Cara Memformat Surat Bisnis Profesional di Word

Surat bisnis memiliki format tertentu. Dalam beberapa keadaan, boleh-boleh saja menulis atau memformat surat yang terlihat kurang formal, tetapi dalam kasus lain, mengirim surat yang mengabaikan konvensi penulisan surat bisnis dapat mengidentifikasi Anda sebagai seseorang yang kurang profesional.

Menggunakan templat surat bisnis Microsoft Office - yang dilengkapi dengan rangkaian perangkat lunak Microsoft Office - adalah tempat yang baik untuk memulai. Setelah Anda lebih terbiasa dengan konvensi, Anda akan tahu kapan melanggar itu.

Templat Surat Bisnis untuk Kata

Cara mudah untuk memformat surat bisnis di Word adalah dengan menggunakan templat Microsoft Office; dalam contoh ini, templat itu adalah templat surat bisnis formal, tersedia dari Microsoft online dan dapat diunduh dari Microsoft langsung di tautan ini secara online.

Pendahuluan

Jika Anda tidak menggunakan templat tetapi mulai dari awal, Anda harus memilih font dan ukuran font yang sesuai. Saat ini, ketika banyak surat bisnis dikirim melalui email, pilih font yang terlihat bagus di atas kertas dan itu juga berfungsi dengan baik dalam email. Georgia atau Times New Roman adalah font serif yang bagus untuk tujuan ini. Arial , Verdana dan Tahoma adalah font sans serif yang umum - meskipun badan dokumen yang Anda baca di sini tidak termasuk font sans-serif, sehingga font Arial yang dijelaskan menunjukkan sebagai serif dan bukan sebagai sans serif .

Tajuk bagian dalam artikel ini - Templat Surat Bisnis untuk Kata; Pendahuluan; Bagian dari Surat Bisnis - gunakan font sans serif .

Font serif memiliki beberapa coretan tambahan dan terlihat seperti font yang ditemukan dalam artikel dari The New York Times dan di banyak surat kabar harian lainnya, meskipun USA Today menggunakan font sans serif .

Untuk mengidentifikasi serif dari font sans serif, perhatikan dengan seksama. Saat Anda memperhatikan font serif dengan hati-hati, Anda akan melihat bahwa semua goresan vertikal memiliki "kaki, " yang merupakan goresan horizontal pendek di kaki masing-masing vertikal. Font sans serif tidak termasuk stroke tambahan tersebut. Artikel Fonts.com di Referensi membahas lebih detail tentang dua kategori tipografi.

Mengenai apakah Anda harus menggunakan font serif atau sans serif, tidak ada aturan yang sulit dan cepat, tetapi font serif terlihat lebih formal. Font serif sangat ideal untuk mengirim resume Anda ke firma hukum sepatu putih, misalnya. Font sans serif terlihat lebih kontemporer, seperti yang mungkin Anda gunakan dalam resume yang akan Anda kirim ke perusahaan yang memiliki nuansa kontemporer dan muda, dan bukan dengan nuansa klasik dan mapan.

Ukuran font penting - terlalu besar terlihat memaksa dan terlalu kecil sulit untuk dibaca. Ukuran font 12 adalah kompromi yang baik.

Adapun spasi, apakah ruang tunggal atau ganda - dalam banyak kasus, spasi tunggal berfungsi lebih baik untuk surat bisnis. Untuk satu hal, spasi tunggal membuatnya lebih mudah untuk menyesuaikan huruf pada satu halaman, yang selalu merupakan ide yang baik ketika berkomunikasi dengan eksekutif yang sibuk.

Bagian dari Surat Bisnis

Surat bisnis profesional seringkali dimulai dengan tanggal di bagian atas, seperti dalam contoh Microsoft. Menulisnya, seperti yang Anda lihat dengan contoh ini - 7 Maret 2018 - lebih formal daripada jika Anda menuliskannya sebagai: 3/7/2018. Selain itu, jika Anda berkomunikasi dengan seseorang di luar negeri, selalu tulis itu, seperti yang Anda lihat dengan 7 Maret 2018; jika tidak, penerima mungkin akan bingung dengan konvensi menempatkan bulan lebih dulu.

Di banyak negara, konvensi adalah menulis hari pertama dan kemudian bulan. Menggunakan aturan pemformatan untuk 7 Maret 2018, Anda akan melihat 7 Maret 2018, dan juga ditulis sebagai 7/3/2018. Di AS, format 7/3/2018 akan menandakan 3 Juli 2018, bukan 7 Maret 2018.

Setelah tanggal, tekan "Enter" setidaknya sekali, untuk menandakan setidaknya satu carriage return antara garis. Setelah itu, tinggalkan carriage return untuk blok pengirim:

Dari: ____ (nama Anda)

Judul Anda

Perusahaan Anda

Nama

Alamat jalan

Kota, Zip Negara

Setelah blok pengirim, tekan "Enter" untuk menandakan carriage return tunggal, kemudian masukkan blok penerima, yang mengikuti format yang sama dengan blok pengirim.

Sejauh menyangkut jarak, Anda punya pilihan. Jika isi surat Anda pendek, Anda dapat menekan "Enter" dua atau tiga kali untuk menandakan dua atau tiga carriage return, sehingga Anda tidak membuat surat itu tampak terlalu pendek. Jika lebih panjang, tekan "Enter" dua kali. Idenya adalah bahwa ketika Anda telah menyelesaikan surat itu maka badan surat itu harus dipusatkan secara visual, sejauh apa pun itu mungkin. Selanjutnya, Anda akan menulis:

Penerima yang terhormat:

Perhatikan bahwa setelah nama penerima, Anda akan menggunakan titik dua - bukan koma atau tanda hubung. Dalam surat pribadi, Anda mungkin menggunakan koma, tetapi dalam surat bisnis atau profesional, Anda akan menggunakan tanda titik dua. Kemudian tekan "Enter" untuk menandakan carriage return.

Selanjutnya, datanglah isi surat itu. Saat menulis isi, ingatlah bahwa paragraf yang lebih pendek lebih mudah dibaca - Anda tidak ingin membanjiri pembaca dengan banyak informasi. Bentuk Microsoft dengan baik spasi seperti itu, dengan delapan baris surat itu dibagi menjadi tiga paragraf pendek.

Setelah isi surat, tekan "Enter" untuk menandakan pengembalian kereta tunggal. Kemudian, tulislah sebuah penutupan - sering kali, Anda akan menulis sebuah penutupan sederhana, seperti "Hormat" atau "Hormat Anda." Hindari menulis sebuah penutupan pribadi yang Anda hanya akan menulis kepada teman atau keluarga.

Selanjutnya, jika Anda menulis surat siput, tekan "Enter" sekali untuk menandakan kembalinya kereta tambahan untuk meninggalkan ruang untuk tanda tangan Anda. Jika Anda menulis email, tekan "Enter" dua kali, untuk menandakan dua pengembalian carriage. Setelah itu, ketikkan nama Anda, dan setelah nama Anda, ketikkan judul bisnis Anda, seperti yang Anda lihat di sini:

Patrick Gleeson

Direktur