Cara Berkomunikasi Secara Efektif dari Jarak Jauh

Sepuluh persen dari semua pekerja AS telecommute dari rumah, menurut laporan 2009 di "MIT Sloan Management Review." Kerja jarak jauh mungkin lebih mudah dikelola untuk perusahaan besar, yang stafnya sering memiliki peran yang didefinisikan secara sempit. Tetapi karyawan bisnis kecil biasanya memiliki tanggung jawab untuk banyak tugas dan tugas, yang berarti komunikasi yang efektif sangat penting untuk memastikan setiap anggota tim memahami prioritas perusahaan dan tahu persis tugas mana yang menjadi fokus. Yang menambah tantangan bagi manajer bisnis kecil adalah kenyataan bahwa perusahaan kecil - terutama selama tahap startup - mungkin tidak memiliki kantor fisik, sehingga karyawan tidak berinteraksi langsung dengan manajer mereka secara teratur - jika sama sekali. Akibatnya, manajer usaha kecil harus belajar cara berkomunikasi secara efektif dari jarak jauh.

1.

Seimbangkan komunikasi Anda. Waspadai kecenderungan karyawan jarak jauh untuk diabaikan hanya karena mereka tidak terlihat. Jangan biarkan hari berlalu tanpa berbicara dengan anggota staf jarak jauh setidaknya sekali. Sebaliknya, hindari berkomunikasi berlebihan dengan pekerja. Memotong terlalu banyak waktu karyawan jauh dengan email, panggilan telepon, dan pesan mungkin dipandang sebagai manajemen mikro dan akan menjadi gangguan dari pekerjaan karyawan.

2.

Ganti interaksi harian yang khas di pendingin air dengan komunikasi singkat tapi sering dengan karyawan jarak jauh. Periksa dengan bawahan Anda di awal hari untuk bertukar basa-basi, sama seperti Anda akan mampir di mejanya untuk mengucapkan selamat pagi. Buat kontak untuk mengetahui bagaimana keadaan di siang hari, dan buat dia tetap di loop tentang kejadian sehari-hari di kantor.

3.

Pilih media yang tepat untuk pesan tersebut. Email adalah pilihan terbaik untuk mengirim instruksi kompleks karena dapat disimpan, dicetak, dan dibaca ulang sesering yang diperlukan oleh karyawan. Kirim informasi sensitif-waktu melalui telepon atau pesan instan sehingga Anda dapat segera mengkonfirmasi apakah karyawan telah menerima pesan - pesan teks dan email dapat ditunda. Kirimkan berita dan informasi rahasia melalui telepon sehingga catatan diskusi tidak dapat bocor secara tidak sengaja.

4.

Pikirkan secara kritis tentang bagaimana pesan Anda akan diterima. Sulit bagi karyawan untuk menentukan nada atau maksud pesan Anda tanpa bahasa tubuh sebagai isyarat. Pertimbangkan untuk menyampaikan berita buruk melalui telepon atau dengan mengatur pertemuan langsung, daripada mengirim email.

5.

Ingatlah bahwa komunikasi bukanlah jalan satu arah. Biarkan karyawan Anda tahu cara terbaik untuk menghubungi Anda dan waktu Anda tersedia. Kembalikan panggilan dan email dengan segera. Pekerja jarak jauh tidak memiliki kesempatan untuk menghadapi waktu dengan manajemen tingkat atas. Komunikasikan keberhasilan karyawan kepada manajemen atas sehingga ia diakui atas prestasinya.

6.

Berikan kesempatan bagi karyawan untuk berinteraksi dengan teman-temannya. Komunikasi yang efektif melampaui hanya seorang karyawan dan manajernya. Agar staf memahami sepenuhnya operasi, prioritas, dan strategi perusahaan, karyawan jarak jauh harus berdiskusi terus-menerus dengan anggota tim lainnya.

Kiat

• Gunakan etiket yang sesuai. Misalnya, menggunakan semua huruf besar dalam email dianggap berteriak.
• Tunjukkan ketersediaan Anda melalui sistem pesan instan di seluruh perusahaan. Karyawan dapat segera melihat siapa yang online dan tersedia untuk bantuan.
• Tetapkan tujuan tertulis dan daftar tugas sehingga bawahan Anda tahu persis apa yang harus dikerjakan.