Contoh Pengendalian Internal Atas Pelaporan Keuangan

Kontrol internal adalah kebijakan yang Anda buat agar pelaporan keuangan perusahaan Anda akurat. Jika Anda menjual saham kepada publik, kontrol internal sudah wajib selama beberapa dekade. UU Sarbanes-Oxley tahun 2002 menguatkan kontrol. Selama Anda mematuhi undang-undang, Anda bebas mengembangkan kontrol internal yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Pemisahan tugas

Membagi tanggung jawab untuk kontrol internal sangat penting. Misalnya, jika satu orang menjalankan mesin kasir untuk shift, Anda ingin setidaknya satu orang lain yang memeriksa kasir sampai akhir. Ini bukan hanya masalah mencegah penipuan. Bahkan jika kasir itu jujur, dua pasang mata memiliki peluang yang lebih baik untuk menangkap kesalahan.

Contoh lain dari tanggung jawab yang terbagi adalah meminta dua orang untuk melakukan pembelian: satu menandatangani cek, satu mengizinkan pembelian. Itu mengurangi peluang bagi karyawan untuk menggelapkan, dengan menulis cek untuk barang-barang yang tidak ada.

Cegah dan Deteksi

Beberapa kontrol internal mempersulit siapa pun untuk melakukan penipuan. Mengontrol akses ke perangkat lunak akuntansi dan catatan digital Anda adalah salah satu cara untuk melakukan ini. Jika Anda hanya memiliki beberapa orang yang dapat memasukkan data, Anda hanya akan memiliki beberapa orang yang dapat mengubahnya.

Kontrol lain fokus pada menangkap kesalahan, misalnya, dengan membandingkan dua set catatan independen untuk satu set transaksi. Contoh klasiknya adalah menyeimbangkan buku cek Anda: jika laporan bank tidak cocok dengan buku besar Anda, cari alasannya. Mencocokkan penerimaan pengiriman dengan pembayaran vendor adalah metode lain.

Memantau kinerja juga bisa menjadi cara untuk mendeteksi kesalahan. Jika arus kas untuk kuartal jauh dari apa yang Anda anggarkan, alasannya bisa berupa pengeluaran atau pendapatan yang tidak terduga. Bisa juga seseorang membuat kesalahan besar dalam memasukkan data triwulanan.

Mengontrol Kontrol

Tidak cukup membuat aturan untuk kontrol internal. Anda perlu bekerja lebih keras untuk menentukan apakah kontrol internal ini berfungsi. Audit dan pemantauan internal berkala harus melihat apakah karyawan mematuhi kontrol internal atau apakah mereka menemukan cara untuk mengatasinya. Jika pengecualian dan masalah muncul, apakah karyawan melaporkan masalah ini? Jika Anda memiliki pergantian staf, apakah karyawan baru diberi pengarahan yang tepat tentang persyaratan kontrol Anda? Ini adalah beberapa masalah yang perlu Anda persiapkan.

Kelemahan Material

Ketika Komite Sekuritas dan Bursa memeriksa kepatuhan perusahaan terhadap Sarbanes-Oxley, ada sedikit margin untuk kesalahan. Jika Anda bahkan memiliki satu kelemahan serius dalam kontrol internal, itu membatalkan seluruh sistem kontrol.

Misalkan kontrol internal Anda memiliki persyaratan, yaitu ketika berbagai departemen mentransfer inventaris, mereka harus merekonsiliasi akun bulanan. Namun, Anda tidak memiliki prosedur yang menjamin bahwa ini akan terjadi. Di mata SEC, itu adalah kesalahan serius. Meskipun akun Anda akurat, potensi kesalahan atau penipuan yang tidak terdeteksi terlalu tinggi.