Cara Mendirikan Agenda Rapat

Menurut Scott Snair, penulis "Stop the Meeting I Want to Off, " sebagian besar rapat kantor tidak produktif dan tidak fokus karena kurangnya pemikiran yang mengarah ke persiapan agenda mereka. Apakah konferensi Anda sendiri dilakukan secara rutin karena kebiasaan atau dirundingkan bersama dalam menanggapi krisis yang muncul, menetapkan agenda rapat akan menghasilkan efisiensi yang lebih besar dan semangat kerja yang lebih tinggi.

1.

Tetapkan tujuan rapat Anda untuk menentukan apakah rapat itu sensitif terhadap waktu dan benar-benar diperlukan. Contoh tujuan pertemuan termasuk melaporkan status proyek, melakukan brainstorming ide-ide baru dan solusi untuk masalah yang ada, mengelola pengendalian kerusakan, memperkenalkan kebijakan baru, membuat penugasan tugas dan mengadakan audiensi administratif terkait dengan tindakan disipliner. Buat garis besar dan beri setiap topik judul diikuti dengan ringkasan pendek. Contoh:

Going Paperless - mengidentifikasi tujuan transisi, masalah keamanan dan pelatihan staf.

2.

Identifikasi berdasarkan nama individu yang memiliki sesuatu yang substansial untuk berkontribusi pada topik agenda Anda sehingga mereka akan mengerti apa yang diharapkan dari mereka. Untuk laporan status proyek, misalnya, Anda mungkin hanya memerlukan manajer proyek sebagai juru bicara dan bukan setiap anggota timnya. Jika tujuan pertemuan adalah untuk bertukar pikiran tentang ide-ide untuk kebijakan baru, peserta rapat Anda adalah mereka yang paling mewakili minat dan sentimen dari klasifikasi pekerjaan atau departemen tertentu yang akan terpengaruh.

3.

Tentukan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk mengatasi setiap topik dalam daftar Anda. Pembaruan status, misalnya, hanya memerlukan 10 menit untuk setiap peserta, terutama jika pertemuan Anda dilakukan setiap minggu atau bulanan dan setiap orang sudah terbiasa dengan dasar-dasar berbagai proyek. Masukkan topik prioritas tertinggi Anda terlebih dahulu dalam agenda jika diskusi melampaui slot waktu yang dialokasikan dan rapat harus dilanjutkan di waktu atau tanggal berikutnya. Jika praktis, sertakan slot "bisnis lain" di akhir agenda Anda untuk apa pun yang ingin didiskusikan oleh para peserta yang tidak sesuai dengan kategori topik yang ada.

4.

Putuskan apakah bahan tambahan untuk pertemuan Anda harus didistribusikan dan dibaca sebelum pertemuan atau dibagikan pada saat kedatangan semua orang. Referensi item ini dalam agenda sehingga peserta akan memahami relevansinya dengan topik yang dibahas.

5.

Tetapkan tanggal, waktu, dan lokasi untuk rapat Anda, dan letakkan informasi ini dengan jelas di bagian atas agenda rapat. Sebarkan agenda Anda cukup jauh di muka sehingga peserta punya waktu untuk mempersiapkan tetapi tidak sejauh mereka akan mengesampingkannya dan melupakannya. Jika sesuai, kirim pengingat sehari sebelumnya.

Tip

• Selalu tanyakan pada diri sendiri apakah rapat adalah cara paling efektif untuk menyampaikan informasi dan menerima umpan balik.