Teknik Organisasi File

Ada banyak manfaat untuk memelihara sistem pengarsipan yang terorganisir, dan di dunia bisnis, keterampilan organisasi seperti ini dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Karena sistem manajemen file memiliki banyak bentuk, penting untuk menghasilkan teknik pengarsipan yang berfungsi untuk Anda dan memenuhi tujuan yang dimaksudkan.

Ketahui Apa yang Anda Butuhkan

Sudah waktunya untuk teratur, jadi mulailah dengan menelusuri tumpukan file di meja Anda dan menentukan apa yang Anda perlu file. Memilah-milah dokumen akan memberi Anda gambaran tentang jenis teknik organisasi apa yang harus dilembagakan, berdasarkan pada jenis informasi apa yang harus Anda arsipkan. Buat sub-tumpukan sesuai dengan kategori yang Anda tentukan, seperti "file klien, " "file keuangan" atau "file pemasaran." Saat memilah-milah dokumen Anda, pastikan untuk menyingkirkan file yang tidak lagi Anda perlukan, atau menempatkannya dalam arsip perusahaan Anda.

Jika Anda perlu mengatur file elektronik, lakukan aktivitas yang sama menggunakan dokumen elektronik. Buat sub-folder elektronik dan letakkan dokumen Anda ke dalam folder tergantung pada jenis file mereka. Pindahkan dokumen lama dan kedaluwarsa ke tempat sampah komputer Anda.

Sesuai abjad

Setelah semua sub-tumpukan Anda selesai dan Anda tahu apa yang perlu Anda sampaikan, Anda dapat mengetahui cara mengatur dokumen dengan cara yang memungkinkan Anda mengakses informasi dengan mudah. Menurut Komisi Perpustakaan dan Arsip Negara Bagian Texas, sistem pengarsipan alfabetis adalah salah satu teknik pengorganisasian file dasar dan yang paling disukai. Pengarsipan alfabet berkaitan dengan mengatur dokumen Anda sesuai dengan huruf-huruf alfabet, dan dapat dilakukan dalam bentuk cetak atau elektronik. Jika Anda memilih untuk membuat alfabet dokumen Anda, atur folder file yang diberi label dari A hingga Z dan sedang diarsipkan.

Urutan kronologis

Anda dapat menggunakan teknik organisasi kronologis untuk pengarsipan, yang mengatur file sesuai dengan tanggal, atau urutan tanggal. Jaringan Pengusaha (sumber daya online untuk pengusaha) merekomendasikan menggunakan teknik organisasi kronologis karena membuat pengarsipan dan mengakses catatan lebih nyaman. Jenis sistem organisasi ini sangat berguna saat menyimpan file dari rapat. Untuk file yang keras dan elektronik, buat folder yang dibagi menjadi beberapa minggu, bulan, kuartal atau tahun - tergantung kebutuhan Anda.

Mempertahankan Proses

Mudah untuk membiarkan kertas-kertas itu menumpuk, tetapi membangun proses pengarsipan akan bermanfaat. Ketika dokumen baru mendarat di meja Anda, cobalah mengarsipkannya secepat mungkin. Ini akan menghemat waktu Anda dari memiliki proyek pengarsipan besar-besaran. Jika Anda tidak dapat segera mengarsipkan dokumen, atur di dalam nampan pengarsipan dengan urutan yang sama dengan yang Anda buat (berdasarkan abjad atau kronologis). Ini akan membuat upaya pengarsipan Anda, nanti, menjadi lebih cepat.