Contoh Rencana Manajemen Risiko untuk Acara di Luar Ruangan

Acara di luar ruangan menghadirkan risiko berbeda yang dapat menunda atau menghentikan acara Anda sepenuhnya. Rencana manajemen risiko memungkinkan Anda mengidentifikasi potensi risiko tersebut dan mengambil langkah-langkah untuk mencegah masalah. Anda juga mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana mengendalikan lingkungan luar yang secara alami sulit dikendalikan karena elemen alam dan cuaca.

Mengidentifikasi Risiko

Komponen utama dari rencana manajemen risiko adalah untuk mengidentifikasi potensi bahaya atau ancaman pada acara Anda. Saat berada di luar ruangan, cuaca adalah faktor yang dapat memaksa acara Anda berubah. Lokasi spesifik adalah faktor risiko potensial lain. Misalnya, jika Anda mengadakan acara di dekat perairan terbuka atau di daerah pegunungan, Anda memiliki risiko lebih tinggi untuk tenggelam atau jatuh, terutama jika alkohol terlibat. Sanitasi menjadi masalah jika Anda memiliki acara outdoor yang panjang. Para tamu perlu akses ke toilet dan area sanitasi untuk membersihkan. Jika acara akan berjalan hingga malam hari, pencahayaan adalah masalah potensial.

Mengevaluasi Ancaman

Dengan risiko luar yang diidentifikasi, rencana Anda harus mengevaluasi potensi ancaman atau kerusakan dari masing-masing risiko. Misalnya, cuaca selama awal musim semi di iklim utara tidak dapat diprediksi dengan potensi suhu dingin dan curah hujan mulai dari hujan hingga salju. Tentukan risiko cuaca buruk dan bagaimana pengaruhnya terhadap acara. Salju selama pernikahan musim semi di luar ruangan akan memaksa acara di dalam ruangan, sementara salju kecil untuk acara lari di luar ruangan dapat menyebabkan perubahan dalam kursus tetapi tidak boleh membatalkan acara sepenuhnya. Tentukan seberapa besar kemungkinan masing-masing ancaman dan bagaimana hal itu akan memengaruhi acara di luar ruangan Anda seandainya itu terjadi.

Mencegah Risiko

Rencana manajemen risiko Anda perlu menjabarkan langkah-langkah pencegahan yang akan Anda ambil untuk mengurangi kemungkinan ancaman yang terjadi. Detail keamanan adalah contoh cara untuk mencegah ancaman seperti tamu mabuk berjalan terlalu dekat dengan genangan air di tempat terbuka. Untuk mencegah bahaya acara malam hari, sewalah perusahaan penerangan untuk menyiapkan penerangan.

Merencanakan Tanggapan

Masukkan dalam rencana manajemen risiko Anda respons Anda untuk setiap potensi ancaman jika itu terjadi. Ini membantu Anda mempersiapkan skenario terburuk untuk mencegah cedera pada tamu atau kehilangan uang untuk acara Anda. Contohnya adalah merencanakan tenda jika hujan ringan untuk pesta di luar ruangan. Membuat rencana darurat atau lokasi alternatif untuk acara tersebut adalah cara lain untuk merencanakan respons Anda untuk mencegah kerusakan atau cedera.