Cara Menulis Surat ke Staf Penjualan

Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin tahu bahwa kadang-kadang cara paling sederhana dan paling cepat untuk berkomunikasi dengan tenaga penjualan Anda adalah dengan menulis surat, yang pada akhirnya dapat berbentuk email. Apakah Anda menulis untuk mengkomunikasikan perubahan dalam prosedur atau membuat pengumuman staf, buat surat yang ringkas. Bagaimanapun, tenaga penjualan Anda sangat sibuk mewakili Anda. Dan jangan pernah melewatkan kesempatan untuk "melibatkan pasukan" dengan seruan yang positif.

1.

Tetapkan nada yang tepat untuk surat Anda dengan menggabungkan sikap positif dengan tujuan Anda. Misalnya, jika Anda menulis untuk memberi tahu tenaga penjualan Anda tentang call center baru setelah jam kerja untuk klien Anda, Anda mungkin berkata, "Saya senang memberi tahu Anda bahwa mulai hari Senin, sebuah call center akan tersedia untuk menjawab pertanyaan klien antara jam 6 sore dan 8 pagi hari kerja. ”

2.

Berikan beberapa informasi latar belakang dan alasan singkat. Berikan informasi Anda dengan cara yang positif, tetapi jangan mengubahnya. Ingatlah bahwa kredibilitas Anda sudah dekat, jadi kejujuran dan ketepatan sangat penting. Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan bahwa call center sedang dilembagakan untuk lebih baik dalam memenuhi kebutuhan klien yang berharga ketika tenaga penjualan atau perwakilan perusahaan lainnya biasanya tidak tersedia.

3.

Ceritakan apa arti berita Anda bagi tenaga penjualan Anda setiap hari. Ingat bahwa karyawan ingin tahu bagaimana kehidupan sehari-hari mereka akan terpengaruh. Antisipasi pertanyaan, keberatan atau ketakutan mereka, dan alihkan mereka secara langsung. Dalam contoh ini, sebutkan bahwa pusat panggilan harus membebaskan tenaga penjualan Anda dari harapan yang terkadang tidak terucapkan bahwa mereka harus tersedia untuk klien sepanjang waktu.

4.

Jelaskan detail terkait dan komunikasikan harapan Anda. Dalam hal ini, Anda harus memberikan nomor telepon pusat panggilan serta bagaimana Anda mengharapkan tenaga penjualan Anda untuk berinteraksi dengan pusat panggilan.

5.

Sampaikan antusiasme dan kepercayaan diri Anda. Dalam hal ini, Anda mungkin mengatakan bahwa Anda melihat call center sebagai demonstrasi lain dari misi perusahaan Anda untuk "menyediakan layanan pelanggan yang unggul, 24 jam sehari."

6.

Tawarkan untuk menjawab pertanyaan, tetapi tutup surat Anda dengan nada positif. Undang wiraniaga Anda untuk berkeliling ke pusat panggilan dan bertemu dengan karyawan pusat tersebut selama open house informal. Sampaikan rasa kerja tim dan kerja sama yang sangat vital bagi pekerjaan tenaga penjualan yang berdedikasi.

7.

Sisihkan surat Anda selama beberapa jam - atau bahkan sehari - dan tinjau dengan perspektif baru sebelum mengirim. Analisis pilihan kata, emosi, dan kata sifat Anda, mengetahui bahwa tenaga penjualan Anda cenderung memeriksa surat Anda dan membaca yang tersirat.

Tip

• Seperti halnya semua bentuk komunikasi perusahaan, sebarkan surat Anda pada saat yang sama kepada semua orang di wiraniaga Anda, jangan sampai Anda dituduh pilih kasih. Pertimbangkan untuk memberi tahu manajer penjualan Anda atau penyelia sebelum rilis surat Anda, meminta mereka menyimpan informasi itu diam sampai pengumuman resmi Anda.