Cara Menulis Surat Bisnis Formal ke Penjadwal Ulang

Sebagai pemilik usaha kecil, waktu adalah salah satu komoditas Anda yang paling berharga. Dan karena Anda teliti, Anda menyadari bahwa rekan kerja Anda kemungkinan besar merasakan hal yang sama. Inilah sebabnya mengapa Anda mungkin meringis karena harus menjadwal ulang rapat. Anda tahu ketidaknyamanan yang ditimbulkannya dan efek domino yang dapat ditimbulkannya dalam kehidupan rekan Anda. Namun, ada alasan bagus dan sah untuk menjadwal ulang rapat. Seorang peserta penting mungkin pernah mengalami konflik. Atau, laporan utama, produk, atau bagian lain dari rapat Anda mungkin tertunda. Atau, Anda mungkin belum menerima otorisasi yang Anda butuhkan untuk berbagi informasi dengan grup yang berkumpul. Dalam kasus ini dan lainnya, mengadakan rapat yang tidak produktif akan membuang waktu semua orang, dan ini adalah pesan yang harus Anda coba sampaikan saat Anda membuat pesan email untuk menjadwal ulang pertemuan Anda.

Mulai Pesan Rapat Anda Tunda

Dapatkan langsung ke titik - bahwa Anda menulis untuk menjadwal ulang rapat dari satu hari ke waktu. Agaknya, lokasi rapat tidak akan berubah, tetapi itu akan membantu pembaca Anda mengetahui jalannya, jadi sertakan juga informasi ini.

Jelaskan Cekatan

Pada titik ini, mungkin membantu membayangkan pembaca Anda mendesah dalam-dalam sambil melihat kalendernya untuk menghapus satu entri dan membuat yang lain. Perlihatkan empati sambil menjelaskan mengapa Anda harus menjadwal ulang dengan mengatakan sesuatu seperti, "Seperti yang Anda ketahui, saya tidak menjadwal ulang rapat kecuali benar-benar diperlukan, dan dalam hal ini, benar." Jelaskan secara singkat alasan penundaan pertemuan Anda.

Tegaskan kembali Penghormatan terhadap Waktu

Meskipun alasan Anda, penting untuk menegaskan kembali rasa hormat atas waktu penerima. Jadi mohon maaf atas ketidaknyamanan karena harus menjadwal ulang. Kemudian, segera ikuti poin ini dengan jaminan bahwa pertemuan Anda yang dijadwal ulang akan lebih produktif (atau efisien atau informatif). Poin ini harus dipahami, terutama jika penerima Anda pernah menghadiri pertemuan yang dianggapnya buang-buang waktu.

Keluarkan keanggunan

Jika Anda belum menang atas penerima Anda, ubah desahan mendalam itu menjadi teriakan terima kasih dengan mengulurkan isyarat niat baik. Pikirkan tentang apa yang akan memberikan tambahan mental dalam langkah bisnis Anda, seperti mengikuti pertemuan Anda dengan hidangan pembuka dan minuman prasmanan. Jika Anda memutuskan untuk menyediakannya di restoran yang sudah dikenal, pastikan untuk memasukkan nama dan mengutip beberapa penawaran untuk memuaskan selera penerima.

Tutup Dengan Berkembang

Sekarang Anda telah datang lingkaran penuh dengan mengubah ketidaknyamanan menjadi acara yang diantisipasi, tutup lingkaran dengan menulis paragraf penutup yang ramah. Coba: “Terima kasih banyak atas kesabaran dan fleksibilitas Anda. Jika ada hal lain yang bisa saya lakukan untuk membuat kunjungan Anda lebih menyenangkan, jangan ragu untuk memberi tahu saya. Kalau tidak, saya akan menantikan Anda pada (tanggal yang dijadwal ulang). "