Panduan Perencanaan Pemeliharaan Fasilitas

Pemeliharaan fasilitas tidak glamor, tetapi merupakan bagian mendasar dari melakukan bisnis ketika Anda memiliki atau mengoperasikan fasilitas, baik itu sekolah, auditorium atau pemadam kebakaran. Pemeliharaan membantu Anda menghindari biaya yang dapat dicegah dan tanggung jawab hukum yang dapat terjadi ketika sistem, peralatan, atau struktur meluruh ke titik yang tidak berkinerja memadai atau menimbulkan bahaya. Pemeliharaan fasilitas paling baik dilakukan sesuai dengan rencana dan rutinitas.

Sistem pelaporan

Orang-orang selain staf pemeliharaan fasilitas Anda sering menjadi orang pertama yang memperhatikan masalah pemeliharaan. Untuk memanfaatkan kesadaran dan kedekatan mereka dengan masalah yang mungkin mudah diabaikan, kembangkan dan terapkan sistem pelaporan yang jelas dan sederhana sehingga orang-orang di dalam organisasi Anda dapat mengirimkan permintaan pemeliharaan atas nama mereka sendiri dan atas nama pelanggan atau klien. Masukkan mekanisme untuk tindak lanjut sehingga staf fasilitas dapat meminta informasi lebih lanjut jika perlu.

Daftar Inspeksi

Buatlah daftar semua peralatan atau lokasi yang dapat diservis dan tetapkan interval inspeksi reguler untuk mereka berdasarkan keselamatan, penggunaan, dan umur desain. Sertakan deskripsi yang relevan dari setiap proses inspeksi untuk kepentingan karyawan saat ini dan masa depan. Dengan mengidentifikasi inspeksi apa yang perlu terjadi dan seberapa sering mereka perlu terjadi, Anda dapat menjaga semua orang aman dan menangkap masalah pemeliharaan sebelum berkembang menjadi sesuatu yang lebih serius atau mahal.

Memprioritaskan Resolusi Masalah

Sebagian besar perusahaan memiliki anggaran pemeliharaan fasilitas yang terbatas, dan praktik akuntansi yang baik membutuhkan pelacakan semua pengeluaran modal secara cermat. Akibatnya, Anda mungkin tidak memiliki uang atau tenaga kepegawaian untuk menyelesaikan semua masalah secara bersamaan. Ini membantu untuk memiliki sistem prioritas di tempat untuk memastikan Anda selalu memiliki dana untuk masalah yang paling mendesak dan menyelesaikannya sesegera mungkin. Masalah yang tidak terlalu mendesak dapat diselesaikan karena dana dan tenaga kerja memungkinkan, dan beberapa masalah mungkin perlu menunggu sampai siklus anggaran berikut.

Perencanaan strategis

Masalah pemeliharaan individu dapat menjadi mahal dan menyelesaikannya bisa menjadi tidak efisien jika Anda tidak mengoordinasikannya dalam konteks rencana strategis. Misalnya, tidak masuk akal untuk menghabiskan waktu staf dan menggunakan suku cadang untuk memperbaiki motor sistem pemanas dan pendingin udara yang tidak berfungsi hanya untuk merobeknya habis dua minggu kemudian karena penggantian yang dijadwalkan. Dengan mengikuti rencana strategis, Anda dapat menghemat uang dan sumber daya.