Cara Mengirim Email untuk Bisnis

Beberapa pemilik bisnis baru melakukan kesalahan dalam memperlakukan email bisnis dengan hal yang sama dengan email pribadi kepada teman atau anggota keluarga. Sebenarnya, penting untuk menghormati etiket dan aturan email bisnis sehingga kontak Anda akan menganggap Anda serius. Ketika Anda bangga dengan cara Anda menulis surat elektronik, cara yang sama Anda membuat surat bisnis formal, Anda akan membantu memastikan klien Anda (potensial dan terkini) tentang profesionalisme Anda.

1.

Masukkan subjek yang secara khusus membahas bisnis Anda dengan penerima. Jika Anda belum pernah menghubungi orang ini di masa lalu melalui email, ia dapat mengira ini sebagai spam jika Anda membiarkan baris subjek kosong atau menyertakan pesan rahasia atau komersial. Misalnya, alih-alih hanya mengatakan "Hai, " tulis di "Tindak Lanjut Mengenai Hasil Promosi Iklan Anda."

2.

Format email bisnis Anda seperti surat bisnis standar, hanya mulai menulis tubuh segera - tidak perlu memasukkan nama dan alamat penerima sebagai yang teratas. Sambut pembaca dengan "Halo" sederhana dan nama depan penerima jika informal atau judul dan nama belakang jika formal. Ratakan paragraf - tanpa lekukan pada baris pertama - dan pisahkan setiap paragraf dengan baris kosong.

3.

Segarkan memori pembaca atau jelaskan mengapa Anda menghubunginya di baris pertama email. Misalnya, jika Anda bertemu orang ini di acara industri dan membahas iklan di publikasi Anda, katakan demikian di baris pertama itu dan sebutkan nama lengkap Anda. Jika Anda memiliki kasing atau nomor ID yang terkait dengan kontak ini, poskan dengan jelas di bagian paling atas email.

4.

Periksa ejaan semua teks email bisnis Anda untuk memastikan bahwa kata-kata dan frasa Anda disatukan dengan benar. Jika Anda telah menambahkan nama kontak ke buku alamat email Anda, pastikan itu dieja dengan benar dan memiliki kapitalisasi yang benar. Pastikan nama Anda sendiri, yang akan muncul di baris "Dari" penerima, juga ditulis dengan benar.

5.

Akhiri email bisnis Anda dengan "Salam, " "Hormat" atau tidak ada salam sama sekali.

6.

Buat tanda tangan profesional untuk mengakhiri semua email bisnis Anda. Ini mirip dengan tajuk yang biasanya Anda temukan di bagian atas surat bisnis — pihak lain perlu tahu cara menghubungi Anda di luar email. Tanda tangan tersebut mencakup nama lengkap, posisi, alamat, dan detail kontak Anda lainnya.

Kiat

• Berbicaralah secara formal dalam surat email Anda, sama seperti Anda akan menulis jika ini adalah surat yang dicetak.
• Jangan menambahkan lampiran ke komunikasi email pertama Anda dengan kontak bisnis kecuali Anda baru-baru ini mendiskusikan apa yang akan Anda kirim melalui telepon.
• Gunakan bidang "BCC" jika Anda ingin menambahkan penerima tambahan ke email, kecuali jika penerima utama terbiasa dan bekerja secara langsung dengan penerima lainnya.