Etiket Email untuk Rapat Outlook

Sebagai pemilik bisnis, Anda tahu pentingnya mengadakan pertemuan dengan rekan kerja, klien, dan karyawan. Rapat memungkinkan Anda untuk melakukan penjualan atau memperbarui informasi tentang kebijakan perusahaan kepada para pekerja. Microsoft Outlook memiliki fitur permintaan rapat yang memungkinkan Anda mengatur rapat, mengirim undangan, dan mengelola daftar peserta. Saat Anda menggunakan Outlook untuk menjadwalkan rapat, Anda dapat menunjukkan kepada hadirin dengan tetap memberi tahu mereka tentang perubahan, pembatalan, dan detail lainnya.

1.

Terima atau tolak semua permintaan pertemuan Outlook secara tepat waktu. Sopan santun ini membantu penyelenggara rapat membuat daftar peserta yang akurat. Terima atau tolak rapat dari Kotak Masuk Anda, bukan kalender Anda.

2.

Nonaktifkan penerimaan otomatis permintaan rapat untuk menghindari masalah alur kerja. Untuk melakukan ini, klik "Alat, " "Opsi" dan "Opsi Kalender." Klik "Penjadwalan Sumber Daya" dan kemudian batalkan pilihan "Terima permintaan rapat secara otomatis dan proses pembatalan."

3.

Tinjau nama yang diundang sebelum mengirim permintaan pertemuan kepada semua orang di daftar distribusi (DL). Hapus nama orang yang ingin Anda kecualikan dari rapat. Jika Anda tidak melakukan ini, semua orang di daftar akan menerima permintaan rapat.

4.

Biarkan penyelenggara rapat diperbarui dengan perubahan, seperti peserta tambahan yang ingin Anda undang setelah penyelenggara menjadwalkan pertemuan.

5.

Perbarui peserta dengan informasi penting jika Anda adalah penyelenggara rapat. Misalnya, jika waktu rapat berubah, masukkan waktu baru di badan permintaan rapat dan klik "Kirim Pembaruan."

6.

Peringatkan peserta jika Anda ingin membatalkan rapat. Untuk membatalkan rapat, hapus rapat dari kalender Anda dan pilih "Kirim pembatalan dan hapus rapat."

7.

Pertahankan permintaan rapat dan korespondensi lainnya seprofesional mungkin. Jangan mengirim pesan yang diketik dengan huruf yang sulit dibaca atau huruf besar semua, dan jangan gunakan sarkasme. Penerima komentar sarkastik mungkin tidak menganggapnya lucu.

Tip

• Terima atau tolak permintaan rapat sebelum memindahkannya dari Kotak Masuk ke folder lain. Jika Anda memindahkan permintaan sebelum menerima atau menolaknya, rapat tidak muncul di kalender Anda. Ini dapat menyebabkan Anda ketinggalan rapat.