Bagaimana Kontrol Umpan Balik Memengaruhi Empat Fungsi Manajemen di Organisasi Pilihan Anda

Tanggung jawab manajer adalah membuat timnya mencapai tujuan organisasi. Keempat fungsi manajer adalah merencanakan, mengatur, memimpin, dan mengendalikan timnya. Kontrol umpan balik adalah proses yang digunakan manajer untuk membantunya melaksanakan fungsi-fungsi itu. Proses ini memberi manajer informasi yang diperlukan untuk menjalankan fungsi kontrolnya dengan lebih baik, memungkinkan tim untuk memenuhi standar yang ditetapkan oleh rencana manajer.

Empat Fungsi Manajemen

Manajer mana pun, apa pun bisnis atau jabatannya, memiliki empat tanggung jawab yang harus ia jalankan jika ingin memenuhi perannya. Dia harus menentukan apa yang perlu dicapai oleh kelompoknya dan membuat rencana yang tepat tentang bagaimana mencapai tujuan itu. Dia harus mengatur bawahannya sehingga mereka dapat melaksanakan rencananya dengan menempatkan mereka pada posisi terbaik untuk berhasil. Manajer harus memimpin timnya dengan menasihati setiap individu tentang bagaimana melaksanakan rencananya dan kemudian memotivasi anggota tim untuk bekerja secara efisien. Dia harus mengevaluasi kemajuan tim dalam mencapai tujuannya. Jika hasilnya ternyata kurang, manajer harus membuat perubahan yang sesuai dalam proses atau penempatan staf. Tujuan terakhir ini dikenal sebagai pengendalian.

Kontrol Umpan Balik Didefinisikan

Kontrol umpan balik adalah proses yang dapat digunakan manajer untuk mengevaluasi seberapa efektif tim mereka memenuhi tujuan yang dinyatakan di akhir proses produksi. Kontrol umpan balik mengevaluasi kemajuan tim dengan membandingkan output yang direncanakan tim untuk menghasilkan dengan apa yang sebenarnya diproduksi. Jika apa yang diproduksi kurang dari jumlah yang direncanakan, harapannya adalah bahwa manajer dapat menyesuaikan proses kerja untuk meningkatkan produktivitas. Kontrol umpan balik juga memungkinkan manajer untuk memimpin timnya dengan lebih baik. Manajer dapat menggunakan data untuk memberi tahu anggota tim tentang kinerja mereka masing-masing. Dengan mengisolasi kinerja individu, manajer dapat lebih baik menginstruksikan anggota tim dan memotivasi mereka untuk meningkat.

Kerugian dari Kontrol Umpan Balik

Kelemahan dari proses ini adalah bahwa perubahan hanya dapat dilakukan setelah sebagian dari produksi telah selesai. Bergantung pada saat umpan balik terjadi, seluruh proses dapat diselesaikan sebelum manajer diberi tahu adanya inefisiensi. Oleh karena itu, kontrol umpan balik mungkin tidak berguna untuk proyek unik satu kali. Kontrol umpan balik akan sangat efektif dalam mengukur proses yang sering diulang oleh bisnis dari waktu ke waktu.

Merancang Kontrol Umpan Balik

Agar efektif, kontrol umpan balik harus terdiri dari empat bagian. Apa yang memenuhi syarat sebagai kinerja yang baik harus ditetapkan dengan jelas. Proses harus memiliki cara untuk mengukur kinerja tim dan anggota tim untuk menentukan apakah proses tersebut memenuhi tujuan proyek. Kinerja tim harus dibandingkan dengan standar yang ditetapkan menggunakan metrik yang telah ditentukan. Manajer harus membuat perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi. Tergantung pada hasil yang ditunjukkan, manajer mungkin harus mengubah proses produktif serta sistem kontrol. Perubahan pada kontrol umpan balik mungkin diperlukan agar manajer dapat memperoleh informasi yang lebih baik untuk membuat keputusan yang lebih tepat.