Panduan untuk Rapat yang Efektif

Para profesional bisnis yang berpengalaman takut dengan "kematian karena rapat" - lingkaran pertemuan yang melelahkan produktivitas yang menghasilkan arah yang tidak jelas dan lebih banyak lagi pertemuan. Apakah pengaturannya adalah ruang dewan bertenaga tinggi atau kantor pusat wirausaha, rapat berhasil atau gagal sesuai dengan pemahaman masing-masing peserta tentang apa yang diharapkan setelah percakapan ditunda. Fasilitator berpengalaman menggunakan beberapa strategi untuk memanfaatkan rapat apa pun.

Bertemu, Atau Tidak Bertemu?

Tentukan apakah rapat benar-benar perlu dipanggil. Jika panggilan telepon atau email sudah mencukupi, atau jika merutekan dokumen ke beberapa orang untuk mendapatkan umpan balik akan memenuhi kebutuhan, maka pikirkan dua kali tentang apakah rapat adalah penggunaan waktu semua orang yang paling produktif. Menurut pakar komunikasi Tom Krattenmaker, "Solusi untuk pertemuan yang tidak produktif mungkin sesederhana tidak memilikinya ... Jika intinya adalah untuk berbagi informasi - yang sering terjadi dalam organisasi yang terganggu oleh rapat yang buruk-- email, memo, dan percakapan informal mungkin akan bekerja lebih baik. "

Rencanakan Rapat

Rapat harus memiliki serangkaian tujuan yang diartikulasikan dengan jelas dan orang-orang yang tepat di meja. Fasilitator harus menetapkan peran kunci (ketua, fasilitator diskusi, notulen) dan memastikan bahwa agenda diedarkan kepada peserta dengan waktu tunggu yang cukup untuk memungkinkan para peserta untuk mempersiapkan. Agenda itu sendiri harus dibatasi waktu dengan tindakan atau hasil yang jelas terkait dengan setiap item.

Pastikan daftar peserta sesuai dengan agenda, dan pastikan siapa pun yang dijadwalkan untuk mempresentasikan topik memahami apa yang diharapkan darinya sebelum rapat dimulai.

Tepat waktu

Mulailah rapat tepat waktu, dan kembangkan item-item agenda terbatas waktu sedekat mungkin dengan waktu yang dinyatakan. Selalu berakhir pada atau sebelum waktu yang dijadwalkan; jika ada item agenda yang tersisa, tunda ke pertemuan tindak lanjut. Konsultan kepemimpinan Carter McNamara mengatakan, "Selalu mulai tepat waktu; ini menghormati mereka yang datang tepat waktu dan mengingatkan orang yang terlambat datang bahwa penjadwalannya serius."

Peka terhadap budaya rapat perusahaan: Jika orang biasanya dijadwalkan untuk pertemuan back-to-back, akhiri rapat 10 menit lebih awal untuk memungkinkan perjalanan dan istirahat di kamar kecil.

Dorong Fokus Grup

Bagikan seperangkat aturan dasar pertemuan dasar dengan semua peserta sehingga semua orang tahu perilaku apa yang harus mereka tunjukkan. McNamara mengatakan bahwa "empat aturan dasar yang kuat adalah: berpartisipasi, mendapatkan fokus, menjaga momentum, dan mencapai penutupan." Tetapkan harapan tentang ketepatan waktu, dan jika perlu, jelaskan standar tentang penggunaan laptop atau elektronik lainnya selama pertemuan.

Klarifikasi Langkah Selanjutnya

Sebelum pertemuan ditunda, tinjau keputusan utama yang dibuat dan semua tugas yang ditugaskan, dan pastikan bahwa ini didokumentasikan dalam risalah rapat. Berikan kelompok waktu beberapa menit untuk membahas langkah-langkah selanjutnya - apakah diperlukan pertemuan tambahan atau jika langkah atau tindakan lain harus dilakukan sebagai bagian dari proyek atau proses yang lebih besar.