Cara Menulis Surat kepada Staf Tentang Kerja Tim

Kerja tim adalah faktor penting dalam setiap tempat kerja. Semua lingkungan kerja mendapat manfaat dari orientasi tim, bahkan jika karyawan bekerja di departemen yang berbeda atau dalam kelompok kerja yang jauh di beberapa lokasi kerja. Meskipun karyawan dapat bekerja secara mandiri atau di daerah terpencil dengan jadwal yang fleksibel, satu-satunya tujuan profitabilitas organisasi adalah bukti bahwa karyawan masih menjadi anggota tim.

1.

Tinjau staf Anda untuk pemahaman tentang berbagai pekerjaan dalam angkatan kerja. Perhatikan struktur organisasi dan bagaimana kelompok kerja dan tim berkontribusi terhadap kesuksesan secara keseluruhan. Kumpulkan informasi tentang kinerja perusahaan untuk mendapatkan contoh kinerja dan produktivitas yang dapat Anda kaitkan dengan kerja tim.

2.

Draft bagian staf mengucapkan selamat atas kontribusi masing-masing. Jelaskan filosofi dan misi organisasi. Jelaskan bagaimana masing-masing karyawan bertanggung jawab untuk menegakkan prinsip-prinsip perusahaan dan merangkul etika bisnis yang memupuk kerja tim. Mengakui tim dan kelompok kerja atas kontribusinya bagi kesuksesan perusahaan - berikan contoh prestasi, termasuk catatan penjualan, umpan balik pelanggan, evaluasi dan pujian rekan kerja.

3.

Tulis satu paragraf tentang kontribusi departemen, berikan contoh spesifik tentang hubungan antar departemen yang efektif. Misalnya, jelaskan bagaimana departemen pengiriman yang efisien membantu departemen penjualan dalam memenuhi tujuan layanan pelanggan. Perwakilan penjualan hanya dapat menjamin pengiriman cepat produk ketika mereka memiliki hubungan kolegial dengan agen pengiriman.

4.

Tetapkan cara untuk mempertahankan operasi yang lancar melalui kerja tim. Sarankan agar penyelia terus bekerja dengan karyawan untuk mengidentifikasi tujuan kerja dan memberikan bimbingan pribadi kepada karyawan yang kinerjanya merosot di bawah ekspektasi perusahaan. Tekankan nilai pengawas dan karyawan yang bekerja bersama.

5.

Merekomendasikan agar karyawan menggunakan keterampilan komunikasi dan resolusi konflik untuk mengatasi tantangan yang mengancam kemampuan untuk bekerja sebagai sebuah tim. Berikan contoh bagaimana komunikasi dapat membuat atau memutuskan hubungan kerja.

6.

Ingatkan direktur dan manajer untuk membuat model perilaku yang mendorong sikap kolegial di seluruh tempat kerja. Minta manajemen tingkat atas untuk menahan diri dari perilaku dan tindakan yang menunjukkan mereka tidak bertanggung jawab atas tanggung jawab mereka sebagai pemimpin tim.

7.

Bagikan salinan surat itu ke semua karyawan. Kirim salinan ke alamat rumah masing-masing karyawan atau bagikan salinan selama pertemuan semua staf. Bisnis kecil dapat mengambil manfaat dari penyajian surat tersebut selama pertemuan di mana karyawan dipersilakan untuk membagikan umpan balik mereka di forum publik. Organisasi besar dapat mengambil manfaat dari mengirimkan surat kepada karyawan dan mengundang masukan dari karyawan melalui kebijakan pintu terbuka perusahaan.