Bagaimana Menjelaskan Variansi dalam Laporan Keuangan Bulanan

Perusahaan menggunakan analisis varians untuk membandingkan perubahan kinerja keuangan dari satu bulan ke yang berikutnya, atau mungkin dari seperempat ke yang lain atau dari tahun ke tahun. Biasanya, hasil keuangan aktual dibandingkan dengan anggaran, atau anggaran dibandingkan dengan perkiraan. Proses perbandingan ini dan variasi yang dihasilkan membantu manajemen mengidentifikasi masalah, menyelidiki masalah dan membuat perubahan dengan cepat. Membandingkan kinerja satu bulan dengan yang lain memberikan beberapa wawasan saat menyusun garis tren yang membandingkan data beberapa bulan berdampingan, yang dikenal sebagai "analisis horizontal, " dapat mengungkapkan perubahan mendadak dengan lebih mudah.

Merakit Data

Saat membandingkan data keuangan dari dua bulan yang berbeda, Anda memiliki bulan pertama dalam satu kolom, bulan kedua di kolom berikutnya, dan kolom ketiga menunjukkan perbedaan atau varians yang dihasilkan antara dua kolom pertama. Perusahaan biasanya melakukan jenis analisis ini pada laporan laba rugi. Misalnya, membandingkan data anggaran dengan kinerja aktual, Anda mungkin telah menganggarkan penjualan bulan ini sebesar $ 10.000. Penjualan aktual Anda adalah $ 8.000, sehingga Anda memiliki varian anggaran-ke-aktual $ 2.000.

Variansi Positif

Varians anggaran positif, atau menguntungkan, ketika hasil pendapatan aktual lebih tinggi dari ekspektasi anggaran, atau pengeluaran lebih rendah dari anggaran. Anda menganalisis varian ini dengan cara yang berhubungan langsung dengan item baris. Misalnya, jika Anda menemukan varians penjualan yang positif, Anda melakukan riset untuk mengetahui apakah itu disebabkan oleh harga penjualan yang lebih tinggi dari perkiraan, volume penjualan yang lebih besar, atau campuran produk yang lebih menguntungkan yang dibeli oleh pelanggan Anda. Untuk pengeluaran aktual yang masuk di bawah anggaran, Anda ingin meneliti dan memahami apakah penyebabnya adalah peristiwa satu kali atau jarang, apakah anggaran Anda didasarkan pada asumsi yang buruk, atau apakah perusahaan Anda menemukan cara untuk memotong biaya secara berkelanjutan, di antara kemungkinan penjelasan lainnya.

Varians negatif

Varians negatif terjadi ketika penjualan jatuh di bawah anggaran, atau pengeluaran melebihi anggaran. Baik varians positif dan negatif dapat dihasilkan dari peristiwa internal yang dapat dikontrol atau peristiwa yang tidak terkendali, yang seringkali didorong dari luar. Bergantung pada jenis perusahaan, seperti bisnis jasa versus bisnis yang memproduksi suatu produk, Anda dapat melakukan analisis varian hanya pada beberapa item baris yang paling relevan pada laporan laba rugi. Sebagai contoh, produsen mungkin fokus pada varians dalam harga pembelian inventaris atau hasil material, sementara perusahaan berbasis layanan mungkin lebih melihat varians efisiensi tenaga kerjanya.

Menjelaskan Hasil

Analisis varians berfungsi dengan baik sebagai alat untuk mengingatkan manajemen terhadap masalah bisnis potensial yang dapat memengaruhi penjualan atau biaya. Gunakan bahasa yang objektif, akurat, langsung, dan tidak emosional untuk menyajikan dan menjelaskan perbedaan, karena terlalu terlibat dalam penjelasan terperinci membuat sulit untuk mengidentifikasi masalah yang tepat dan solusi yang tepat.

Gunakan presentasi yang konsisten, seperti menyatakan varians, lalu alasan di baliknya, dan potensi yang dihasilkan atau efek aktual pada kinerja perusahaan. Apakah Anda membandingkan satu bulan hasil aktual dengan yang lain atau anggaran dengan kinerja aktual membuat perbedaan. Jika Anda meneliti perbedaan anggaran terhadap aktual, waspadalah terhadap perbedaan yang disebabkan oleh asumsi anggaran yang dibuat dengan buruk, atau politik internal perusahaan yang menyebabkan target anggaran dinyatakan dalam istilah yang lebih menguntungkan, namun kurang realistis.