Cara Menulis Memo Tentang Karyawan yang Dipecat

Pengusaha yang takut dengan proses pemecatan dapat menarik napas lega setelah karyawan yang diberhentikan pergi; tetapi pekerjaan itu belum selesai. Setelah karyawan yang dipecat meninggalkan tempat, tulis memo singkat kepada orang-orang yang perlu tahu tentang keberangkatan. Ini mungkin termasuk personil keamanan, manajer, mereka yang bekerja di departemen karyawan yang dipecat, dan orang-orang yang berinteraksi dengan karyawan yang dipecat secara teratur.

Tip

• Mengumumkan pemecatan karyawan membutuhkan kebijaksanaan. Pengumuman Anda harus jelas dan to the point, sementara juga melindungi privasi dan martabat mantan karyawan. Pengumuman Anda juga dapat mendorong karyawan untuk mempertimbangkan melamar posisi yang sekarang terbuka.

Jelas Menyatakan Pengakhiran

Tulis kalimat yang secara sederhana dan jelas menyatakan bahwa karyawan yang disebutkan telah diberhentikan. Cara lain untuk mengungkapkannya adalah bahwa perusahaan dan mantan karyawannya berpisah. Anda tidak perlu memberikan alasan untuk penghentian, dan pada kenyataannya, harus menghindari memberikan alasan yang dapat ditahan terhadap Anda atau membuat niat buruk.

Tambahkan kalimat atau ungkapan saat penghentian efektif. Ini membuat karyawan tahu bahwa mereka tidak boleh melihat orang tersebut di lokasi setelah tanggal efektif.

Semoga Karyawan Baik

Tulis kalimat yang menyatakan harapan terbaik Anda untuk karyawan yang dipecat ini maju. Ini membantu menjaga nada positif dalam memo itu dan mengakui fakta bahwa karyawan tersebut memberikan kontribusi pada bisnis Anda dan kemungkinan memiliki teman di perusahaan yang peduli dengan masa depannya.

Contoh:

Kami menghargai pekerjaan yang John lakukan untuk perusahaan kami, dan kami berharap yang terbaik untuknya di masa depan.

Jelaskan Beban Kerja yang Akan Datang

Salah satu pertanyaan utama yang akan dimiliki karyawan Anda yang tersisa adalah apakah mereka harus melakukan pekerjaan tambahan karena ketidakhadiran karyawan yang dipecat. Sebutkan dalam memo yang akan melakukan pekerjaan karyawan yang dipecat itu ke depan.

Contoh:

Mulai besok, kita akan memiliki karyawan sementara di posisi ini. Hingga saat itu, arahkan semua tugas atau pertanyaan mendesak ke Mary Smith.

Merekrut Undangan ke Karyawan Saat Ini

Pada bagian terakhir dari memo itu, Anda memiliki kesempatan untuk mengundang karyawan Anda untuk membantu Anda mengisi posisi terbuka. Tuliskan dua atau tiga kalimat yang menggambarkan kualifikasi apa yang harus dimiliki calon yang ideal, apa jadwal Anda untuk mengisi posisi dan siapa orang inti untuk mengumpulkan resume. Pastikan untuk menyebutkan apakah Anda ingin berpotensi mempromosikan secara internal sebelum Anda memulai pencarian eksternal. Ini memberikan penutupan positif untuk memo dan membantu penerima melihat ke masa depan daripada memikirkan karyawan yang harus Anda pecat.

Contoh:

Kami mulai mencari seseorang untuk menggantikan John dalam perannya sebagai manajer komunikasi. Posisi ini membutuhkan gelar sarjana dalam bidang komunikasi, pemasaran atau bidang terkait, bersama dengan setidaknya lima tahun pengalaman dalam hubungan masyarakat atau peran pemasaran. Jika Anda tertarik dengan posisi ini, silakan bicara dengan penyelia Anda, yang akan menghubungi SDM atas nama Anda.