Apa Tugas Ketua di Organisasi Sukarela?

Istilah "organisasi sukarela" dapat merujuk pada berbagai struktur organisasi formal dan informal. Beberapa adalah struktur nirlaba, sementara yang lain adalah badan amal dengan misi untuk melayani. Ada organisasi sukarela informal lain seperti klub lokal tempat orang berpartisipasi secara sukarela karena tujuan, sebab atau cara berpikir yang sama. Sebagian besar organisasi, bahkan yang informal, memiliki beberapa struktur untuk membuat organisasi bekerja menuju tujuannya dan mencegah kekacauan ketika menyangkut pendelegasian tugas. Tugas ketua berkisar pada peran kepemimpinan internal dan eksternal. Organisasi dapat menetapkan tugas seorang ketua berdasarkan ukuran, kebutuhan dan tingkat pengalaman relawan dalam organisasi.

Struktur Organisasi Sukarela

Organisasi sukarela biasanya merupakan entitas perusahaan yang diakui oleh IRS untuk memiliki beberapa tingkat pembebasan pajak. Istilah ini menghasilkan pemikiran entitas nirlaba seperti amal, tetapi tidak setiap organisasi sukarela adalah amal. Tentu saja, badan amal populer seperti The March of Dimes atau Susan B Komen Foundation adalah badan amal yang mengumpulkan dana untuk kesadaran dan dana penelitian. Mereka menikmati IRS 501 (c) (3) berstatus bebas pajak. Namun, asosiasi pemilik rumah, masyarakat persaudaraan atau asosiasi perdagangan juga merupakan organisasi yang dikecualikan, di bawah kode IRS 501 lainnya yang memiliki partisipasi sukarela. Organisasi-organisasi lain ini tidak memenuhi misi amal tetapi malah memenuhi tujuan kolektif yang sering tetap internal untuk kelompok sukarela.

Untuk diakui sebagai organisasi bebas pajak, kelompok sukarela harus telah membentuk badan usaha formal, memperoleh nomor identifikasi pajak dan mengajukan permohonan pembebasan. Pembebasan IRS membutuhkan daftar anggota dewan, sejarah keuangan yang ada atau proyeksi anggaran keuangan dan penggunaan dana. Dewan direksi harus memiliki presiden atau ketua serta bendahara dan sekretaris untuk patuh. Ada kalanya dalam organisasi baru atau sangat kecil satu orang mengisi lebih dari satu peran. Dalam organisasi yang lebih besar, peran ini dan yang lainnya seperti wakil presiden, wakil ketua, anggota parlemen, dan sebagainya, diisi oleh sukarelawan yang dipilih oleh keanggotaan kolektif organisasi.

Ringkasan Tugas Ketua

Ketua adalah tokoh otoritas kepala dalam organisasi. Tidak seperti direktur yang bekerja untuk memenuhi suara dan persetujuan dewan direksi, ketua berfungsi seperti CEO perusahaan. Tugas pemimpin ini dapat secara umum atau khusus diuraikan dalam anggaran rumah tangga atau artikel pendirian perusahaan. Ketua duduk di kepala rapat dewan, menetapkan dan menjalankan agenda rapat untuk meninjau dan menyetujui pengeluaran anggaran, sumber pendapatan, dan kebutuhan serta keprihatinan organisasi. Misalnya, agenda rapat dewan mungkin meninjau anggaran untuk tahun fiskal berikutnya untuk menyetujuinya, menentukan apakah iuran keanggotaan saat ini atau upaya penggalangan dana memenuhi kebutuhan anggaran dan menetapkan kalender kegiatan untuk acara dan penggalangan dana yang akan dilakukan organisasi di tahun berikutnya periode waktu.

Di luar rapat dewan direksi, ketua bertanggung jawab untuk menangani operasi harian. Dia akan mendelegasikan tugas-tugas seperti memimpin acara, mengorganisir kampanye pers atau mensurvei keanggotaan. Ia juga bertanggung jawab atas kesehatan keuangan organisasi, dengan bantuan bendahara organisasi. Ketua organisasi yang lebih kecil cenderung menjadi titik pengumpulan masalah, brainstorming atau isu-isu lain yang dimiliki dan bekerja untuk solusi, kompromi, dan inovasi.

Anggaran Rumah Tangga dan Tugas Organisasi

Biasanya, anggaran rumah tangga organisasi dibuat pada awal organisasi. Bergantung pada ukuran dan pengalaman mereka yang membuat anggaran rumah tangga, mereka mungkin tidak lengkap atau versi kontemporer dari apa yang dibutuhkan organisasi untuk beroperasi. Dalam organisasi sukarela, biasanya, tergantung pada pendiri organisasi untuk membuat tugas anggota dewan termasuk tugas ketua, atau diserahkan kepada keanggotaan. Jika anggaran rumah tangga tidak mengharuskan keanggotaan untuk menyetujui perubahan, hal ini membuat banyak hal tergantung pada kebijaksanaan ketua dan dewan direksi.

