Cara Menulis Manual Organisasi & Kebijakan

Anda menyadari perlunya perusahaan Anda untuk memiliki pedoman organisasi dan kebijakan yang merinci kewajiban dan tanggung jawab karyawan dan perusahaan, tetapi mungkin tampak seperti tugas berat untuk membuatnya. Bagi proses menjadi beberapa langkah terpisah untuk membuatnya dapat dikelola dan mulai dengan mengidentifikasi tujuan Anda dan apa yang ingin dicapai manual.

Tujuan

Meskipun Anda dapat mengambil pendekatan berbeda untuk menulis manual organisasi dan kebijakan, tujuan dari manual ini adalah untuk menguraikan informasi perusahaan yang penting bagi karyawan. Manual dasar mencakup misi dan tujuan perusahaan dan menawarkan panduan luas untuk apa yang diharapkan dari karyawan dan apa yang dapat diharapkan karyawan dari perusahaan. Manual kebijakan yang lebih terperinci mencakup aturan dan regulasi khusus tentang semua topik yang berkaitan dengan perusahaan.

Garis besar

Membuat garis besar manual Anda membantu mengatur pemikiran Anda dan mengidentifikasi topik yang ingin Anda liput. Ini juga berfungsi sebagai daftar isi. Mulailah dengan membagi garis besar Anda menjadi beberapa bagian yang mencakup area luas praktik ketenagakerjaan yang relevan dengan perusahaan Anda, seperti pengantar, standar perilaku, kompensasi, manfaat, sumber daya manusia, teknologi, administrasi, dan kebijakan hukum. Jika Anda menemukan bahwa Anda ingin membahas beberapa topik secara mendalam, buatlah subjudul untuk bagian-bagian, seperti cuti yang dibayarkan dan asuransi kesehatan berdasarkan manfaat.

Informasi Organisasi

Informasi organisasi mencakup misi perusahaan dan umumnya dimasukkan pada awal manual. Perkenalkan tujuan perusahaan dan alasan memiliki pedoman kebijakan. Bergantung pada ukuran perusahaan Anda dan panjang pesan Anda, Anda dapat menuliskannya sebagai satu halaman atau membaginya menjadi beberapa bagian. Topik umum termasuk sejarah perusahaan, tujuan, nilai-nilai, dan pernyataan tentang komitmen perusahaan terhadap karyawan.

Topik

Apakah Anda memutuskan untuk membahas kebijakan Anda dengan bagian umum dan umum atau untuk menggunakan subbagian terperinci, perkenalkan setiap topik dengan satu atau dua kalimat tentang tujuan kebijakan, kemudian gunakan paragraf lebih lanjut untuk merinci kebijakan spesifik. Kebijakan khas untuk mengatasi di bawah standar perilaku termasuk kode pakaian dan kebijakan narkoba dan alkohol. Di bawah kompensasi Anda dapat berbicara tentang jadwal dan jam kerja, lembar waktu, hari pembayaran dan bagaimana kenaikan gaji atau bonus ditangani.

Manfaat umumnya mengatasi berbagai jenis ketidakhadiran dan jenis asuransi yang ditawarkan. Bagian sumber daya manusia dapat mencakup bagaimana karyawan memberi tahu perusahaan tentang perubahan status yang memengaruhi kompensasi atau manfaat dan kebijakan tentang akses ke catatan personil. Kebijakan hukum harus mencakup pernyataan tentang peluang yang sama, kerahasiaan, dan toleransi nol untuk pelecehan.

Tinjauan Hukum

Setelah selesai menulis manual, mintalah pengacara memeriksanya sebelum membagikannya kepada karyawan. Seorang pengacara yang bekerja di bidang hukum ketenagakerjaan dapat memberi tahu Anda jika bahasa dalam manual Anda mematuhi undang-undang federal dan negara bagian dan memverifikasi bahwa Anda tidak terikat dengan kewajiban yang tidak Anda sadari ketika menulis manual.