Cara Menggunakan Microsoft Access untuk Faktur

Microsoft Access adalah bagian dari Microsoft Office Suite solusi rumah dan bisnis. Orang-orang dengan MS Office 365 pada PC harus memiliki akses ke MS Access 2016. Jika Anda bekerja dengan versi MS Office yang lebih lama, Anda mungkin perlu mengunduh tambahan jika belum menjadi bagian dari suite. Microsoft Access adalah alat pembuatan dan manajemen basis data. Salah satu hal kuat yang dapat dilakukan oleh program ini adalah menggunakan data yang sudah ada untuk membuat dan mengelola faktur.

Buat Database Pertama

Meskipun Anda bisa secara manual membuat faktur dari awal saat dibutuhkan, itu akan mengabaikan kekuatan seluruh program Access. Tetapkan parameter basis data yang mencakup semua informasi terkait yang ingin Anda lacak dan pertahankan. Ini harus mencakup nama kontak, alamat, telepon, faks, dan email klien reguler, vendor, atau mitra bisnis. Jika kontak memiliki situs web atau informasi terkait lainnya, sertakan ini dalam basis data. Satu tabel data mungkin merupakan informasi grosir untuk produk yang mencakup nama produk, SKU, harga grosir dan harga eceran. Tabel data lain mungkin data klien.

Untuk membuat database, gunakan bagian Tabel yang mirip dengan Excel. Perbedaannya adalah Access dirancang untuk mengambil tabel dan membangun konektivitas saat Anda menggunakan alat lain dalam program ini. Buat tajuk data dan masukkan data Anda untuk membangun basis data.

Buat Template Faktur

Setelah Anda membuat basis data, buat faktur. Buka Akses dan pilih Buat Faktur dari menu opsi di sebelah kiri. Saat disorot, pergi ke menu atas dan pilih Buat dan kemudian Form Wizard . Form Wizard mengambil informasi yang Anda pilih dari tabel yang berbeda untuk mengintegrasikannya ke dalam satu bentuk - faktur. Pilih komponen templated untuk dimasukkan dalam formulir faktur termasuk Nomor Faktur, Tanggal Penjualan, ID Pelanggan, ID Produk, Kuantitas dan Harga. Ada opsi lain, tetapi ini adalah komponen mendasar yang diperlukan dalam faktur. Tambahkan ke templat Anda seperti yang diinginkan.

Saat Anda bekerja melalui pembuat formulir faktur, Anda menentukan informasi apa yang ditampilkan di header dan informasi apa yang masuk ke subbidang. Kustomisasi faktur untuk memenuhi tampilan faktur pilihan Anda. Setelah Anda memiliki semua informasi yang diperlukan, pilih Selesai . Beri nama templat, yang disimpan di Tabel Faktur.

Faktur Pelanggan Baru

Untuk menghasilkan faktur pelanggan baru, buka bilah di bawah kotak Tabel Faktur. Pilih Rekam Baru untuk faktur baru untuk pelanggan. Setiap bagian dari Tabel Faktur menjadi menu drop-down bagi Anda untuk menarik informasi untuk faktur. Misalnya, jika pelanggan sudah ada dalam database, pilih nama dari menu tarik-turun Pelanggan. Lakukan hal yang sama untuk tanggal pembelian, produk dan perubahan harga apa pun.

Jika Anda perlu melakukan penyesuaian pada faktur, pilih Tab Desain di baris menu atas. Ini memungkinkan Anda untuk memperluas dan menambahkan kotak teks dan bidang informasi seperti subtotal. Di Tab Desain, gunakan pilihan Bidang Ekspresi di sisi kanan untuk membuat bidang terhitung dari informasi di dalam templat yang sudah dibuat. Simpan faktur untuk menyimpan semua data.

Templat Pihak Ketiga

Pengembang Microsoft telah membuat banyak templat untuk MS Access sehingga Anda tidak perlu membuatnya sendiri. Banyak yang gratis, meskipun ada juga yang dibeli. Cari templat yang memenuhi kebutuhan Anda untuk membatasi jumlah penyesuaian yang diperlukan.