Tujuan Komunikasi Bisnis

Sebagai pemilik usaha kecil, tergoda untuk melihat keadaan komunikasi saat ini sebagai sesuatu yang buruk. Buktinya ada di mana-mana; orang terburu-buru menjalani kehidupan sehari-hari mereka, dengan terburu-buru menyisir pesan teks, email, dan surat pos mereka untuk melihat apakah mereka telah melupakan sesuatu yang begitu mendesak, begitu kritisnya sehingga dunia dapat runtuh jika mereka tidak menanggapi teks atau pesan suara itu sekarang. .

Semua ini berserakan seperti ayam tanpa kepala menghadirkan kesempatan bagi Anda untuk menonjol di antara karyawan, pelanggan, vendor, tenaga penjualan, dan rekanan eksternal Anda, sebagai seseorang yang lebih profesional dalam bidang komunikasi. Anda adalah seorang komunikator profesional. Anda dapat membuat kesan berkelas pada semua orang yang Anda temui, karena Anda bersedia memperlambat langkahnya. Anda cukup pintar untuk mengetahui bahwa nama baik, merek, citra, dan reputasi Anda bergantung pada menjadi komunikator yang baik, sehingga Anda memutuskan untuk meningkatkan tujuan komunikasi bisnis Anda.

Sebanyak yang sudah Anda ketahui tentang komunikasi, Anda juga tahu bahwa Anda akan memiliki keuntungan berbeda dari pesaing Anda dengan memastikan bahwa Anda:

Memoles proses komunikasi dasar.
Pertimbangkan beberapa definisi komunikasi bisnis yang bermanfaat. Pahami karakteristik komunikasi bisnis yang jelas. Lihatlah tujuan komunikasi bisnis.

Memoles Komunikasi

Untuk saat ini, cobalah untuk tidak memikirkan pesan voicemail yang Anda tinggalkan di komputer seseorang atau email yang Anda kirim yang gagal mendapatkan respons. Meskipun ini jelas merupakan bentuk komunikasi, mereka satu arah. Sebagian besar bentuk komunikasi adalah pertukaran dua arah. Dengan cara ini, komunikasi "umum" dan komunikasi bisnis mengikuti beberapa langkah serupa:

Pengirim memikirkan sebuah ide.
Pengirim memutuskan bagaimana mengekspresikan ide dengan kata-kata - proses spesialis komunikasi memanggil "encoding."
Pengirim memilih media (telepon, email, pesan teks) untuk mengirim ide. * Pengirim mentransmisikan pesan.
Penerima menerima dan menerjemahkan (decode) pesan.
Penerima menawarkan umpan balik.

Tentukan Komunikasi Bisnis

Mungkin membantu untuk memperkuat pemahaman Anda dengan sebuah definisi, jadi pertimbangkan satu dari Kamus Bisnis. Ini mendefinisikan komunikasi sebagai:

“Proses dua arah untuk mencapai saling pengertian, di mana para peserta tidak hanya bertukar (meng-encode-decode) informasi, berita, ide dan perasaan tetapi juga menciptakan dan berbagi makna.”

Komunikasi "Umum" dibedakan dari komunikasi bisnis, karena konteks di mana pertukaran terjadi - dengan kata lain, dalam lingkungan bisnis. Ini adalah salah satu saat yang bermanfaat di mana ada banyak definisi komunikasi bisnis, memungkinkan Anda untuk menyatukan elemen-elemen yang Anda inginkan.

Satu definisi telah teruji oleh waktu, ditulis oleh Lawrence David Brennan dalam bukunya tahun 1960, "Komunikasi Bisnis." Perhatikan bagaimana ini menggarisbawahi pengaturan:

“Komunikasi bisnis adalah ekspresi, penyaluran, penerimaan, dan pertukaran gagasan dalam perdagangan dan industri. ”

Kamus Bisnis telah memperluas definisi ini dengan mengatakan bahwa komunikasi bisnis adalah:

“Pembagian informasi antara orang-orang dalam suatu perusahaan yang dilakukan untuk keuntungan komersial organisasi. Selain itu, komunikasi bisnis juga dapat merujuk pada bagaimana perusahaan membagikan informasi untuk mempromosikan produk atau layanannya kepada konsumen potensial . ”

Hasilnya adalah bahwa komunikasi bisnis dapat mengambil dua bentuk: internal dan eksternal. Jadi, beberapa komunikasi yang Anda bagikan ditujukan untuk dunia di luar sana, dan beberapa komunikasi yang Anda bagikan ditujukan untuk audiens internal Anda, artinya karyawan Anda dan kolega lainnya. Pikirkan komunikasi internal sebagai informasi rahasia atau hak milik.

