Empat Jenis Data dalam Lembar Kerja

Apakah Anda bekerja untuk operasi kecil dan kecil atau milik perusahaan multinasional raksasa, spreadsheet cenderung menjadi alat yang tak ternilai untuk bisnis Anda. Semua perusahaan mengelola berbagai jenis data, hal-hal seperti daftar pelanggan, inventaris, piutang, kontak pemasaran, dan banyak lagi. Spreadsheet memudahkan memasukkan informasi ke dalam lembar kerja (satu tab atau "halaman" dari file lembar kerja) dan memanipulasi informasi untuk presentasi dan analisis. Meskipun ada banyak jenis data yang berbeda (dan banyak cara untuk menggambarkannya), bisnis Anda mungkin bergantung pada empat jenis informasi utama untuk manajemen data Anda.

Dolar, Dolar, Dolar!

Apa yang bisa lebih penting bagi bisnis daripada melacak uang yang masuk dan uang yang Anda belanjakan. Spreadsheet adalah alat yang ideal untuk melihat dan menganalisis pergerakan uang masuk dan keluar dari bisnis Anda. Anda dapat memformat segmen lembar kerja Anda - pilih kolom, baris atau rentang sel - untuk mengenali entri numerik sebagai mewakili uang. Perangkat lunak Anda akan secara otomatis menerapkan pemformatan yang Anda pilih untuk entri uang, seperti menerapkan tanda dolar pada entri dan menampilkannya dengan dua tempat desimal untuk mewakili sen. Ada banyak cara Anda dapat memodifikasi tampilan, misalnya, dengan memilih unit mata uang selain dolar AS atau menghilangkan entri sen, yang berguna untuk jumlah dolar besar.

Mengelola Angka

Bisnis melacak banyak sekali data numerik selain uang. Beberapa di antaranya adalah penghitungan langsung, hal-hal seperti jumlah kendaraan dalam armada perusahaan atau berapa kali masing-masing klien Anda telah dihubungi melalui telepon. Nomor lain lebih representasional, seperti nomor telepon pelanggan atau nomor Jaminan Sosial staf Anda. Beberapa bisnis memiliki kebutuhan untuk memelihara daftar data numerik yang lebih terspesialisasi, seperti bidang lintang dan bujur atau angka distrik kongres.

Spreadsheet Anda juga menawarkan banyak opsi pemformatan untuk jenis angka ini. Anda dapat membuat angka muncul dengan atau tanpa koma, atau dengan gaya standar dengan tanda hubung dan tanda kurung yang sesuai. Anda mungkin ingin nomor telepon Anda muncul dengan kode area dalam tanda kurung, misalnya, atau nomor Jaminan Sosial untuk memasukkan tanda hubung di tempat yang sesuai.

Teks sebagai Tipe Data

Nama pelanggan, deskripsi produk, kota, negara, alamat email - semua ini dan lebih banyak lagi - secara rutin dimasukkan ke dalam spreadsheet dalam format teks. Teks tidak diragukan lagi adalah bentuk data. Misalnya, spreadsheet Anda hampir secara instan dapat mengabjadkan daftar nama yang panjang karena mengenali entri teks sebagai data dan dapat memanipulasi mereka dengan tepat.

Berikan pertimbangan cermat untuk bidang entri teks Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin memasukkan nama depan pelanggan di bidang terpisah dari nama keluarga. Ini memudahkan pengurutan daftar menurut abjad pada nama depan atau belakang. Demikian pula, memasukkan alamat lengkap dalam sel tunggal mungkin tidak berguna seperti membagi alamat menjadi bidang yang terpisah, seperti Kota, Negara dan Kode Pos untuk memungkinkan pengurutan cepat pada parameter ini.

Tip

• Tanggal dapat ditulis dalam format teks atau dalam format numerik standar. Jika Anda mengidentifikasi bidang data atau rentang sel dalam lembar kerja Anda sebagai entri tanggal, spreadsheet Anda dapat dengan mudah mengkonversi bolak-balik antara representasi numerik dan teks.

Rumus Lembar Kerja

Meskipun bukan data, tepatnya, kemampuan untuk memasukkan formula adalah fitur penting dari manajemen data dalam spreadsheet. Bayangkan diminta meninjau penjualan selama lima tahun terakhir untuk masing-masing lebih dari seribu produk untuk melihat di mana penjualan meningkat dan di mana mereka jatuh. Melakukan tugas seperti ini secara manual akan memakan waktu berhari-hari, jika tidak berminggu-minggu, dan melibatkan kebosanan yang luar biasa. Tetapi dengan satu atau dua formula yang dibuat dengan baik, spreadsheet dapat mengelola tugas dalam hitungan detik.