Cara Menulis Laporan Pelanggaran Karyawan

Ketika salah satu karyawan Anda berperilaku dengan cara yang melanggar kebijakan perusahaan, Anda mungkin harus mengisi formulir pelanggaran karyawan dan mengajukan dokumen ini ke departemen sumber daya manusia Anda. Biasanya, bentuk pelanggaran karyawan mencakup ringkasan perilaku karyawan, dan bagaimana tindakan itu secara spesifik melanggar kebijakan kerja atau prosedur kerja. Kecuali jika pelanggaran tersebut melibatkan hukum federal, Anda kemungkinan akan menanganinya berdasarkan kasus per kasus, yang berarti bahwa bentuk pelanggaran karyawan akan menjadi bagian dari catatan resmi. Sangat penting untuk mengikuti beberapa pedoman khusus ketika menyiapkan laporan pelanggaran karyawan.

Detail Investigasi atas Pelanggaran

Hal pertama yang harus Anda tulis adalah proses investigasi atas dugaan pelanggaran. Ini harus mencakup nama-nama setiap karyawan yang terlibat dalam pelanggaran, termasuk saksi, dan ringkasan kesaksian masing-masing orang yang terkait dengan peristiwa yang terjadi. Anda juga harus menyertakan bukti pendukung seperti keberadaan rekaman video, email, atau surat yang dapat melukiskan gambaran yang lebih komprehensif tentang keadaan di sekitar pelanggaran tersebut.

Jelaskan Kesalahan Khusus

Saat menyiapkan pembangkangan menulis, penting bahwa Anda merinci sifat tepat dari pelanggaran tersebut. Tulisan pembangkangan harus menyertakan ringkasan tentang perilaku karyawan, tanggal terjadinya pelanggaran, waktu terjadinya pelanggaran, dan mengapa perilaku itu melanggar kebijakan tempat kerja. Misalnya, jika kesalahan tersebut melibatkan bahasa kasar terhadap karyawan lain, Anda akan menuliskan tanggal atau tanggal terjadinya pelecehan, bahasa yang digunakan karyawan itu, keadaan pelecehan itu, dan dampak dari kesalahan tersebut pada korban. Anda juga akan memasukkan kebijakan yang dilanggar.

Detail Rencana Aksi Peningkatan

Anda juga harus memasukkan tanggal dan waktu ketika Anda berbicara kepada karyawan tentang pelanggaran dan rencana tindakan yang telah Anda ambil untuk memastikan bahwa kesalahan itu tidak terulang. Dengan menggunakan contoh sebelumnya, Anda akan merinci langkah-langkah spesifik yang harus diambil karyawan untuk menebus kesalahan korban, serta menunjukkan standar yang diharapkan dari karyawan yang melakukan kesalahan. Anda juga harus menunjukkan apakah karyawan tersebut telah menjalani masa percobaan, telah dikeluarkan peringatan tertulis atau lisan, dan memahami bahwa perilaku tersebut tidak akan ditoleransi di masa depan.

Detail Konsekuensi Kesalahan di Masa Depan

Salah satu bagian terpenting dari pembangkangan menulis adalah daftar konsekuensi jika karyawan mengulangi perilaku negatif. Setiap surat contoh yang efektif yang melaporkan pelanggaran harus mencakup langkah-langkah yang akan Anda ambil jika karyawan tersebut secara lisan melecehkan rekan kerja lainnya di masa depan. Konsekuensi dapat mencakup penangguhan dari pekerjaan, penurunan pangkat, atau dalam kondisi ekstrim, pemutusan hubungan kerja. Bahkan, Anda mungkin tidak seharusnya memperhatikan surat sampel yang melaporkan pelanggaran yang tidak merinci apa yang akan terjadi jika perilaku karyawan tidak membaik. Ini memberi Anda perlindungan jika Anda harus mengambil langkah drastis untuk memulihkan ketertiban di bisnis Anda.

Detail Hak Karyawan untuk Menanggapi atau Mengajukan Banding

Jika Anda menjelajah Internet untuk contoh surat yang melaporkan pelanggaran, Anda akan sering melihat bagian yang merinci hak karyawan untuk menanggapi tuduhan tersebut, dan hak karyawan untuk mengajukan banding atau menentang penemuan pelanggaran. Biasanya, ini termasuk di bagian akhir laporan, dan itu termasuk informasi tentang bagaimana karyawan dapat mengajukan banding atas temuan, kerangka waktu untuk mengajukan banding atas temuan, bagaimana banding harus disampaikan, dan komentar apa pun yang dibuat karyawan tentang pelanggaran tersebut . Bagian terakhir dari laporan ini juga harus menunjukkan apakah karyawan setuju atau tidak dengan rencana perbaikan yang Anda buat.