Contoh uraian anggaran rumah tangga umum untuk tugas ketua dapat meliputi:

Tetap menjadi anggota Dewan yang aktif
Bekerja dengan Dewan untuk memenuhi misi organisasi
Diatur oleh Dewan Direksi tetapi berfungsi sebagai pemimpinnya untuk secara kolektif menetapkan kebijakan
Mengatur agenda Rapat Dewan dan memimpin rapat
Menunjuk direktur komite
Memediasi masalah antara anggota dewan dan anggota organisasi
Merupakan organisasi kepada pihak luar secara profesional
Membantu dewan dalam menetapkan prioritas dan rencana aksi
Memfasilitasi perencanaan strategis dengan dewan direksi
Mengatasi dan membahas masalah yang dihadapi dengan anggota Dewan dan pemangku kepentingan terkait
Mengevaluasi hasil organisasi dalam mencapai tujuan dan misinya
Pantau laporan keuangan dan bekerja dengan anggota Dewan untuk tetap patuh
Melakukan semua tanggung jawab yang ditunjuk lainnya sebagaimana ditugaskan dan disetujui oleh Dewan

Daftar ini bisa lebih panjang atau lebih pendek, tergantung pada dewan direksi dan anggaran rumah tangga. Juga dimungkinkan bahwa anggaran rumah tangga diperbarui untuk mengubah praktik atau proses yang usang. Misalnya, proses lama mungkin hanya membutuhkan satu tanda tangan pada cek keluar ketika organisasi itu kecil dan tidak didanai dengan baik. Jika organisasi telah tumbuh, anggaran rumah tangga dapat diamandemen untuk mewajibkan ketua dan tanda tangan bendahara.

Mempertahankan Kepatuhan Pajak

Hanya karena suatu organisasi bersifat sukarela dan memiliki manfaat pembebasan pajak, tidak berarti ia dapat mengabaikan pengajuan pajak. Pengembalian pajak menunjukkan kepada IRS bagaimana uang masuk ke organisasi dan bagaimana organisasi membelanjakan uangnya. Tentu saja, jika suatu organisasi mengumpulkan banyak uang dan tidak membelanjakannya untuk misinya, IRS dapat mengaudit atau mencabut status nirlaba. Setiap organisasi nirlaba tunduk pada pengungkapan publik yang berarti jika ada anggota atau bahkan masyarakat luas yang meminta untuk melihat catatan keuangan organisasi, kepatuhan harus terjadi dalam 30 hari.

Organisasi harus mengajukan semua pengembalian pajak negara bagian dan federal yang sesuai. Selama memenuhi misi anggarannya, ada sedikit kekhawatiran tentang pelanggaran aturan pembebasan nirlaba. Meskipun organisasi sukarela umumnya tidak membayar orang-orangnya, jika memang memiliki karyawan, ini harus diperhitungkan dalam pajak. Selain itu, organisasi harus memelihara rekening pajak pengangguran dan asuransi kompensasi pekerja untuk siapa saja yang dianggap sebagai karyawan.

IRS menyimpan database semua organisasi dan organisasi yang dikecualikan yang ada yang telah kehilangan status bebas pajak atau sedang dalam masa percobaan. Ini dulu disebut Pilih Cek, tetapi sekarang hanya disebut sebagai Pencarian Organisasi Bebas Pajak. Dengan nama organisasi atau nomor identifikasi pajak, siapa pun dapat melihat apakah suatu organisasi terkini dengan statusnya. Ini penting bagi anggota atau pihak ketiga yang ingin bermitra dengan organisasi dan yang ingin memastikan semuanya dipelihara dan sah.

Kualitas Kepemimpinan: Visi, Motivasi, Inspirasi

Sementara menjadi pemimpin adalah tugas ketua, itu juga bersifat esoteris. Apa yang membuat pemimpin hebat dari organisasi sukarela. Berbagai gaya kepemimpinan ada dan berbagai jenis organisasi dijalankan oleh berbagai jenis pemimpin. Sebuah organisasi sukarela mungkin tidak akan mendapatkan banyak orang yang ingin membantu jika ketua itu otoriter dan menjalankannya seperti militer tanpa mendengarkan atau memberikan pengecualian terhadap cara apa pun dalam melakukan sesuatu. Sebaliknya, organisasi sukarela cenderung berkembang dengan pemimpin visioner yang menginspirasi mereka yang ada di dewan, dalam keanggotaan dan di seluruh masyarakat untuk bergabung dengan misi dan bekerja bersama.

