Berbagai Jenis Surat Bisnis & Bagian Kerangka Mereka

Surat adalah alat penting untuk komunikasi bisnis kecil. Mereka memungkinkan Anda untuk berbagi informasi dengan penerima atau memaksa mereka untuk bertindak, dan mereka juga membuat jejak kertas yang dapat berfungsi sebagai catatan resmi. Surat bisnis memiliki banyak bentuk, tetapi semua harus dimulai dengan mengidentifikasi tujuan Anda untuk menulis atas nama organisasi Anda. Atur surat Anda dengan cara yang tepat untuk tujuannya, berhati-hatilah untuk menggunakan tata bahasa dan ejaan yang tepat bersama dengan presentasi dan nada visual profesional. Mintalah satu set mata kedua bila memungkinkan untuk memastikan bahwa produk akhir mencerminkan tujuan yang Anda maksudkan.

Elemen Surat Pengantar

Surat pengantar menyertai sejumlah dokumen bisnis, termasuk proposal dan laporan. Headernya ditujukan kepada penerima yang dituju - yang sering menangani asisten administratifnya. Tubuhnya cepat mengarahkan pembaca dan merinci jumlah dan sifat dari item yang ditambahkan. Misalnya: "Atas nama Medley Markets, izinkan saya mengucapkan terima kasih sekali lagi atas pertemuan dengan tim manajemen kami pada 1 April. Sebagai tindak lanjut, draf perjanjian layanan terlampir untuk ulasan Anda." Penutup ditutup dengan rincian kontak ke mendukung tindakan di masa depan. Surat seperti itu dapat berlanjut: “Harap arahkan redline atau eksekusi yang diajukan ke Kelly James, direktur bisnis, pada hari kerja terakhir bulan itu. Kami menantikan untuk meresmikan hubungan kami dengan Anda. "Selanjutnya, tambahkan" Enclosure "atau" Enclosures "- tergantung pada jumlah item yang ditambahkan - di bawah garis tanda tangan surat.

Komponen Surat Penjualan

Surat penjualan memasarkan produk dan layanan bisnis kecil Anda. Alamat surat Anda kepada seseorang yang memiliki kekuatan untuk membuat atau secara signifikan mempengaruhi keputusan pembelian. Berikan informasi utama yang menarik dan bagikan informasi tentang apa yang Anda jual di dalam tubuh. Misalnya: “Pada 2013, Interiors Elite dipilih oleh konsumen sebagai perusahaan tekstil No. 1 di kota kami. Kami benar-benar 'luka' di atas yang lain! Terlampir silakan temukan sampel kain dan indeks harga untuk garis interior musim semi baru kami. "Surat penjualan ditutup dengan langkah-langkah tindak lanjut yang mendukung perilaku pembelian segera:" Silakan hubungi layanan klien dalam dua minggu ke depan, merujuk Kode 525, untuk menerima khusus menghemat pilihan desain khusus kami. "

Bagian dari Surat Pengakuan

Surat pengakuan mengonfirmasi penerimaan informasi atau materi atau mengakui tindakan. Selain itu, itu biasanya menyatakan terima kasih. Surat Anda bisa singkat, tetapi waktunya sangat penting. Pastikan informasi kontak yang akurat muncul di tajuk sehingga pengakuan Anda diarahkan dengan cepat dan efisien. Masukkan bahasa dalam tubuh surat dengan jelas menyatakan apa yang dikonfirmasi oleh perusahaan Anda. Anda dapat menulis: "Gym Langkah Selanjutnya mengonfirmasi penerimaan pembayaran Anda dalam jumlah $ 125, 00 pada tanggal 15 Maret. Kami berterima kasih telah memilih fasilitas kami." Meringkas langkah-langkah selanjutnya dalam kesimpulan surat itu: "Kami akan mengembalikan keanggotaan Anda pada tanggal surat ini dan berharap untuk melihat Anda segera. "

Bagian dari Surat Penyesuaian

Tanggapi keluhan pelanggan dengan surat penyesuaian. Judul ini ditujukan kepada orang yang mengeluarkan klaim. Badan itu dengan hangat mengakui masalah yang dia bawa ke bisnis Anda, lalu menyatakan bagaimana Anda akan menyelesaikannya. Sebagai contoh: "Grup Angka Mudah mengucapkan terima kasih atas pertanyaan Anda baru-baru ini mengenai tagihan Anda tanggal 15 Februari. Kami telah menyelidiki kasus ini dan menentukan bahwa saldo dari tagihan Anda sebelumnya telah diterapkan secara salah. Karena itu kami akan segera mengkredit $ 49, 52 ke akun Anda. ”Nyatakan penghargaan dalam penutupan surat penyesuaian. Misalnya: “Kami benar-benar menghargai kesetiaan Anda. Terima kasih telah memilih perusahaan kami selama 11 tahun terakhir. "