Komunikasi yang Efektif & Efisien

Pemilik bisnis dan karyawan dengan keterampilan komunikasi yang baik dapat secara efektif berkontribusi pada budaya tempat kerja dan memiliki dampak yang lebih besar pada pelanggan. Keterampilan komunikasi penting ketika berkolaborasi dalam proyek, memberikan layanan kepada pelanggan, berbagi ide dalam sesi pelatihan dan berpartisipasi dalam beragam situasi bisnis lainnya. Orang yang dapat mengirim dan menerima pesan dengan jelas berfungsi sebagai perwakilan dari merek perusahaan dan lebih efektif dalam pekerjaan mereka.

Mendengarkan Aktif

Pengusaha dan karyawan harus berlatih mendengarkan secara aktif dalam interaksi mereka dengan pelanggan dan rekan kerja. Misalnya, penyelia yang mengelola 10 karyawan akan memiliki waktu terbatas untuk memberikan arahan kepada setiap karyawan. Jika karyawan tidak hadir pada penyelia mereka menggunakan mendengarkan aktif, mereka akan memiliki lebih banyak pertanyaan di akhir dan membuang waktu penyelia, mengulangi apa yang telah dijelaskan. Karyawan harus jelas dalam apa yang mereka katakan kepada publik, seperti dalam menangani keluhan pelanggan. Mereka harus mendengarkan setiap masalah pelanggan dan menyatakan dengan jelas apa yang dapat mereka lakukan, jika ada, untuk menyelesaikan masalah. Untuk kedua skenario, mendengarkan aktif memerlukan memperhatikan petunjuk yang diberikan seseorang, baik dalam kata-kata yang diucapkan maupun dalam ekspresi non-verbal, sebelum mengirim pesan balasan. Setelah pesan diterima, seringkali perlu untuk menyatakan kembali apa yang didengar untuk mengklarifikasi pesan.

Komunikasi Tim

Pemilik bisnis ingin membangun tim karyawan yang memahami cara berkomunikasi secara efektif dalam kelompok. Sebagai contoh, pengusaha ingin orang untuk mengekspresikan ide mereka dengan jelas dalam pertemuan kelompok menggunakan kata-kata, ekspresi nonverbal, dan gerak tubuh. Mereka juga harus mengekspresikan emosi mereka dan mengklarifikasi apa yang mereka anggap sebagai pemikiran dan perasaan orang lain dalam sebuah tim. Menyadari iklim tim Anda juga penting. Cari ketegangan yang muncul di antara rekan kerja tertentu dan atasi secara profesional sebelum mereka menghasilkan konflik yang lebih besar. Terkadang, karyawan juga dapat memimpin dalam memecahkan masalah yang dihadapi oleh suatu kelompok dan membantu kelompok tersebut bekerja secara efektif menuju solusi.

Komunikasi internal

Yang terbaik adalah memeriksa bagaimana karyawan berkomunikasi secara efisien untuk memaksimalkan aliran kerja dan produktivitas individu. Ini termasuk menjadi model komunikasi efisien yang baik. Misalnya, karyawan dapat menghabiskan banyak waktu mengetik komunikasi yang akan diedarkan di sekitar organisasi. Michael Schrage dari Harvard Business Review Blog Network menyarankan Anda untuk membuat email dengan benar pertama kali dengan asumsi bahwa itu akan diteruskan ke orang lain di tempat kerja. Dengan cara ini, Anda tidak akan membuang waktu untuk kembali ke email asli dan mengeditnya ketika Anda siap untuk membaginya. Bagikan kiat ini dengan karyawan. Mereka perlu mengedit email mereka untuk menghindari membingungkan karyawan lain, yang justru menurunkan produktivitas.

Teknologi vs. Interaksi Manusia

Untuk komunikasi yang efektif dan efisien, Anda harus yakin bahwa Anda menggunakan format komunikasi yang paling tepat. Anda bisa menghabiskan terlalu banyak waktu berbagi instruksi dengan pekerja dengan mengetik email di komputer atau perangkat seluler. Terkadang, lebih efisien berjalan-jalan di kantor dan mengomunikasikan harapan Anda dengan cepat. Anda juga dapat menggunakan telepon, memo antar kantor, obrolan video atau ruang kerja virtual untuk berkomunikasi dengan karyawan. Jika ada kemungkinan Anda akan disalahpahami menggunakan teknologi, gunakan komunikasi tatap muka dengan karyawan, terutama untuk disiplin dan menyelesaikan konflik antara pekerja.