Tidak mungkin Anda akan membatasi aliran informasi dengan cara lain. Dengan kata lain, tidak mungkin Anda akan berada dalam posisi berbagi informasi dengan audiens eksternal, sambil menyimpannya (atau berusaha menyimpannya) dari anggota audiens internal Anda. Mereka harus disimpan dalam lingkaran. Seperti yang dikatakan Komunikasi Bisnis:

"Komunikasi bisnis sangat penting untuk melakukan fungsi-fungsi manajemen dan untuk memastikan keberhasilan organisasi."

Fokus pada Karakteristik Bercerita

Pada titik ini, mungkin Anda mulai sadar bahwa sedikit lebih dari pengaturan dapat membedakan komunikasi bisnis dari komunikasi "umum" yang terjadi di dunia Anda. Jadi jika Anda pernah bertanya-tanya, "Apa saja karakteristik komunikasi bisnis?" Mencari beberapa kualitas berikut. Mereka mungkin tidak hadir di setiap komunike yang Anda kirim atau terima. Tetapi karena komunikasi bisnis juga memiliki tujuan, kemungkinan karakteristik tertentu akan muncul berulang kali. Komunikasi bisnis adalah:

Nyata. Komunikasi bisnis yang baik adalah faktual. Tidak ada yang bisa menenggelamkan reputasi bisnis lebih cepat daripada melaporkan statistik yang tidak akurat, setengah kebenaran, dan klaim yang berlebihan. Saat ini, orang memeriksa informasi untuk keakuratan, dan teknologi membuatnya relatif mudah bagi mereka untuk melakukannya. Bahan-bahan penjualan dan promosi bisnis memberikan beberapa peluang untuk membanggakan dan menyombongkan diri - selama klaim dapat didukung dan divalidasi. * Jelas. Komunikasi bisnis yang baik bebas dari pernyataan yang kabur dan tidak jelas . Penerima pesan seharusnya tidak pernah bertanya-tanya tentang apa pesan itu. ”Komunikasi yang jelas adalah“ dibantu ”dengan menggunakan kata-kata sederhana, bukan kata-kata yang rumit dan dengan menggunakan kalimat langsung dan deklaratif. Banyak orang merasa lebih mudah untuk mengikuti informasi ketika disajikan dalam bentuk bullet-point atau ketika disertai dengan grafik atau diagram. Elemen-elemen ini juga meningkatkan kejelasan.
Praktis. Komunikasi bisnis yang baik bermanfaat dan perlu. Apakah komunikasi itu berbentuk situs web bisnis, brosur, atau siaran pers, harus ada alasan yang mendukung mengapa komunikasi itu ada dan bagaimana orang bisa mendapat manfaat dari komunikasi itu.
Seringkali persuasif. Komunikasi bisnis yang baik berupaya untuk menggerakkan seseorang dalam kelompok internal atau eksternal untuk melakukan sesuatu. (Dan jika jelas, harus jelas apa “sesuatu” itu.) Beberapa pemilik bisnis melakukan kesalahan dengan mengabaikan kekuatan pesan bawah sadar dalam komunikasi mereka. Misalnya, memposting ucapan selamat ulang tahun perusahaan internal dan menunjuk "karyawan bulan ini" membutuhkan waktu dan usaha. Tetapi pesan persuasif yang tersirat harus jelas bagi karyawan yang tanggap: "Ini perusahaan yang peduli, jadi lakukan bagian Anda dan pedulikan perusahaan."
Strategis. Komunikasi bisnis yang baik direncanakan, diorganisasi, dan dilaksanakan sehingga mencapai tujuan khususnya.

Lihatlah Tujuan Komunikasi Bisnis

Seperti yang Anda duga, sasaran-sasaran itu bisa sangat beragam seperti anggota staf Anda. Bahkan, ketika Anda melihat-lihat kantor Anda, jenis-jenis komunikasi bisnis yang mengalir secara internal dapat mencerminkan bentuk, fungsi atau kepribadian berbagai departemen Anda. Beberapa tujuan komunikasi bisnis meliputi:

