Cara Menulis Rencana Tindakan Insiden

Respons yang cepat dan tepat untuk suatu insiden dapat membantu bisnis Anda mencegah situasi yang mendesak dari menjadi krisis besar. Pada saat stres, staf Anda mungkin panik atau membuat pernyataan yang membahayakan bisnis Anda. Merancang - dan mengimplementasikan - rencana tindakan insiden komprehensif, memungkinkan Anda untuk membuat kebijakan yang jelas dan spesifik, dan bahkan dapat memungkinkan karyawan Anda untuk mempraktikkan respons mereka terhadap insiden sebelumnya.

Definisikan Insiden

Memiliki aturan yang jelas, rencana tindakan tertulis, dan rantai komando yang jelas akan memberdayakan organisasi Anda karena menghadapi mimpi buruk hubungan masyarakat yang potensial. Manajemen dalam organisasi Anda mungkin memiliki pemahaman berbeda tentang apa yang merupakan insiden. Tetapkan insiden dengan jelas dalam rencana respons Anda, dan jika ada terlalu banyak kemungkinan insiden untuk memerincinya, cobalah mendaftarkan ciri-ciri insiden sebagai gantinya. Misalnya, Anda dapat mendefinisikan apa pun sebagai peristiwa yang membuat perusahaan Anda terkena publisitas negatif, yang membuat perusahaan mengeluarkan uang lebih banyak daripada yang ada dalam anggaran Anda atau yang mengungkapkan rahasia perusahaan.

Tugas Pelaporan

Untuk mengelola insiden dengan benar, Anda harus memastikan bahwa manajer yang tepat segera diinformasikan. Perhatikan dengan jelas manajer yang bertanggung jawab menangani setiap jenis insiden, dan garis besar rantai komando untuk menangani krisis. Adalah bijaksana untuk menetapkan prosedur bagaimana suatu insiden akan didokumentasikan. Anda dapat mengembangkan formulir laporan insiden rahasia, misalnya. Tetapkan tenggat waktu yang jelas untuk seberapa cepat suatu insiden harus dilaporkan - baik segera, pada akhir hari atau pada akhir minggu.

Hubungan Masyarakat

Insiden dapat lepas kendali ketika mereka merusak reputasi bisnis Anda. Demikian juga, penanganan krisis yang tepat melalui tanggung jawab dan integritas perusahaan dapat mempertahankan loyalitas pelanggan untuk jangka panjang. Tetapkan kebijakan yang jelas tentang bagaimana dan kapan insiden akan dilaporkan kepada publik, serta bagaimana Anda akan menanganinya ketika entitas luar mendapat angin dari krisis yang berpotensi merusak. Misalnya, jika seorang hacker mengakses komputer perusahaan Anda, mendapatkan akses ke informasi pelanggan yang sensitif, pelanggan Anda perlu tahu. Tentukan bagaimana Anda akan memberi tahu pelanggan, dan memastikan bahwa Anda memiliki kebijakan yang jelas untuk memperbaiki masalah pelanggan.

Insiden Investigasi

Tidak cukup hanya menanggapi insiden dan menangani masalah hubungan masyarakat segera setelahnya. Anda juga harus menetapkan tujuan yang jelas untuk menyelidiki penyebab insiden dan memperbaiki setiap kebijakan atau prosedur yang berkontribusi pada insiden tersebut. Garis besar siapa yang bertanggung jawab untuk menyelidiki insiden dan apa yang merupakan resolusi dari insiden tersebut. Anda juga harus membahas apakah Anda akan merilis rincian investigasi kepada publik.