Apa Cara Terbaik untuk Membuat Anggaran Waktu?

Pemilik usaha kecil sering melayani banyak fungsi di dalam perusahaan mereka, termasuk penjabat CEO, manajer pemasaran, salesman dan pekerja produksi. Manajer dapat bekerja berhari-hari dan masih merasa seolah-olah mereka tidak memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan semuanya. Manajemen waktu adalah keterampilan penting yang memungkinkan pemilik usaha kecil untuk memprioritaskan dan memfokuskan waktu apa yang mereka miliki pada masalah yang paling mendesak.

Dasar-Dasar Penganggaran Waktu

"Penganggaran waktu" menggambarkan kegiatan yang bertujuan menentukan tugas mana yang paling penting dan memastikan mencurahkan cukup waktu untuk kegiatan tersebut. Mirip dengan anggaran keuangan, yang melibatkan membuat daftar pendapatan dan pengeluaran untuk mengendalikan pengeluaran keuangan, anggaran waktu melibatkan daftar kegiatan harian untuk memprioritaskan pengeluaran waktu.

Grid Manajemen Waktu

Grid manajemen waktu adalah alat yang dapat digunakan manajer untuk mengidentifikasi kegiatan penting dan waktu anggaran yang sesuai. Kotak manajemen waktu terdiri dari empat daftar yang disusun dalam matriks dua-dua: daftar kegiatan yang mendesak dan penting; kegiatan yang penting tetapi tidak mendesak; hal-hal yang tidak penting tetapi yang berfungsi sebagai gangguan; dan hal-hal yang tidak mendesak atau penting. Masalah yang mendesak dan penting harus segera diatasi, sementara kegiatan yang penting tetapi tidak mendesak dapat dituliskan dalam jadwal untuk dikerjakan nanti. Langkah-langkah harus diambil untuk membatasi gangguan dan jam kerja tidak boleh dikhususkan untuk hal-hal yang tidak penting atau mendesak.

Anggaran Waktu Harian

Salah satu cara paling sederhana dan paling efektif untuk mengatur waktu adalah membuat anggaran waktu harian. Pada akhir hari, daftar kegiatan mengungkapkan di mana waktu dihabiskan dan kegiatan apa yang diabaikan. Informasi ini dapat digunakan untuk menyusun perencana jadwal harian yang lebih baik memprioritaskan penggunaan waktu. Misalnya, jika anggaran harian mengungkapkan bahwa seorang manajer menghabiskan 30 menit sehari melakukan jejaring sosial dan satu jam sehari menulis email, ia mungkin menyadari bahwa ia menghabiskan terlalu banyak waktu untuk hal-hal yang nilainya kecil dan mampu membuat upaya bersama untuk mengurangi kegiatan tersebut.

Anggaran Waktu Mingguan

Memantau penggunaan waktu trek sepanjang minggu dapat memberikan wawasan tertentu yang tidak bisa dilakukan oleh anggaran waktu harian. Sebagai contoh, seorang manajer mungkin sangat produktif di awal minggu tetapi memiliki kebiasaan mencurahkan terlalu banyak waktu untuk kegiatan tidak produktif di akhir minggu. Membuat jadwal mingguan dapat membantu manajer mencurahkan jumlah waktu yang tepat untuk kegiatan penting setiap hari.