Berbagi informasi, yang mungkin mewakili sebagian besar komunikasi bisnis yang Anda kirim baik secara internal maupun eksternal. Informasi tersebut mungkin tepat waktu, seperti laporan penjualan dan hasil survei kepuasan pelanggan. Beberapa di antaranya mungkin sensitif, seperti laporan penghasilan Anda. Dan beberapa di antaranya mungkin ditandai "rahasia" dan terbatas hanya untuk orang-orang tertentu, seperti perubahan arah strategis di antara salah satu pesaing Anda. Tujuan utama dari jenis komunikasi ini adalah untuk mendidik dan mencerahkan. * Membujuk, yang mudah diasosiasikan dengan banyak orang dengan materi penjualan, iklan, dan pemasaran. Ketika jenis upaya persuasif ini dibuat dengan baik, penerima digerakkan dan bahkan ingin bertindak atas pesan tersebut. Tetapi "jaminan" yang mempromosikan produk atau layanan bisnis Anda hanya mewakili sebagian dari komunikasi bisnis persuasif yang mungkin Anda finesse sebagai pemilik usaha kecil. Menempatkan vendor atau pemasok yang keras kepala mungkin pada suatu titik membutuhkan daya tarik persuasif. Mencoba untuk memenangkan varian penetapan wilayah untuk bisnis Anda mungkin memerlukan beberapa upaya persuasif kepada pejabat pemerintah daerah dan daerah. Dan jangan lupakan karyawan Anda, yang mungkin pada suatu saat mempertanyakan kebijakan atau prosedur perusahaan yang baru. Email persuasif dari Anda mungkin hanya apa yang mereka butuhkan untuk meluruskannya.
Menilai kinerja dan memberikan umpan balik, yang akan disetujui banyak pemilik usaha kecil adalah keterampilan yang mereka kembangkan dari waktu ke waktu. Bagaimanapun, tidak ada seorang pun yang lahir sebagai penilai kinerja dan potensi manusia. Bentuk komunikasi bisnis ini biasanya ditunggu-tunggu oleh karyawan, terutama jika dikaitkan dengan kenaikan gaji. Karena ulasan adalah salah satu cara pemilik bisnis tetap bertanggung jawab kepada karyawannya, pemilik yang cerdas tetap pada jadwal dan memastikan bahwa ia memiliki sistem praktis untuk menilai kinerja karyawan.
Memotivasi, yang dapat menjalankan keseluruhan dari memo terima kasih yang dikirim ke semua karyawan hingga pengumuman kontes penjualan yang dikaitkan dengan hadiah mewah. Tidak ada yang tahu karyawan Anda lebih baik daripada Anda, jadi tidak ada yang tahu lebih baik bagaimana memotivasi mereka untuk mengikuti atau meningkatkan kaliber pekerjaan yang mereka hasilkan. Tujuan lain dari komunikasi bisnis yang memotivasi adalah untuk menumbuhkan persahabatan di tempat kerja, yang sering kali menghasilkan kesetiaan.
Memberi nasihat, yang mungkin Anda temukan sebagai salah satu bagian paling berharga dari peran Anda sebagai pemilik usaha kecil. Mungkin, karyawan Anda memandang Anda dan bergantung pada Anda untuk kepemimpinan - untuk memberi tahu mereka tidak hanya apa yang harus dilakukan tetapi bagaimana melakukannya dengan lebih baik. Sebagai bentuk komunikasi bisnis, saran dapat diarahkan kepada individu atau kelompok, tergantung pada keadaan. Dibuat dengan penuh pertimbangan dan dengan contoh-contoh bermanfaat untuk mengilustrasikan poin Anda, komunike ini dapat menjadi sumber daya yang berharga bagi karyawan. Menawarkan saran, pendapat, dan ide, yang dapat mengalir dua arah, dari Anda ke karyawan Anda atau dari mereka ke Anda. Bergantung pada struktur bisnis Anda, Anda mungkin juga memiliki manajer menengah yang Anda andalkan untuk menjaga alur ini terus berjalan. Saran, pendapat, dan ide bisa sangat menjanjikan untuk meningkatkan bisnis dengan berbagai cara - selama ego, persaingan, dan kecemburuan kompetitif tidak mengganggu. Juga, dibutuhkan komitmen dari pemilik bisnis yang percaya diri dan berpikiran terbuka untuk menjaga komunikasi seperti ini tetap berjalan. Pada hari-hari awal, banyak pemilik usaha kecil berjanji untuk mempertahankan "kebijakan pintu terbuka" untuk saran, pendapat, dan ide. Tetapi kemudian mereka akhirnya memohon pada pers waktu dan tanpa sadar memotong sumber daya yang berharga ini. Merekomendasikan instruksi atau pelatihan terkait pekerjaan, yang dapat Anda lakukan sendiri atau outsourcing kepada pihak ketiga. Either way, bentuk komunikasi bisnis ini bisa mengandung unsur persuasi, juga, terutama jika Anda mencurigai karyawan mungkin menolak rekomendasi tersebut. Karyawan Anda mungkin mengejutkan Anda: Biasanya, mereka akan menghargai kesempatan untuk memperluas pengetahuan mereka dan meningkatkan keterampilan mereka sambil juga meningkatkan nilai mereka kepada Anda. Instruksi dan pelatihan sering membutuhkan dua gelombang komunikasi: yang pertama mengumumkan pelatihan; yang kedua memberikan informasi pendukung, seperti bahan referensi.

Seperti halnya unsur-unsur lain dari bisnis kecil Anda, Anda pasti akan meningkatkan keterampilan komunikasi bisnis Anda dengan latihan. Jadi, jika Anda berpikir untuk mempekerjakan "sutradara kesan pertama?" Jangan repot-repot. Komunike Anda harus membuat kesan yang tepat yang akan membedakan Anda dari kerumunan yang terganggu di sekitar Anda.