Penipuan untuk Dewan Nirlaba

Hukuman untuk penipuan di organisasi nirlaba dapat mencakup anggota dewan yang bertanggung jawab atas dana yang hilang, bahkan jika mereka tidak tahu bahwa penipuan telah terjadi. Tidak melacak transaksi keuangan organisasi nirlaba adalah pelanggaran serius terhadap tanggung jawab fidusia pejabat atau direktur. Melembagakan kebijakan dan prosedur penipuan mengurangi peluang penipuan dan melindungi personel kunci.

Jenis-jenis Penipuan

Ada banyak cara penipuan dapat dilakukan pada organisasi nirlaba. Satu atau dua karyawan, pejabat, atau direktur utama dapat menggelapkan dana. Pimpinan organisasi dapat mempekerjakan kontraktor atau karyawan yang tidak berkualifikasi atau membayar lebih tinggi. Organisasi nirlaba dapat mempublikasikan informasi palsu tentang kegiatan mereka, termasuk berapa banyak uang yang mereka kumpulkan dan belanjakan. Anggota dewan dapat mempromosikan kegiatan, menyetujui pendanaan atau memberikan suara pada resolusi meskipun ada konflik kepentingan.

Cek dan Saldo

Salah satu cara untuk mengurangi peluang penipuan adalah dengan menetapkan kebijakan yang mengharuskan setiap cek tertulis memiliki dua tanda tangan. Ini dapat mencakup anggota staf dan anggota dewan, seringkali bendahara. Organisasi nirlaba dapat meminta orang lain selain penulis cek untuk menandatanganinya dalam semua kasus, atau mengharuskan cek ditandatangani bersama jika cek melebihi jumlah tertentu. Dimungkinkan untuk membutuhkan dua tanda tangan pada cek dan daftarkan tiga atau lebih orang yang dapat bertindak sebagai penanda tangan. Suatu organisasi nirlaba dapat mensyaratkan bahwa pengeluaran tertentu, uang yang akan diganti untuk seorang individu, dan jenis kontrak tertentu, harus disetujui sebelumnya. Dewan dapat menunjuk auditor untuk secara teratur meninjau kontrak, dokumen keuangan, dan operasi masing-masing departemen organisasi.

Laporan keuangan

Anggota dewan tidak dapat mengklaim ketidaktahuan penipuan jika mereka tidak pernah meninjau dokumen keuangan organisasi. Dewan direksi harus menetapkan kebijakan bahwa pelaporan keuangan komprehensif terjadi pada setiap rapat dewannya, atau setidaknya setiap tiga bulan. Dewan harus menunjuk komite keuangan untuk meninjau neraca bulanan, laporan bank atau buku besar. Sementara penipuan dapat terjadi antara tinjauan keuangan yang dijadwalkan secara berkala, semakin sering pelaporan terjadi, semakin baik dewan memenuhi tanggung jawab fidusia terkait dengan keuangan organisasi dan melindungi dirinya sendiri terhadap tanggung jawab.

Konflik kepentingan

Untuk mencegah anggota dewan menyalurkan uang kepada anggota keluarga, rekan bisnis, teman atau perusahaan mereka sendiri, organisasi nirlaba harus memiliki kebijakan konflik kepentingan. Ini dapat mencakup mencegah organisasi melakukan bisnis dengan individu dan bisnis tertentu, anggota dewan yang melaporkan potensi konflik dan anggota dewan yang tidak memberikan suara yang mungkin melibatkan konflik.

Asuransi

Anggota dewan organisasi nirlaba dapat melindungi diri dari beberapa jenis penipuan dengan membeli polis asuransi direktur dan petugas. Organisasi nirlaba biasanya membeli kebijakan kelompok untuk membantu melindungi anggota dewan jika organisasi digugat untuk keputusan yang dibuat oleh dewan. Ini tidak melindungi para petugas jika mereka melakukan kejahatan - misalnya, jika mereka dengan sengaja gagal memenuhi tanggung jawab fidusia mereka untuk tetap di atas masalah organisasi seperti kontrak dan pelaporan keuangan.