Contoh Menulis Catatan Luar Biasa pada Karyawan

Sebagai manajer bisnis kecil yang sibuk, Anda mungkin berpikir Anda tidak punya cukup waktu untuk mendokumentasikan karyawan. Tetapi mempertahankan catatan yang bagus pada bawahan Anda benar-benar dapat menghemat waktu Anda. Catatan Anda akan sangat penting untuk mendisiplinkan karyawan, atau jika Anda pada akhirnya perlu menanggapi keluhan, banding atau diskriminasi. Bahkan tugas-tugas umum seperti menyiapkan evaluasi karyawan akan lebih mudah - dan penggambaran yang lebih akurat - jika Anda memiliki contoh untuk sepanjang tahun di tangan dalam catatan Anda.

Terperinci

Buat catatan yang cukup terperinci yang membutuhkan penjelasan minimal. Buat catatan tetap sederhana dan hindari jargon, slang atau akronim khusus industri. Ingatlah bahwa catatan Anda suatu hari nanti bisa menjadi subjek sidang arbitrase atau penyelidikan Komisi Kesempatan Kerja yang Setara, dan arbiter atau penyelidik harus dapat mengikuti catatan tersebut. Sertakan informasi spesifik tentang masalah tersebut, serta jabatan pekerjaan karyawan, tugas-tugas yang ditugaskan kepadanya dan hubungan Anda dengannya. Ini akan membantu pembaca meletakkan informasi dalam konteks. Tulis catatan Anda sesegera mungkin setelah kejadian, untuk memastikan Anda memasukkan semua informasi terkait. Menunggu terlalu lama akan membuat Anda sulit mengingat semua detail.

Nyata

Buat catatan Anda faktual dan jangan berlebihan. Menulis "John selalu argumentatif, " atau "John tidak pernah tepat waktu" mengurangi kredibilitas dokumentasi Anda. Alih-alih, tulis sesuatu yang lebih spesifik: "John terlambat pada 11 dari 22 hari kerja di bulan Oktober." Gambarkan poin Anda dengan data statistik, yang juga memastikan dokumentasi Anda faktual. Meskipun pernyataan bahwa kinerja John "benar-benar buruk" mungkin benar, tunjukkan kejujuran catatan Anda dengan menyebutkan bahwa tingkat kesalahan John secara konsisten di atas 60 persen, sedangkan tingkat kesalahan rata-rata anggota tim lainnya - termasuk karyawan baru melakukan tugas yang sama - kurang dari 5 persen.

Objektif

Jangan menilai perilaku karyawan. Jaga nada suara Anda netral dan objektif. Alih-alih menulis, "Kemalasan Jane berlanjut pada hari Selasa. Dia berguling dengan baik setelah waktu istirahat dan memiliki sikap buruk yang biasa ketika saya berbicara dengannya tentang hal itu, " menyatakan "Jane terlambat 15 menit dari istirahatnya pada hari Selasa. Alasan mengapa, dia memutar matanya dan berjalan pergi tanpa menjawab. " Tetaplah profesional dan jangan biarkan frustrasi Anda masuk ke dalam dokumentasi, karena ini akan sangat mengganggu integritas dan kegunaan catatan Anda.

Tanggal, Waktu, dan Tanda Tangan

Sertakan tanggal dan waktu - dari kedua insiden tersebut, dan ketika Anda menulis dokumentasi - dalam catatan Anda. Tanpa tanggal, dokumentasi tidak dapat selalu digunakan untuk membuktikan insiden yang terjadi. Meskipun email adalah alat yang berguna untuk mengkonfirmasikan percakapan - karena itu berisi tanggal, waktu, penerima dan bahkan dapat diatur untuk memberikan bukti pengiriman dan penerimaan - pastikan Anda tidak mengganti konseling tatap muka dengan percakapan email. Catatan Anda seharusnya tidak mengejutkan karyawan. Jika catatan berisi sesuatu yang penting, pertimbangkan untuk meminta karyawan menandatangani tanda terima informasi tersebut. Jelaskan bahwa penandatanganan untuk penerimaan dokumentasi tidak selalu merupakan kesepakatan dengan isinya.