Lima Karakteristik Pesan Bisnis

Meskipun mengajukan ide, meminta penjualan dan melakukan pertemuan bisnis paling efektif dalam pengaturan tatap muka, kadang-kadang profesional diminta untuk meninggalkan pesan. Saat mengirim email terkait bisnis dan berbicara ke mesin penjawab, Anda masih dapat melakukan promosi yang efektif. Banyak situs web bisnis dan sumber daya manusia menyediakan daftar tujuh, 10 atau bahkan 12 sifat umum dari pesan bisnis yang sukses. Anda dapat mencapai komunikasi yang efektif dengan rekanan dan klien dengan menerapkan hanya lima karakteristik utama.

Kesopanan dan Nada Bicara

Apakah dikomunikasikan melalui telepon atau email, pesan bisnis harus memiliki nada santai, menyenangkan dan percakapan. Penting bagi Anda untuk berbicara dengan ramah dan mengundang yang mendorong respons dari penerima. Menahan diri agar tidak terdengar emosional, konfrontatif, atau mengeluh. Alih-alih, bersikap sopan, menggunakan kata-kata dan frasa positif seperti "tolong, " "terima kasih, " "dengan tulus, " "Kami menghargai, " dan "salam." Anda harus bertanya pada diri sendiri, "Apakah saya senang membaca ini?" menurut Roger Reynolds, Presiden dan CEO ABCO Payroll Services Inc.

Keringkasan yg padat isinya

Ringkas adalah elemen komunikasi bisnis yang sangat penting. Berusahalah untuk menyampaikan maksud Anda dengan sopan dan berikan ide atau perhatian Anda sesedikit mungkin. Hindari penggunaan kalimat yang dijalankan, ekspresi yang panjang dan hindari konten yang berulang. Concision menghemat waktu dan uang untuk kedua belah pihak, menurut situs web Explore HR. Dengan menghilangkan kata-kata yang tidak perlu dan hanya memberikan salam sopan, pernyataan yang relevan dan undangan untuk merespons, Anda menunjukkan pentingnya ide atau masalah Anda. Reynolds menyarankan agar Anda langsung menuju ke subjek pesan, hindari kata-kata dan ungkapan "pengisi" dan jangan mengulangi korespondensi sebelumnya.

Kebenaran dan Akurasi

Meninggalkan pesan atau mengirim email dengan informasi atau konten yang salah tidak hanya memalukan, juga tidak profesional, menghabiskan waktu, dan mahal. Ketika kesalahan dalam pesan bisnis termasuk nama yang salah eja atau informasi pribadi penerima, itu menjadi ofensif juga. Sebelum mengirim email atau memanggil nomor klien atau rekanan, pastikan Anda telah memeriksa kebenaran Anda dan memverifikasi semua nomor atau jumlah yang berlaku. Selalu pastikan Anda memiliki nama, ejaan dan pengucapan yang benar dari orang yang dihubungi untuk komunikasi tertulis dan verbal. Saat mengirim pesan tertulis, selalu gunakan tata bahasa, ejaan, tanda baca, dan koreksi yang benar sebelum mengirim.

Kejelasan dan Presisi

Kejelasan adalah salah satu komponen terpenting dari pesan bisnis yang sukses. Anda harus dengan jelas menyatakan bisnis Anda tanpa berbelit-belit, menurut pelatih komunikasi bisnis Ric Phillips. "Nyatakan dengan jelas tujuan atau keinginan Anda, dan orang-orang akan menghormati Anda atas kepemimpinan dan gagasan Anda, " kata Phillips. Gunakan istilah yang umum, kalimat pendek dan hindari istilah teknis dan jargon bisnis untuk menghilangkan kemungkinan kebingungan atau dugaan bagi pembaca atau penerima panggilan. Seharusnya tidak perlu bagi penerima untuk mempertanyakan, menguraikan atau menerjemahkan maksud pesan Anda.

Kekonkretan

Baik Reynolds dan Explore HR menyarankan cara-cara untuk memastikan konkret konten Anda, yang penting untuk efektivitas pesan bisnis Anda. Tujuannya adalah untuk menciptakan gambar yang jelas dan pemahaman yang jelas tentang pesan Anda di dalam kesadaran penerima Anda. Gunakan kata kerja yang dapat ditindaklanjuti, deskripsi yang jelas dan spesifik, bahasa yang konkret untuk membangkitkan minat. Gunakan fakta dan angka daripada generalisasi yang tidak jelas. Jadilah se deskriptif dan pasti mungkin tanpa mengorbankan keringkasan.