Prosedur Buku Besar

Perangkat lunak akuntansi mencakup dua fitur utama: buku besar umum dan kemampuan pelaporan. Buku besar adalah bagian yang Anda gunakan untuk memasukkan transaksi harian dan sumber informasi untuk laporan keuangan. Meskipun membuat prosedur untuk menggunakan buku besar adalah praktik bisnis yang baik, penting ketika Anda memiliki lebih dari satu orang yang membuat entri.

Piutang

Banyak perusahaan menyusun departemen akuntansi mereka sehingga satu orang memasukkan informasi tentang piutang sedangkan karyawan lain menangani hutang. Ini membantu mencegah entri duplikat, meskipun pemegang buku berorientasi detail tunggal biasanya dapat melacak keduanya dalam buku besar umum. Jelaskan kepada karyawan akuntansi yang memiliki wewenang untuk memasukkan informasi piutang, dan tentukan apa yang dimaksud dengan piutang. Dalam kebanyakan kasus, ini adalah uang yang masuk ke perusahaan atau yang terutang kepada perusahaan, seperti pembayaran yang diterima atau diharapkan dari pelanggan. Buku besar melacak faktur terutang serta pembayaran yang telah dilakukan. Sangat membantu untuk menjadikannya prosedur standar bagi karyawan yang dapat menerima piutang untuk membuat slip setoran untuk pemasukan harian dan buku besar kelompok dengan nomor setoran. Ketika setoran diposting di rekening bank Anda, ia dapat menandai setoran tersebut sebagai selesai.

Hutang

Hutang akun biasanya ditangani oleh anggota senior staf akuntansi Anda jika Anda memiliki beberapa karyawan akuntansi. Hutang akun mencatat uang yang keluar dari perusahaan Anda, seperti pembayaran ke utilitas, vendor, dan karyawan sebagai penggajian. Karyawan Anda yang dibayar di akun membuat entri dalam buku besar umum saat membuat cek untuk pembayaran, dan ia menandainya sebagai bayaran saat cek membersihkan bank. Ini membantu dengan rekonsiliasi bulanan.

Penggunaan lainnya

Penghasilan tidak selalu datang dalam bentuk cek sederhana dari pelanggan. Buku besar memungkinkan Anda melacak pendapatan investasi, seperti bunga yang diperoleh. Ini juga memungkinkan Anda melacak penjualan modal, seperti ketika Anda menjual truk pengiriman untuk membeli yang baru. Selain tagihan dan pengeluaran bulanan yang diharapkan, Anda juga melacak pembelian satu kali - seperti truk pengiriman baru - di buku besar. Jika Anda memiliki beberapa rekening bank, seperti tabungan dan giro, semua transfer antar rekening harus dicatat dalam buku besar.

Rekonsiliasi

Setiap entri buku besar umum harus diberi kode akun berdasarkan jenisnya. Pembayaran ke perusahaan utilitas, misalnya, harus memiliki nomor akun yang sama, meskipun Anda mungkin menggunakan subaccount untuk memisahkan mereka lebih lanjut. Penghasilan dari sewa harus diklasifikasikan berbeda dari yang dari pembelian pelanggan. Ini membantu Anda menyelesaikan rekonsiliasi bulanan. Karyawan akuntansi senior Anda harus merekonsiliasi buku besar pada akhir setiap bulan untuk memastikan saldo sesuai dengan yang ada di rekening bank Anda. Jika tidak, ia harus meneliti masalah sampai buku besar berdamai. Melakukan rekonsiliasi bulanan membuat rekonsiliasi tahunan Anda jauh lebih sederhana dan memastikan laporan keuangan dan laba rugi Anda akurat sepanjang tahun.