Penyebab Duplikat di QuickBooks

QuickBooks menyediakan alat akuntansi yang kuat untuk membantu Anda mengelola keuangan perusahaan Anda. Entri duplikat tidak hanya membuat kebingungan ketika dering penerimaan penjualan dan menjalankan laporan, tetapi mereka juga dapat memperlambat database QuickBooks. Menghapus entri ini dan mempelajari cara menghindari duplikat di tempat pertama dapat membantu menjaga perangkat lunak QuickBooks Anda berjalan ramping, cepat dan efisien.

Mengimpor Daftar dan Transaksi

Duplikat dapat terjadi ketika Anda mengimpor daftar dan transaksi dari program eksternal ke file data perusahaan Anda. Program yang didukung yang dapat mengimpor ke QuickBooks termasuk Microsoft Excel, program spreadsheet lainnya dan aplikasi yang ditambahkan ke instalasi QuickBooks default. Selain itu, utilitas Rebuild Data dapat membuat transaksi duplikat dalam upaya untuk memulihkan transaksi yang tidak dapat dipulihkan.

Titik penjualan

Pelanggan sesekali masuk dua kali dalam daftar pelanggan dalam sistem Point of Sale Anda. Jika seorang karyawan memasukkan nama dengan tidak benar, sertakan nama tengah dalam satu entri dan tinggalkan di yang lain atau tidak memeriksa untuk melihat apakah pelanggan sudah ada, entri duplikat dapat terjadi. Anda dapat menghapus duplikat ini di Point of Sale dan QuickBooks. Untuk menggabungkan pelanggan duplikat, pilih catatan pelanggan yang ingin Anda gabungkan dan pilih menu "Saya Ingin" dan klik opsi "Gabungkan". Konfirmasikan penggabungan dengan memilih opsi "Gabungkan Pelanggan".

Transaksi yang Diunduh

Memasukkan transaksi secara manual dan menggunakan fitur pembaruan otomatis dapat membuat entri transaksi rangkap. Untuk menghindari ini, Anda dapat menonaktifkan pengunduhan riwayat transaksi dari situs web bank Anda. Opsi yang lebih baik melibatkan penggunaan fitur rekonsiliasi untuk mencocokkan transaksi yang diunduh dengan transaksi yang dimasukkan secara manual. Pilih menu "Perbankan" dan pilih "Rekonsiliasi" dari daftar opsi. Kemudian pilih akun dengan entri duplikat, data laporan, dan ikuti petunjuk di wisaya untuk merekonsiliasi transaksi Anda dan menghapus entri duplikat yang sebenarnya.

Menemukan dan Memperbaiki Duplikat

File QBwin.log menyimpan informasi tentang transaksi duplikat. Setelah Anda membuka file, ketik "Ctrl-F" untuk membuka jendela Find. Cari kata duplikat di salah satu entri lalu cocokkan dengan duplikat dengan nama, akun atau pesan yang terkait dengan file duplikat. Untuk menyelesaikan nama file duplikat, buka pelanggan terkait, vendor, atau daftar inventaris dan ubah ejaan untuk setiap duplikat. Anda harus mengubah setidaknya satu karakter untuk menyelesaikan duplikat.