Cara Menulis Surat Mengenali Karyawan

Sebuah surat yang mengakui kontribusi karyawan terhadap keberhasilan bisnis memainkan peranan penting dalam memotivasi tenaga kerja Anda dan meningkatkan kepuasan karyawan. Surat itu dapat mengakui peran karyawan dalam keberhasilan suatu peristiwa tertentu atau kontribusinya yang berkelanjutan dari waktu ke waktu. Sebuah surat juga dapat menjadi bagian dari program pengakuan reguler di mana karyawan mencalonkan kolega yang mereka rasa telah memberikan kontribusi penting selama bulan atau kuartal sebelumnya, misalnya.

Personalisasi

Surat itu harus pribadi. Meskipun templat surat standar menghemat waktu, mereka dapat mengurangi dampak penghargaan. Dengan menjelaskan pencapaian karyawan secara terperinci dan mengakui tindakan spesifik yang dilakukan karyawan, Anda menunjukkan bahwa Anda mengenali signifikansi pribadi dari kontribusi karyawan. Surat pribadi juga membantu memperkuat perilaku dan sikap yang berkontribusi pada keberhasilan bisnis. Jelaskan mengapa tindakan karyawan itu signifikan dan melebihi harapan perusahaan.

Format

Format surat tergantung pada signifikansi kontribusi karyawan. Catatan singkat enam atau tujuh baris cocok untuk pencapaian kecil. Jika karyawan telah memberikan kontribusi besar, tulis surat tiga atau empat paragraf yang merinci keadaan dan kejadian tersebut.

Sumber

Surat pengakuan memiliki dampak yang lebih besar ketika ditulis oleh seseorang yang dihormati oleh karyawan. Jika surat itu mengakui kontribusi yang menguntungkan individu, surat itu harus berasal dari individu atau manajer mereka. Ketika kontribusi menguntungkan departemen, kepala departemen harus menulis surat itu. Kontribusi yang memiliki dampak besar pada keberhasilan bisnis Anda perlu surat pengakuan dari eksekutif senior.

Pengaturan waktu

Sebuah surat yang mengakui kontribusi dari suatu peristiwa atau tindakan tertentu harus mencapai karyawan tidak lama setelah acara. Tulis surat itu dalam waktu 24 jam dari peristiwa penting jika memungkinkan. Mengacu pada tanggal kontribusi untuk meningkatkan tingkat personalisasi dalam surat itu. Catatan tulisan tangan menambah kesegaran penghargaan. Jika surat itu mengakui kontribusi karyawan dari waktu ke waktu, kirimkan surat itu pada tanggal yang signifikan, seperti hari terakhir seperempat atau akhir tahun keuangan Anda.

Distribusi

Anda dapat meningkatkan dampak penghargaan dengan mengirim surat dengan tangan ke meja karyawan atau melalui pos ke rumah mereka. Meskipun email lebih cepat dan lebih nyaman, email ini tidak terlalu personal daripada pengiriman manual. Mengirim salinan surat kepada atasan atau manajer lini karyawan juga meningkatkan tingkat pengakuan.