Seorang ketua sukarela yang hebat memiliki kemampuan untuk menyatakan dengan jelas ke mana arah organisasi dan mengapa hal itu penting bagi keberhasilan anggotanya. Orang-orang termotivasi untuk berpartisipasi, untuk pekerjaan yang hebat dan menghabiskan banyak waktu untuk tugas-tugas di mana tidak akan ada keuntungan pribadi, hanya keuntungan kolektif. Dia inspirasional dan memimpin dengan memberi contoh dengan berupaya menyelesaikan tugas sukarela dengan tekun.

Selain itu, seorang pemimpin organisasi sukarela yang hebat memiliki kemampuan luar biasa untuk mengenali dan memanfaatkan bakat. Dia dapat melihat apa yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi yang hebat dan membantu mereka menggunakan keterampilan mereka untuk kepentingan kelompok. Dia juga dapat merekrut orang lain dengan hasratnya untuk visi, membawa sukarelawan berbakat yang baik memiliki pengalaman luar biasa untuk digunakan dalam kelompok atau membangun orang yang lebih muda berbakat untuk naik ke tingkat kebesaran baru.

Ketika sebuah organisasi sukarela dijalankan oleh seorang ketua yang memandang tugasnya sebagai tanggung jawab untuk kesuksesan sesuatu yang lebih besar dari dirinya sendiri, organisasi itu berfungsi lebih seperti sebuah tim. Orang-orang suka rela dengan semangat tinggi dan menawarkan komitmen waktu mereka karena mereka tahu mereka tidak sendirian dalam gambaran yang lebih besar tentang misi dan visi kelompok.

Pejabat Dewan Terpilih

Ketua dewan bukan pemilik organisasi, juga bukan jawaban untuk semua masalah. Bahkan, seorang ketua yang menyalahgunakan tugasnya atau gagal untuk mendorong organisasi maju dapat dikenakan pembebasan dari dewan. Pada akhirnya, ketua bekerja untuk anggota kelompok dan tunduk pada persetujuannya. Jika keanggotaan memilih untuk mengeluarkan ketua dewan, dewan direktur akan melepaskan ketua dan bekerja untuk menggantikannya.

Seorang ketua mungkin memiliki jangka waktu terbatas, yang berarti anggaran rumah tangga hanya memungkinkan seorang ketua untuk melayani selama dua tahun berturut-turut. Pemungutan suara dapat mengakibatkan pergantian ketua setelah satu tahun, setelah masa dua tahun atau di tengah masa karena skandal atau masalah besar. Misalnya, seorang ketua dapat dilepaskan dari dewan untuk tindakan ilegal, seperti menggelapkan uang dari kelompok, melecehkan seseorang secara seksual di dalam atau di luar kelompok dan membuat tindakan lain yang akan berdampak negatif bagi organisasi.

Sementara menjadi ketua organisasi sukarela dapat menjadi posisi yang kuat untuk dipegang dan bahkan menjadi item baris resume utama bagi banyak orang, itu pada akhirnya merupakan hak istimewa. Layanan adalah tujuan utama dengan hasrat untuk tujuan dan membuat perbedaan. Bahkan seorang ketua asosiasi lokal didorong untuk memastikan anggota mendapatkan sumber daya dan informasi yang tepat untuk mencegah kebingungan.

Merekrut Ketua

Kelompok kecil yang sukarela seperti gereja komunitas kecil mungkin memiliki sekelompok kecil orang yang memiliki waktu dan kemampuan untuk melayani sebagai ketua. Ini adalah komitmen waktu, dan mengharuskan ketua untuk melakukan banyak komponen tanpa pamrih menjalankan organisasi sukarela. Organisasi yang lebih besar dapat mencari anggota mereka atau di luar organisasi untuk kandidat yang dapat mengarahkan organisasi ke arah tuntutan keanggotaan.

Bicaralah dengan para kandidat dan rasakan gairah mereka terhadap organisasi, serta pemikiran mereka tentang bagaimana mereka melihat organisasi berfungsi saat ini. Sementara anggota dewan dapat melakukan penyaringan awal, sebagian besar organisasi sukarela mengadakan pemilihan formal. Ketua dan kandidat dewan direksi lainnya berbicara kepada anggota tentang tujuan mereka untuk kelompok dan bagaimana mereka merasa dapat membuat perbedaan. Keanggotaan kemudian memilih, dan dewan direksi akan meratifikasi suara dalam rapat dewan.