Apa Tanggung Jawab Departemen SDM untuk File Personil Rahasia?

Apakah file kertas atau catatan personil elektronik, departemen sumber daya manusia Anda memiliki tugas untuk melindungi informasi pribadi dan yang terkait dengan pekerjaan karyawan. Kerahasiaan sangat penting untuk integritas departemen SDM Anda dan reputasi organisasi Anda. Anggota staf SDM dipercayai dengan informasi pribadi dan rahasia tentang organisasi dan karyawannya. Pelanggaran kerahasiaan menyebabkan karyawan kehilangan kepercayaan pada departemen dan mempertanyakan kompetensi departemen SDM.

Isi

File personel berisi informasi sensitif tentang karyawan yang terkait dengan kompensasi, kinerja pekerjaan, kontak pribadi, riwayat kerja dan dokumentasi kelayakan kerja, yang sering kali mencakup salinan kartu Jaminan Sosial karyawan, SIM, SIM, paspor AS, atau otorisasi kerja. Berdasarkan pada jenis informasi dalam file-file ini, sangat penting bahwa HR membangun kontrol akses dan menjaga kerahasiaan data karyawan.

Informasi medis

Undang-undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan mensyaratkan kerahasiaan informasi yang terhubung dengan asuransi kesehatan yang disediakan oleh pemberi kerja. Undang-undang Amerika dengan Disabilitas dan Undang-Undang Informasi Non-diskriminasi Genetik melarang pengungkapan informasi kesehatan dan informasi terkait kesehatan karyawan. Praktik terbaik SDM merekomendasikan bahwa pengusaha membuat file terpisah untuk informasi rahasia karyawan seperti pilihan asuransi kesehatan, rincian cedera kompensasi pekerja, akomodasi untuk pekerja dengan disabilitas dan dokumen yang terkait dengan cuti di bawah UU Cuti Keluarga dan Medis. Selain itu, SDM harus menunjuk petugas privasi yang memiliki akses tunggal ke file-file ini. File-file tersebut harus disimpan dengan aman di lokasi yang berbeda dari file pekerjaan biasa dan dapat diakses oleh orang lain dengan permintaan yang disampaikan kepada petugas privasi departemen SDM.

Tanggung jawab staf

Kewajiban SDM untuk menjaga kerahasiaan yang ketat juga berlaku untuk diskusi tentang masing-masing karyawan, tindakan ketenagakerjaan dan masalah departemen SDM. Anggota staf SDM harus mendiskusikan hal-hal yang terkait dengan pekerjaan berdasarkan kebutuhan untuk mengetahui. Bahkan diskusi departemen tentang informasi karyawan harus diatur; Staf SDM harus menahan diri untuk tidak terlibat dalam percakapan yang tidak terkait pekerjaan tentang karyawan berdasarkan informasi dalam file personel. Selain itu, staf SDM harus berhati-hati dalam mengungkapkan informasi rahasia kepada karyawan di luar departemen SDM yang memiliki persahabatan dengan mereka.

File Investigasi

Ketika seorang anggota staf SDM menangani penyelidikan di tempat kerja, tindakan normal adalah membuat file untuk pernyataan saksi, salinan penelitian hukum, catatan tentang kredibilitas saksi dan tindakan ketenagakerjaan yang direkomendasikan oleh pimpinan SDM atau penasihat hukum. Meskipun investigasi di tempat kerja dapat melibatkan satu atau lebih karyawan, jangan pernah menyimpan materi investigasi dalam file personel karyawan yang terlibat dalam investigasi. Mempertahankan folder file terpisah untuk materi investigasi sangat penting. Materi yang terkandung dalam arsip karyawan dapat ditemukan jika masalah tersebut meningkat dari pengaduan informal ke pengaduan resmi atau litigasi yang diajukan ke lembaga penegak pemerintah atau pengadilan. Dapat ditemukan berarti agen atau pengadilan dapat meminta untuk memeriksa materi, yang dapat secara serius mempengaruhi pembelaan hukum majikan.

File Departemen

Banyak pengusaha memiliki dua set file personel untuk karyawan, file ketenagakerjaan dan file departemen, juga disebut file supervisor. Pengawas dan manajer menyimpan file departemen untuk karyawan mereka, yang berisi informasi spesifik tentang kinerja, catatan kehadiran dan pengawas serta umpan balik. File-file ini tidak boleh berisi informasi yang berkaitan dengan kesehatan atau medis dan harus dijaga kerahasiaannya, seperti di laci terkunci yang hanya dapat diakses oleh penyelia.